對行業(yè)檔案信息資源共建共享的思考

　　檔案是保存起來以備查考的原始記錄。那么檔案信息資源便可以理解為“人們在科研、生產(chǎn)經(jīng)營活動、文化活動和其他一切活動中所產(chǎn)生的成果和各種原始記錄，以及對這些成果和原始記錄加工整理所得的成品”。①將檔案信息資源整合、分類，并在本行業(yè)（如煤炭、冶金、建筑等）以及本系統(tǒng)（一個企業(yè)或幾個企業(yè)）內(nèi)聯(lián)合起來，實行整體規(guī)劃、宏觀管理、橫向聯(lián)合、分工協(xié)作，并根據(jù)檔案資源的布局和專業(yè)性質(zhì)等情況，將檔案資源劃分成若干屬類；根據(jù)使用者的不同要求來編制各個門類的專題目錄，為檔案信息資源的共建、共享提供便捷性和可行性。
　　一、行業(yè)檔案室實行檔案資源共享的必要性
　　1、檔案室建設(shè)與經(jīng)濟發(fā)展的速度不同步
　　雖然經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展迅速，但企業(yè)在檔案室建設(shè)中的投資仍然較少，這樣就必然制約了檔案室的建設(shè)和發(fā)展，使檔案信息資源僅局限在本企業(yè)內(nèi)，不能滿足企業(yè)發(fā)展的要求，并且供需矛盾不斷加劇。客觀形勢改變主觀認識，資源共享成為亟待解決的課題。所以，為了充分開發(fā)、利用檔案信息資源，必須加強檔案室（館）合作；分類采集，合理布局，走檔案信息資源共享的道路。
　　2、行業(yè)內(nèi)各企業(yè)的專業(yè)性質(zhì)大致相同，但各有各的特點，所存檔案各有側(cè)重，互通有無已成為必要
　　一個企業(yè)檔案室的檔案信息可能比較豐富，但由于各個企業(yè)性質(zhì)不同，專業(yè)有別，所保存檔案的類別和內(nèi)容也不盡相同，各有自己的重點；又因為各企業(yè)的歷史和經(jīng)歷不同，檔案內(nèi)容的差別也很大，如設(shè)計院和工程建設(shè)企業(yè)、各生產(chǎn)企業(yè)，城建檔案館和專業(yè)院校，他們所存的檔案都有自己明顯的特點。如果建立檔案信息資源共享，不但能解決一些專業(yè)院校及小企業(yè)、新企業(yè)在教學(xué)、科研、設(shè)計、施工、生產(chǎn)等方面在本企業(yè)檔案室無法得到滿足的問題，還能借助其他館、室增加互相學(xué)習(xí)和交流的機會。尤其是一些設(shè)計和施工企業(yè)，不可能在短期同時涉及到新的項目、新的技術(shù)或其他亟待解決的問題時，而檔案信息資源共享卻能較大限度地滿足這些需求。所以，行業(yè)內(nèi)檔案信息資源共享勢在必行，它不僅能使更多的科研、設(shè)計、施工、生產(chǎn)企業(yè)和技術(shù)人員受益，還可以節(jié)約經(jīng)費，充分利用和發(fā)揮檔案資源的作用。
　　3、“封密式”檔案室造成大量的檔案信息資源浪費
　　在建筑行業(yè)內(nèi)，不僅各大專院校、設(shè)計企業(yè)，而且施工、生產(chǎn)企業(yè)也同樣設(shè)有檔案室、資料室。他們的檔案來源于本企業(yè)的工作經(jīng)歷，多為工作和實踐的記錄，因此，受到本企業(yè)的規(guī)模、發(fā)展歷史以及專業(yè)的限制，檔案資源的類別和內(nèi)容不全面。另一方面是各檔案室、資料室的室存檔案和資料重復(fù)，甚至過期、無保存價值的案卷也沒有銷毀。這樣，一方面造成重復(fù)和浪費，另一方面一些案卷長期滯架，無人問津。共建共享就可免除這些不必要的浪費，既節(jié)約人力、物力，又省去不少庫房和柜架，檔案資源也能得到充分利用，又使企業(yè)之間增強了合作，互惠共贏。
　　二、實現(xiàn)行業(yè)內(nèi)檔案室資源共享的對策
　　1、強化檔案信息資源共享的意識
