淺議電子檔案與紙質檔案的長期并存

　　當今社會，科技水平和辦公自動化程度越來越高，電子文件在一些部門和單位使用的數量越來越多、范圍越來越廣，有的部門已經出現以電子文件完全取代紙質文件的趨勢，如文件的底稿以電子文件形成，文件的簽發使用電子流程，文件的發送使用電子郵箱，等等。但是，目前大部分單位對電子文件的認識還不夠全面，相當一部分人認為電子文件用完后保存在電腦或光盤中就可以了，這就使得一些具有保存價值的電子文件面臨無法復原的危險。因此，將傳統管理方法與現代化管理方法相輔，將電子文件與紙質文件相結合，紙質檔案與電子檔案并存是今后很長一段時期應當做的。
　　一、電子檔案與紙質檔案并存管理的現狀及原因
　　1.紙質檔案與電子檔案互不兼容，簡單并存
　　目前各地區、各機關企事業單位中均形成電子和紙質兩種文件，對于紙質文件按照傳統的做法將其依據保存價值歸檔保存，使其依然保留毋庸置疑的“檔案”身份。對于電子文件，大多數單位僅限于光盤、硬盤存儲，沒有按照相應標準進行歸檔保管。尤其縣市級機關單位多數是進行了計算機檢索和簡單的存儲、打印目錄等，管理不規范。
　　2.對電子文件重要性認識不足，存檔內容單一
　　多數使用辦公自動化網絡系統的單位，對電子文件沒有進行整理、鑒定、歸檔，僅是把電子文件存儲在硬盤內。這樣，即使不會丟失，日積月累，電子文件亦會成災，甚至一些單位的電子文件處于自生自滅狀態。未使用辦公自動化網絡系統的單位，用計算機進行辦公和事務性管理，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數只用計算機起草文件。一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數未被保留，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗。還有一些電子文件形成部門不懂檔案管理知識，檔案管理部門無法介入電子文件形成過程，對電子文件的收集、整理、歸檔僅限于對每年的計劃、總結、匯報等年年都有的材料存儲到硬盤，因此提高對電子檔案的認識勢在必行。
　　二、電子檔案與紙質檔案長期并存是趨勢
　　所謂電子檔案與紙質檔案并存，就是指在同一個檔案室內，歸檔的同一種檔案信息內容，既保存電子檔案，又保存紙質檔案。
　　1.電子檔案在利用方面是紙質檔案所不及的
　　隨著網絡技術的發展，檔案利用者對檔案信息的利用需求，無論內容、方法還是途徑等都發生了深刻變化。紙質檔案是直接提供利用，檔案利用者須親自到檔案館（室）查閱、檢索，需要通過人力去翻閱、查找，工作量大，反復查找還會加速檔案受損程度，不利于檔案原件的保護；電子檔案的應運而生，使得一個微型計算機系統即可具備一個小型檔案室的功能。利用微機的搜索功能，利用電子網絡的傳輸功能使全文檢索和異地查閱成為現實，它能夠多途徑、多角度、迅速準確地查找到所需要的檔案或相關信息，而且能夠快速地給利用者提供同原件一樣質量的復制件，方便、快捷，利于保護檔案原件。
　　2.電子檔案無法取代紙質檔案的重要地位
　　計算機在存儲文件過程中，檔案內容游離于記錄方式與載體之外，極易暴露、復制、更改與泄密；操作人員瞬間的操作失誤就會造成無法挽回的損失；計算機病毒的侵襲隨時會使文件或系統遭到破壞等等，這都是電子檔案的弊端。另外，電子檔案的存儲、閱讀永遠離不開它最初生成時的軟、硬件平臺，一旦軟、硬件平臺升級就會給電子檔案的利用帶來極大不便。而紙質檔案是原生載體和原始內容，是根據其保存價值經過嚴格篩選保存起來的，它的安全性表現在一旦形成，其所記載的數據、信息就不易更改。而且紙張記錄材料的穩定性特點也是電子檔案所不具備的，只要保管得當、修復及時，紙質原始檔案就可以保存相當長的時間。
　　三、如何更好地實現電子檔案與紙質檔案并存
　　電子檔案與紙質檔案并存將是長期的，這個過程也將是困難重重、任務繁重，怎樣才能更好地實現二者的并存呢？
　　1.在紙質文件和電子文件之間建立“通道”，解決電子檔案與紙質檔案的“雙套”保存
　　所謂建立“通道”，就是將電子文件和紙質文件以文本方式和影像方式共同存儲在一張光盤上，然后利用軟件和數據庫索引將二者結合，實現電子文件自動管理和檢索。將具有永久和長期保存價值的電子文件在歸檔時，同時保存紙質文件，即“雙套歸檔制”，歸檔電子文件應與相應的紙質文件在內容、相關說明及描述上保持一致。這需要分別建立兩套管理系統，二者既要有聯系，又要各有特點。在兩套管理系統中分別操作、分別保管、分別利用。要特別注意在兩個系統之間建立必要的通道，以便快速地從一種文件找到相同內容的另一種文件，達到有關業務處理上協調一致，方便利用。
　　2.電子文件形成部門與檔案部門溝通協作
　　檔案部門制定相關制度、整理方案，統一規定載體形式、質量要求。各部門電子文件形成由專人管理，由專用微機存儲。文件形成部門對歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明硬盤、光盤中存貯文件的內容，運行的軟硬環境、版本號、文件的完整性和準確性等。并定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，檔案員再按檔案管理要求的格式將其存儲到脫機載體上，保證電子文件的歸檔質量。
　　實行電子文件辦理完畢適時歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他部門也可以直接在網上調用，無須到辦文部門來查閱，因此文件形成部門沒有必要把相應的紙質文件留存。這樣一來，紙質文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進行了。紙質文件的隨時歸檔不僅能減輕機構內各部門保管文件的壓力，也減少了個人存放文件保管不善等問題，提高了歸檔齊全率。
　　電子文件管理可以根據需要建立文件之間的多維聯系，只要在檢索軟件中標明紙質文件的存放位置，便可以非常方便地查找到對應的紙質文件。這樣一來，對紙質檔案實體秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實現紙質檔案的快捷查詢。
　　總之，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者各有優勢。實現管理優勢互補，將有利于我們在檔案管理的變革時期最大限度地把握主動。因此，紙質檔案與電子檔案管理共存的二元格局在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，長期并存。而電子檔案和紙質檔案的相輔相成，相得益彰，也必將為社會發揮其巨大的作用。
　　（作者單位：辛集市村鎮建設管理