行政機關會議室管理研究

　　摘要：完整的視訊會議室規劃設計除了可提供參加會議人員舒適的開會環境外，更重要是逼真地反映現場（會場）的人物和景物，使與會者有一種臨場感，以達到視覺與語言交換的良好效果。
　　關鍵詞：行政機關；會議室；管理研究
　　會議室是開會的場所，同時又是放置會議電視設備的場所，因此會議室的設計合理性決定了會議電視圖像的質量，也直接影響了開會的效率。完整的視訊會議室規劃設計除了可提供參加會議人員舒適的開會環境外，更重要是逼真地反映現場（會場）的人物景觀，使與會者產生一種身臨其境之感，以達到視聽與言語交融的良好效果，由會議室中傳送出來的各種信號包括人物、景物、圖表、文字等應當清晰可辨。
　　公用會議是適應于對外開放的包括行政工作會議、商務會議等。這類會議室內的設備比較完備，主要包括電視機、話筒、揚聲器、受控攝像機、圖文攝像機、輔助攝像機(景物攝像等)，若會場較大，可配備投影電視機(以背投為佳)。
　　一、行政機關會議室基本狀況
　　1.中型圓桌會場： 所有參會人均能收看視頻會議實況，進行實時對話。需要配置的設備主要有：顯示設備：至少2臺，建議2臺以上；攝像機：標配1臺，建議輔助攝像機1臺；音響系統：調音臺（有富余的音頻輸入接口和總音量輸出口）、功放、音響、定向麥克風。
　　2.小型圓桌會場： 所有參會人均能收看視頻會議實況，進行實時對話。需要配置的設備主要有：顯示設備：至少2臺。
　　3.會議室大小：會議室的大小與電視會議設備，參加人員數目有關?？筛鶕h通常所參加的人數多少，在扣除第一排座位到主席臺后的顯示設備的距離外，按每人2平米的占用空間來考慮，甚至可放寬到每人占用2.5平米的空間來考慮。天花板高度應大于3平米。
　　4.會議室的環境：溫度、濕度應適宜，通常考慮為18～25℃的室溫，60％～80％濕度較合理。為保證室內的合適溫度、合適濕度，會議室內可安裝空調系統。要求空氣新鮮，每人每時換氣量不小于18立方米。會議室的環境噪聲級要求為40dB(A)，以形成良好的開會環境。
　　二、會議室的布局
　　1.會議電視室除了規定要求的布局必須嚴格執行外，可適當靈活布置。整個會議室的顯示設備分為兩個部分，一個是主席臺后的投影（或背投電視），它負責為與會代表提供本會場和另一會場的圖像顯示，一個是主席臺前的4臺電視，它們分為兩組，負責為主席臺領導顯示本會場圖像和另一會場圖像。
　　圖像采集設備也分為兩組，主攝像機安裝在會場中央，實時采集主席臺圖像，另一組全景攝像機安裝在會議室右前部，對會場全景進行拍攝。兩組攝像機均應為受控攝像機，可由會議電視設備進行控制。
　　揚聲器在會議室的前后各安裝一對，為了獲得更好的聲音效果，要求距墻壁和電視機至少一米。影響畫面質量的另一因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人物攝像將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較適宜。攝像背景(被攝人物背后的墻)不適掛有山水等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質量的提高?？梢钥紤]在室內擺放花卉盆景等清雅物品，增加會議室整體高雅，活潑，融洽氣氛，對促進會議效果很有幫助。
　　從觀看效果來看，監視器的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約一米左右，人與監視器的距離大約為4－6倍屏幕高度。各與會者到監視器的水平視角應不大于60度。所采用的監視器屏幕的大小，應根據會議電視的數據速率，參加會議的人數，會議室的大小等幾方面的因素而定。對小型會議室，只需采用29寸至34寸的監視器即可，或者大會議室中的某一局部區采用；大型會議室應以投影電視機為主，都采用背投式，可在酌情選擇電視機的大小，最好將電視機置于會議室最前面正對人的地方。
　　2.會議室照度。燈光照度是會議室的基本條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋。
　　3.會議室的音響效果。為保證聲絕緣與吸聲效果，室內鋪有地毯、天花板、四周墻壁內都裝有隔音毯，窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮隔音裝置。根據聲學技術要求，一定容積的會議室有一定混響時間的要求。一般來說，混響的時間過短，則聲音枯燥發干；混音時間過長，聲音又混淆不清。因此，不同的會議室都有其最佳的混響時間，如混響時間合適則能美化發言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會議的效果。
　　三、會議室的日常管理
　　1.注意設備的使用及維護。設備不使用時應注意防塵防潮，使用完畢應將設備用布蓋好定期除塵，長期不用時，應定期開機加熱(2次/月)以除濕氣。
　　2.注意供電安全。采用聯合接地的方式，保護地線須采用三相五線制中的第五根線，與交流電流的零線須嚴格分開，否則零線不平衡電源將會對圖像產生嚴重的干擾。
　　參考文獻：
　　[1]夏書章主編.行政效率研究[M].廣州:中山大學出版社，1999.
　　[2]李欣編著.秘書工作[M].北京：高等教育