　　要實現(xiàn)行業(yè)內(nèi)檔案資源共享，不是個別企業(yè)的行為，甚至不是哪一個區(qū)域企業(yè)的行為。它涉及一些大專院校、科研、設(shè)計、施工、生產(chǎn)企業(yè)和專業(yè)檔案館及個人的合作問題；涉及著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密；涉及各方面的近期和遠期的利益。因此，從某種意義上來說，改變?nèi)藗冮L期對檔案資源的封密和占有的觀念，強化檔案信息資源共建共享的意識，是實行檔案信息資源共建共享的必要前提。
　　2、建立行業(yè)的檔案信息資源協(xié)調(diào)組織
　　由協(xié)調(diào)組織出面，會同院校、科研、設(shè)計、施工、生產(chǎn)等檔案館、室的負責人，協(xié)商統(tǒng)一管理工作；采取集中統(tǒng)一的原則，實行行業(yè)化管理，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成有機整體，使共建共享在組織上有保障；制定發(fā)展規(guī)劃、實施方案和共建共享章程，同時規(guī)定所有成員的權(quán)利和義務(wù)；運用經(jīng)濟手段平衡大小檔案室的利益，調(diào)動各成員的積極性，各成員可以以室藏量、質(zhì)量和技術(shù)含量等為依據(jù)，定期向協(xié)調(diào)組織繳納一定數(shù)額的經(jīng)費；在協(xié)調(diào)組織的統(tǒng)一管理下建立館、室間互相借閱的制度和規(guī)定借閱范圍，方便各成員對館、室的使用，并提供必要的技術(shù)咨詢。
　　3、建立檔案工作標準化體系
　　檔案信息資源標準化，是共建共享的基本條件。要實現(xiàn)共建共享就要建立強制的、全面的工作標準化體系，實行統(tǒng)一分類和編目，健全檢索體系。首先，要編制企業(yè)全宗介紹、重大項目介紹、重點工程介紹和其他專題介紹，特別是要編制專題目錄和專題介紹，方便使用者清楚地了解檔案信息的比較準確的內(nèi)容；其次，建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，也可以利用企業(yè)辦公網(wǎng)以及其他內(nèi)部網(wǎng)站，為共建共享的試行及實施打下堅實的基礎(chǔ)。
　　4、實現(xiàn)檔案信息資源共建共享的模式
　　檔案信息資源共建共享模式有三種。①集中型，指在本系統(tǒng)內(nèi)對所有企業(yè)檔案室的檔案資源進行集中管理。所有檢索目錄共享，了解檔案信息后利用互聯(lián)網(wǎng)或者其他方法查閱檔案。例如：淮北礦業(yè)集團以及其他集團型大企業(yè)的檔案室實行共建共享。行業(yè)型是集中管理本地區(qū)同行業(yè)的檔案資源，或者是案卷目錄和專題目錄業(yè)內(nèi)共享，在了解檔案信息后，商討查閱檔案的方法。例如：對一個城市所有的建設(shè)施工企業(yè)的檔案室實行共建共享。網(wǎng)絡(luò)型指將本地區(qū)或更大范圍內(nèi)的行業(yè)檔案室進行集中管理，對分類目錄、案卷目錄、專題目錄實行共享，做到能了解基本的信息源，再解決查檔案的方法。例如：把本地區(qū)的大專院校、科研、設(shè)計、施工、生產(chǎn)等企、事業(yè)單位和城建檔案館聯(lián)合起來，實行共建共享。
　　總之，隨著社會的發(fā)展，只靠企業(yè)內(nèi)的檔案信息資源不能滿足使用者的需求。除了做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作外，行業(yè)內(nèi)檔案信息資源共建共享也是促進科技發(fā)展的必要手段之一。
　　參考文獻
　　①馬費成 等：《信息管理學(xué)基礎(chǔ)》，武漢大學(xué)出版社，2000：104
　　（作者：淮北礦業(yè)集團工程建設(shè)有限責任公司館員）
　　責編：葉