略論檔案鑒定工作的內(nèi)容與意義

　　摘要：在檔案管理過(guò)程中，檔案的鑒定起著十分重要的作用。本文對(duì)于檔案的鑒定工作進(jìn)行了分析研究，認(rèn)為檔案鑒定工作的內(nèi)容主要包括館外鑒定階段，進(jìn)館鑒定階段和館內(nèi)鑒定階段三個(gè)方面的內(nèi)容。與此同時(shí)，檔案鑒定工作是檔案管理中必不可少的業(yè)務(wù)工作，它關(guān)系到檔案的生存與發(fā)展，也影響到檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案不斷產(chǎn)生，價(jià)值各不相同，所以應(yīng)當(dāng)對(duì)不同價(jià)值的檔案區(qū)別對(duì)待。檔案鑒定工作是使館藏精煉，保證珍貴的、有價(jià)值的檔案充分發(fā)揮作用的有效手段。同時(shí)檔案鑒定工作可以為大型企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理提供方便。
　　關(guān)鍵詞：檔案鑒定；館外鑒定；進(jìn)館鑒定；館內(nèi)鑒定；檔案
　　檔案和檔案管理工作最早出現(xiàn)在人類社會(huì)文明的早期。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷向前發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步使人類由蒙昧無(wú)知而逐漸走向了文明時(shí)代，隨著國(guó)家和階級(jí)的產(chǎn)生，促使統(tǒng)治者在進(jìn)行維護(hù)自身利益，促使自己統(tǒng)治長(zhǎng)治久安的過(guò)程中十分重視統(tǒng)治工作，于是乎檔案文獻(xiàn)的保管、積累和鑒定工作就有了專門(mén)的機(jī)構(gòu)。檔案的鑒定也就有了一定的內(nèi)容與意義，所謂檔案鑒定，就是指按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，分析和判定檔案的價(jià)值，決定檔案是否保存及其保存期限的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)。對(duì)此，本文進(jìn)行了分析研究。
　　一、檔案鑒定工作的內(nèi)容
　　檔案鑒定工作需要哪些檔案應(yīng)該保存，保存多長(zhǎng)時(shí)間，還要確定哪些檔案不予保存，進(jìn)行銷(xiāo)毀。具體來(lái)說(shuō)，檔案的鑒定工作一般可以分為三個(gè)階段，而在每一個(gè)階段都具有不同的內(nèi)容。
　　1、館外鑒定階段。這一階段的主要內(nèi)容包括：（1）立卷鑒定：文書(shū)處理部門(mén)或者說(shuō)業(yè)務(wù)部門(mén)在立卷歸檔時(shí)，按照有關(guān)機(jī)關(guān)文件材料進(jìn)行歸檔范圍內(nèi)的規(guī)定，同時(shí)剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件。在這個(gè)時(shí)候，還需要對(duì)立卷歸檔的文件進(jìn)行初步的鑒定，以便于確定每個(gè)案卷的保管期限；（2）檔案室鑒定。檔案室對(duì)于文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)確定的保管期限進(jìn)行檢查，作為驗(yàn)收案卷質(zhì)量的一項(xiàng)重要內(nèi)容。與此同時(shí)，將不需要保存的檔案予以剔除。
　　2、進(jìn)館鑒定階段。主要是指檔案館對(duì)檔案室移交來(lái)的檔案進(jìn)行鑒定。檔案館對(duì)于檔案室移交來(lái)的檔案進(jìn)行篩選，對(duì)于檔案室的鑒定結(jié)果進(jìn)行審核，按照館藏建設(shè)的基本要求決定檔案是否接受入館。這次鑒定直接關(guān)系到檔案館館藏的質(zhì)量，因此說(shuō)這次的鑒定十分重要。
