檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

　　在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展和人類社會不斷進(jìn)步的今天，先進(jìn)技術(shù)的廣泛引入與先進(jìn)管理水平的全面提升，為檔案管理開創(chuàng)了良好的前景，也給檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理工作提出了新的課題，這就要求檔案工作者適應(yīng)信息化時代檔案工作的需要，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，豐富檔案工作創(chuàng)新發(fā)展內(nèi)含，實(shí)現(xiàn)檔案信息社會化和檔案信息資源共享。
　　一、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)含
　　檔案信息化的內(nèi)容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個方面:狹義上的信息化，即檔案自身內(nèi)容的信息化；廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，廣泛地服務(wù)于社會。這兩個方面的目標(biāo)相互聯(lián)系，相互促進(jìn)，因為，檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會發(fā)生普遍聯(lián)系，與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。
　　二、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程
　　檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問題。
　　1.拓寬檔案信息管理思路
　　檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進(jìn)檔案室的大門。
　　近些年來，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識和專業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變。現(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會大眾提供檔案服務(wù)上來。
　　2.提高檔案信息管理水平
　　隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計算機(jī)管理在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用管理過程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
　　檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現(xiàn)實(shí)問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進(jìn)行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設(shè)一項重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
　　選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
　　3.加強(qiáng)工程檔案信息管理
　　工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
　　工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
　　工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計算機(jī)信息管理知識，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
　　數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計算機(jī)對工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對。
　　充分利用計算機(jī)功能，提高工程檔案管理效率。計算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
　　(作者單位：河北省公路工程定額