做好醫院照片檔案管理的幾點見解

　　照片檔案是醫院檔案實體的一部分，是醫院在教學、科研和管理工作活動中形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。它反映醫院重大活動、重要人物的面貌、環境風貌，是醫院進行對內、外宣傳、出版院刊、舉辦圖片展覽等不可缺少的素材。隨著社會的發展，醫院工作和各類活動中形成的照片檔案越來越多，做好醫院照片檔案管理勢在必行。
　　一、加強攝影者管理
　　在經濟和社會事業快速發展的新形勢下，必須配置具有優秀的政治素質和豐富的專業知識，掌握現代信息技術的攝影人員。（1）加強理論學習，把理論與實際工作有機地結合起來，擴大知識面，提高自身業務素質，注重網絡技術學習，增強現代化管理知識。（2）醫院經常組織攝影者進行各種培訓，不定期舉辦各種攝影活動。培訓學習是提高攝影人員綜合素質的一個好的方式。（3）明確攝影者崗位職責，將任務落實到實處，按規定將照片沖洗整理并編寫說明，及時向檔案室歸檔。提供的照片要注明事由、時間、地點、人物、攝影者等內容，主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁。（4）加強制度管理，將照片檔案工作以指令性方式納入醫院財務報銷制度之中，到財務報銷有關沖洗、擴印款項的，均需通過檔案室簽字，方可報銷，這樣可有效控制照片檔案丟失。
　　二、推廣計算機及網絡技術運用
　　要在醫院檔案管理中廣泛推廣計算機及網絡技術運用，統一檔案的管理標準和模式，將照片檔案納入OA管理系統中，建立具有數據信息的收集存儲、管理，數據庫的維護、修改、備份以及信息的查詢、檢索、利用、統計等多方向綜合功能的照片檔案計算機海量存貯管理系統，為照片檔案管理提供了一個現代化信息技術平臺。檔案人員通過它的文件傳送功能將照片下載給利用者，歸檔人可將照片文件上傳給檔案室歸檔，使OA上不同部門的利用者達到即用即得的效果，實現數碼照片檔案資源的網絡化共享。
　　三、做好照片歸檔工作
　　做好照片檔案的收集、整理和保管工作是整個照片檔案管理工作的前提和基礎。
　　1.收集。照片檔案的收集工作是照片檔案管理工作的基礎。（1）制定收集歸檔制度，依據《檔案法》促使各部門定期向檔案室移交照片檔案，從而推動照片檔案工作的順利開展。（2）檔案工作人員應及時、經常地向部門領導和分管領導匯報檔案工作情況，以便贏得領導對檔案工作的支持，為領導決策當好參謀，主動征求領導的意見，使領導了解檔案工作中需要解決的問題，保證經費投入及人員配置，及時解決檔案工作中的有關困難。（3）重視、提高檔案部門在醫院的地位，調動檔案人員的工作積極性，在職工中加大檔案宣傳力度，特別是照片檔案工作意義、作用、重要性的宣傳，提高檔案意識，維護照片檔案的完整。（4）收集真實、質量好、內容完整的照片。照片只有如實、形象地反映客觀事物的存在才能起到依據憑證作用。所以收集時要注意圖片的篩選，求精不求8c981ed101c9b37b0baebddfa9e0da9c697c3078a2d4e6a45c98c647fabe2b03多，挑選那些畫面影像清晰，形象與主題內容聯系密切的照片，收集時要注意保持照片之間的歷史聯系，注意照片內容的完整性和形式的多樣性，還要考慮照片畫面形式的多樣性，把握好質量信息源。（5）規定收集范圍和時間。醫院活動中辦理完畢的具有保存價值的照片均應歸檔，照片檔案包括底片、照片、文字說明三個部分，攝影者或承辦單位應及時整理，在年度內定期向檔案工作人員移交歸檔。重大活動或重大事件形成的照片檔案，工作結束后一個月內應整理移交歸檔，任何單位或個人不得拒絕歸檔或據為己有。
　　2.整理。照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。（1）分類。按年度——問題進行分類，也可采用按問題——年度方法進行分類。按時間順序排列，先遠后近，注重事物內部聯系。一個年代的同一事物照片組合在一起，與前一事物有聯系的緊跟在后，以反映事物因果關系和發展規律。（2）編寫文字說明。照片標題和文字說明是整個照片的有機組成部分，它概括地揭示照片影像的全部信息，如果沒有文字說明就失去了利用價值和保存價值。語言要簡潔、清晰，突出重點，簡要說明照片事由、時間、地點、人物、背景、攝影者要素。（3）編目。照片分類后，按類別裝入照片專用簿，并給照片編號，編號由年代、照片順序號組成，一張照片為一個序號。照片號應在每張照片的背面標明。然后編制卷內目錄和案卷日錄。（4）照片檔案整理成冊，編制好檢索工具，以便利用。
　　3.光盤保存。目前我們都是采用數碼相機照相，光盤較多。對已形成的圖像文件，建立目錄，在目錄下建立一個文件夾，文件夾下存放同一年度同一保管期限的照片，照片光盤目錄包括：全宗號、光盤號、題名、起止年月、張數、保管期限、備注等，通過光盤刻錄機刻錄到光盤上，使用時可直接提用光盤存儲的圖像信息，而不必每一次都提取照片。這樣不僅使用起來方便快捷，更有利于照片的永久保存。
　　四、做好照片檔案的保管工作
　　照片檔案的保管條件相對于其它載體檔案的要求更高，應用科學的方法，做好這項工作。
　　1.做好照片檔案入庫的檢查。照片檔案入庫前，要嚴格把關，防止受污染的照片入庫；對已受污染的照片要進行必要的技術處理；文字說明和照片內容要一致。
　　2.對已曬好的照片采用良好的檔案裝具裝訂成冊，然后立即放在箱柜中，對已在庫內的照片檔案應進行定期檢查。光盤應放在堅硬的塑料包裝盒內豎立存放，避免擠壓，在使用中要避免對盤體的擦劃現象。已歸檔保存的照片檔案，任何人不得私自復制、涂改或刪除。
　　3.照片檔案與文書檔案、科技檔案的載體不同，保管應符合《照片檔案管理規范》，嚴格控制庫房溫濕度，存放環境溫度應控制在17．20T，相對濕度位控制在35-45％。日溫度變化幅度不超過±2℃，日相對濕度變化幅度不超過±5%。
　　4.要搞好庫房的環境衛生，遠離磁場，與有害氣體、強紫外線隔離，確保照片檔案的萬無一失。
　　（作者單位：秦皇島市第一醫