　　3、館內(nèi)鑒定階段。這方面主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容鑒定工作：（1）定期鑒定：定期對(duì)于已經(jīng)鑒定過(guò)的檔案進(jìn)行重新鑒定，并根據(jù)變化了的實(shí)際情況對(duì)原有的鑒定結(jié)論進(jìn)行加以調(diào)整，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正鑒定失誤，并根據(jù)檔案的利用情況重新審定檔案的保管期限。對(duì)于檔案數(shù)量較多的檔案館而言，定期鑒定難以全面展開(kāi)，可以有重點(diǎn)地進(jìn)行；（2）期滿鑒定：對(duì)于保管期限滿的檔案進(jìn)行再鑒定。對(duì)確定無(wú)保存價(jià)值的檔案予以剔除，對(duì)于仍需要繼續(xù)保存的檔案重新劃定其保管期限；（3）開(kāi)放鑒定：對(duì)于封閉期滿的檔案進(jìn)行鑒選，決定哪些檔案可以向社會(huì)開(kāi)放，哪些檔案應(yīng)當(dāng)控制利用，延長(zhǎng)其封閉期；（4）銷(xiāo)毀鑒定：為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，對(duì)于需要銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行再次鑒定，避免錯(cuò)銷(xiāo)檔案，造成無(wú)法挽回的損失。銷(xiāo)毀鑒定將決定檔案的最終命運(yùn)。
　　上述三個(gè)階段是相互聯(lián)系的，不同階段的鑒定各有不同的目的和任務(wù)，有不同的特點(diǎn)和要求。只有通過(guò)檔案鑒定的層層把關(guān)，才能使檔案館館藏質(zhì)量不斷優(yōu)化升級(jí)。
　　二、檔案鑒定工作的意義
　　檔案鑒定工作是檔案管理中一項(xiàng)必不可少的業(yè)務(wù)工作，它關(guān)系到檔案的存在與損毀，在一定程度上也影響著檔案的質(zhì)量和效率。
　　1、檔案不斷產(chǎn)生，價(jià)值各異，應(yīng)對(duì)不同價(jià)值的檔案區(qū)別對(duì)待。如果對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的檔案、只具有短期保存價(jià)值的檔案和具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案一視同仁，不加選擇的全部保存，就會(huì)使有價(jià)值的檔案湮沒(méi)于大量的無(wú)價(jià)值的檔案之中，不易被人發(fā)現(xiàn)，使檔案的作用不能充分發(fā)揮。因此，必須通過(guò)檔案鑒定工作，將不同保存價(jià)值的檔案區(qū)別開(kāi)來(lái)，去粗取精，重點(diǎn)保存哪些具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案。
　　2、檔案鑒定工作是使館藏精煉，保存珍貴的、有價(jià)值的檔案充分發(fā)揮作用的有效手段。如果不對(duì)檔案進(jìn)行篩選，大量失去價(jià)值的檔案充塞庫(kù)房，與有價(jià)值的珍貴檔案同樣進(jìn)行整理和保管，無(wú)疑會(huì)造成人力物力和財(cái)力的巨大浪費(fèi)，相對(duì)地等級(jí)檔案的整理速度，妨礙珍貴檔案保管條件的改善。通過(guò)檔案價(jià)值的鑒定，可以區(qū)別主次，防止將保存價(jià)值大小不一的檔案混雜在一起，有利于檔案在必要時(shí)及時(shí)搶救出重要的、珍貴的檔案，盡可能地減少損失。
　　3、檔案鑒定工作可以為大型企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理提供方便。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷向前發(fā)展，許多大型企業(yè)和事業(yè)單位都建立了自己的檔案館，這些檔案館是終極性的，負(fù)責(zé)永久保管本企事業(yè)單位所形成的檔案。同時(shí)，社會(huì)的不斷發(fā)展變化和政府職能的轉(zhuǎn)變，還出現(xiàn)了一些新的檔案機(jī)構(gòu)，如檔案事務(wù)所，它主要提供檔案用品以及物資的經(jīng)營(yíng)服務(wù)和檔案業(yè)務(wù)服務(wù)，實(shí)行商業(yè)化運(yùn)營(yíng)。所有這些就要求檔案工作必須有針對(duì)性地進(jìn)行檔案鑒定，從2002年深圳市檔案館率先在全國(guó)正式成立“文檔服務(wù)中心”以來(lái)，全國(guó)各地縣級(jí)以上綜合性檔案館紛紛響應(yīng)，在檔案館內(nèi)設(shè)置“現(xiàn)行文件利用中心”，并且產(chǎn)生了廣泛的社會(huì)影響。
　　總而言之，檔案鑒定工作是決定檔案生死存亡的一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，并關(guān)系到對(duì)珍貴的、有價(jià)值的檔案的妥善保管和充分利用，在整個(gè)檔案管理過(guò)程中有著重要的、特殊的地位。
　　（作者簡(jiǎn)介：劉瑾瑜（1962-），女，漢族，吉林通榆人，現(xiàn)任職于吉林省通榆縣糧食流通監(jiān)督檢查中心，研究方向?yàn)橘Y料檔案及人事檔案管理