文秘專業學生自我檔案建設研究

隨著時代的發展與進步，文秘與檔案工作的劃分越來越細，與此同時，彼此之間的聯系也越來越緊密。文秘人才的多元化要求必然促進與其他專業的融合，這種融合趨勢也必然使培養走向復合化的途徑。文秘與檔案管理的共同建設，是培養復合型人才的一條道路，培養文秘專業的學生掌握必要的檔案管理知識，不僅可以提高學生的個人素養，更是為學生的可持續發展奠定基礎。

1 自我檔案意識的培養

檔案意識是指人們對檔案和檔案工作了解和認識的程度，它在很大程度上影響著檔案工作發展和檔案價值的實現。①學生自我檔案的建設，首要的就是意識的培養，它是學生做好檔案工作的前提，也是建設好自我檔案的重點。

1.1 教師教學的有意識引導

在文秘專業的建設中，大部分學校都開設了《檔案管理》的相關課程，檔案管理在秘書工作中的地位可見一斑。教師在教學檔案建設與管理的相關知識的同時，使學生了解檔案管理發展的現代化進程和檔案信息的社會實踐服務作用，指導學生在學習的過程中建設自我檔案，讓學生在實踐中對檔案產生興趣，增強學生的學檔、存檔、用檔意識，規范和提高學生的檔案建設能力。教師在教學過程中，可有意識地引導學生自我檔案與求職應聘的聯系，文秘專業的學生具備檔案建設與管理能力是許多單位的需求，能在校期間建立完整的自我檔案，可為用人單位提供更可信更真實的材料，用人單位通過閱讀學生建立的自我檔案，能更好地了解學生的思想情感、在校期間的個人表現與綜合素養，提高學生的應聘成功率。

1.2 實踐過程的直觀性培養

在文秘專業學生的培養過程中，書本不應成為唯一的教材，讓學生通過實踐在不斷的體驗中了解文秘、走進文秘從而親近文秘，才能更好地使學生產生專業認同感，而校內實訓室和本專業的檔案管理室建設就是比較可行的切入口。學生進入校內實訓室，開展秘書檔案入門實訓，形成學生的真實崗位與身份概念，對將處期間的環境產生真實印象；通過參觀文秘專業的校內檔案室，通過直觀的檔案資料的參觀，了解文秘專業的發展培養的過程與成果，提高學生的直觀性經驗，培養學生的檔案建設意識。

1.3 教師自我檔案的示范性指導

檔案建設與管理是文秘專業學生必備的基本技能，教師應身體力行，與學生共同參與建設，教師的示范性將對學生建設自我檔案產生不可低估的影響。教師將自己的個人檔案呈現給學生，讓學生有直觀的感受，通過品味教師的檔案，使學生對檔案有更直接與感性的認識。同時，教師提供學生一定的技術指導，使學生既產生對檔案建設的信心，又因有實際范本的參考，使學生有對自我檔案建設的直觀感受，因此，教師自我檔案的示范性作用不可低估。

2 如何構建學生自我檔案

2.1 學生自我檔案內容的設計

檔案內容的建設是學生自我檔案建設的關鍵，也是檔案是否具有價值的重點。在個人的成長過程中，會經歷許許多多，學生的自我檔案應有比別于學校的學生個人檔案。按照《高等學校檔案管理辦法》的規定，學生檔案主要包括學生的高中檔案、學籍檔案、黨團組織檔案、入學登記表、體檢表、獎懲記錄等內容。大凡都是學生在學校期間的大體表現，也具體很強的可操作性。而學生的自我檔案，是學生成長的軌跡的真實記錄，是對個人形象的立體展現，學生亦可利用文字、圖表、照片、聲像等記載方式保存下來。

2.2 學生自我檔案信息的整合

完整的信息材料是檔案整合的關鍵，教師可印制統一的檔案格式，給學生建立自我檔案提供參考，學生根據教師給予的模板，結合個人實際進行調整，以適合自己的需求，形成具有自我特色的個性檔案。同時，在進行的搜集和整理過程中，教師可建議學生每完成一項內容就給予注明，特別是原始的第一手資料的保存，教師應注意提醒，養成學生的歸檔習慣，這樣不致于導致信息的缺失。

2.3 學生自我檔案的考核評價

考核評價是對檔案成果的檢驗，也是對自我檔案的實踐指導。自我檔案的考核評價可有教師和學生共同完成。學生采取自我評價的方式，建立統一的自評表格，根據自評表設計的各項指標，完成自我檔案的評價工作。而教師對于學生的檔案評價，則可以結合學生平時的表現和實踐活動，從內容的詳盡、檔案的規范程度、檔案的價值等方面進行考察，并通過專業從事檔案工作的人員給予評價，指導學生進行進一步地修改和完善，從而提高學生檔案建設的質量和效果。

2.4 檔案建設的現代化

隨著檔案工作的不斷創新，現代化的檔案與傳統紙質檔案收集有很大差異，檔案建設可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到并上傳服務器上歸檔。學生在電腦上進行操作，并備份好文件，這不僅提高學生自我檔案建設的效率，也可以提高學生檔案建設的現代化程度，便于學生及時修改內容、查找內容、完善內容、保存內容，提高自我檔案建設的有效性。

3 建設學生自我檔案時注意的幾個問題

3.1 注重檔案建設的監督與指導

作為文秘專業的學生，必須本著一絲不茍的態度，嚴格把握檔案的歸檔質量，達到完整、準確、系統的要求。只有這樣，才敢保證檔案的價值，更好地提高自身的檔案管理能力，提高從事文秘工作的基本職業能力。在學生自我檔案的建設中，在教會學生方法和操作規程后，必須加強監督和引導學生自我監督。學生難免在學業壓力負擔的情況下，會對此敷衍了事，急于求成，采取應付的態度對待任務。教師要嚴格把關，必要時建立一定的制度約束學生的行為或采取考核的方式，使學生認真進行自我檔案的建設。

3.2 提高自我檔案建設的保密程度

自我檔案是學生自我成長的真實展現，學生在建設過程中，或多或少會將自己的隱私記錄下來，便于自己對成長的回憶。他們并不希望這些關切自身的東西被更多人知曉，因此，教師在指導學生建立自我檔案的時候，要切實保護好學生的隱私。

3.3 給予學生個性展現的自由

檔案，因為是自我檔案，學生在制作的過程中不求千篇一律，教師在一定內容的統一要求時，給予學生自我空間的展示，每位學生可以根據自我特點和實際情況進行個性化的實踐操作，使檔案真正的為我所用，充分發揮每位學生的個性特點，體現自我檔案的特點。同時，因為有個性，學生的興趣才能更好地被激發，創造能力也就得到了一定的培養，教師可引導學生將獨特的自我歷程寫進自己的檔案中，體現檔案的獨一性和特殊性。

總之，學生的自我檔案的建立是學生自我成才軌跡的真實記錄，文秘專業的學生更應重視檔案的建設與管理，在不斷地完善中見證自己的成長。文秘教學與檔案管理的一體化培養，也必然對文秘專業的未來發展產生更大的影響。