高校本科學生課程成績與畢業論文教學檔案管理與編研

　　教學工作是高等學校的中心工作，各所大學在長期的辦學過程中，都形成了大量教學檔案資料，這些檔案資料反映了學校的辦學歷史和教學改革成果，是評估大學教學水平和辦學特色的重要依據，對學校的教學管理具有重要指導和反饋作用。高校教學檔案是指在教學活動和教學管理過程中形成的對學校和社會具有保存價值的各種歷史記錄，包括文字、圖表、聲音等多種類型和格式[1]，由于教學檔案資料種類繁多，遵循檔案分類管理規律，對教學檔案實施科學的分類管理就顯得極為重要[2]，通過分類管理，可以使教學檔案能得到長期有序保存，有利于明確教學院系和教學管理部門的檔案資料收集行為規范，有利于教學檔案的查詢管理和檔案信息的深度開發利用?？茖W的分類管理，還是開展教學檔案編研工作的重要基礎。隨著計算機網絡信息技術的大力開發應用，網絡環境下高校教學檔案管理受到重視[3]。因此，對高校教學檔案開展雙重管理（紙質檔案和電子檔案）和基于計算機信息化技術開展檔案編研工作是一個值得研究的重要問題。本文以高校本科學生課程成績和畢業論文（含畢業設計，下同）兩類重要教學檔案資料為例，分析其雙重管理方法和編研基本思路，為服務對象提供優質高效檔案查詢調閱服務，為分析教學效果，提高教學質量提供重要信息服務。
　　一、學生課程成績與畢業論文檔案資料特點
　　在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。
　　二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
　　傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學?！痢良墶痢猎合担▽I）學生成績冊（畢業論文），××學?！痢翆谩痢猎合担▽I）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
　　就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。
　　因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。
　　三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點
　　檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。
　　學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。
　　參考文獻：
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　　[3]王玉武.網絡環境下高校教學檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2011，（5）：52.
　　[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.
　　[5]譚玲玲，鄒妙玲，譚年元.基于教務網絡管理系統的高校成績管理的探索與實踐——以湖南工程技術學院為例[J].湖南醫科大學學報（社會科學版），2009，11（3）：190-192.
　　[6]楊煥海.基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計[J].科技信息（學術版），2007，（24）：180，182.
　　[7]俞笑春，李蘇華.基于服務學校的高校檔案編研工作[J].蘭臺世界，2011，（27）：8-