人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的意義和作用探究

摘要：人事檔案管理作為企業(yè)人力資源管理的重要方法，對于進(jìn)行企業(yè)人力資源管理有著重要的意義。它不僅僅影響著企業(yè)進(jìn)行人力資源招聘時企業(yè)對人才的吸收與培養(yǎng)，而且深刻影響著企業(yè)人力資源的進(jìn)一步發(fā)展。文章旨在研究我國人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的重要意義，探討人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的問題，針對問題提出相應(yīng)的解決策略，為我國人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理方面的發(fā)展提供一些可行性的思路。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；企業(yè)；人力資源管理；意義與作用

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步以及國家政策的不斷完善，我國企業(yè)的發(fā)展速度與規(guī)模與以前相比有了巨大的進(jìn)步。人力資源作為企業(yè)管理的重要組成部分，在企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)過程中起著重要作用。人力資源已成為企業(yè)的核心資源，是提升企業(yè)競爭力的關(guān)鍵因素，而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)。完善人事檔案管理以實現(xiàn)對人力資源的最優(yōu)開發(fā)和利用，對新時期的企業(yè)管理具有重要的研究價值。盡管我國各企業(yè)在人事檔案管理方面取得了巨大進(jìn)步，積累了豐富的經(jīng)驗，充分體現(xiàn)了人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的意義，然而仍然還有很多問題需要提出與解決。本文主要研究我國人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的重要意義，探討人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要作用，為我國人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理方面的發(fā)展提供借鑒。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問題探討

1、對人事檔案管理工作重視程度嚴(yán)重不足

當(dāng)前我國很多企業(yè)對于人事檔案管理工作在思想意識上存在著片面性的理解，認(rèn)為人事檔案管理工作只是一件簡單的靜止的工作，沒有必要對人事檔案管理工作付出更多的時間、精力與財力。在這種思想意識作用下，很多企業(yè)人事檔案管理工作人員對于人事檔案管理工作馬馬虎虎，業(yè)務(wù)素質(zhì)低劣，人事檔案管理工作人員更替頻繁。這種情況下很難將人事檔案管理工作做好，也不利于人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

2、企業(yè)人事檔案管理體制與靈活的用人機制不適應(yīng)

社會主義市場經(jīng)濟(jì)下，很多企業(yè)對于人才的招聘，往往只看重才能與能力，對于招聘形式往往采用合同和協(xié)議，很少企業(yè)能夠做到靠人事檔案管理來對人才進(jìn)行有效管理，這就造成企業(yè)人員流動過于頻繁的現(xiàn)象。甚至出現(xiàn)員工為追求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路，而原單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔或棄檔”、　“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。因此，企業(yè)人事檔案管理體制與靈活的用人機制不適應(yīng)是目前企業(yè)人事檔案管理中出現(xiàn)的重要問題。

3、企業(yè)人事檔案中的延伸信息不全面，人事檔案利用價值不高

目前企業(yè)在對人事檔案進(jìn)行管理時，很多都是沿用以前的人事檔案管理模式，往往只注重對性別、年齡、文化程度等簡單信息的管理，而對于更加復(fù)雜重要的問題，比如專業(yè)特長、技術(shù)水平等資料收集不全，導(dǎo)致人事檔案不完整，不利于人事檔案管理工作的順利開展。另外，人事檔案利用價值不高也是人事檔案管理出現(xiàn)的重要問題。由于人事檔案不完整，造成了人員與檔案之間的分離，使得人事檔案利用價值大打折扣。

二、人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的意義和作用探究

1、人事檔案管理有利于最大限度的發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力

人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，利用人事檔案可以加強企業(yè)對人才的了解，包括最基本的年齡、興趣、性別等信息的了解，還包括對專業(yè)特長、職業(yè)技能等更加深入的了解。對人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，即可以通過檔案了解人，還可以通過科學(xué)管理使得人才能夠盡其才，為人才找到合適的崗位。通過對人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以使各類人才揚長避短，最大限度的發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。

2、人事檔案管理有利于促進(jìn)人力資源的合理整合與配置

人才都有著各自的優(yōu)缺點，通過對人才的人事檔案進(jìn)行管理，可以進(jìn)一步了解人才的專業(yè)特長，根據(jù)不同人才的特點與能力在企業(yè)內(nèi)部對人才進(jìn)行合理配置。努力做到使人才放到能夠充分發(fā)揮其工作積極性、主動性的崗位，進(jìn)而促進(jìn)部門之間、組織之間的人才合理流動，避免出現(xiàn)人才利用不當(dāng)或者人才積壓的現(xiàn)象發(fā)生?？傊?，人事檔案管理在促進(jìn)人力資源的合理整合與配置方面有著積極的意義。

3、人事檔案管理有利于需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化

人事檔案管理還有一個極為重要的目的，那就是對企業(yè)人才需求類型及數(shù)量進(jìn)行科學(xué)合理的預(yù)測，保證企業(yè)對人才的利用合理到位。企業(yè)一般都要制定相應(yīng)的人力資源整合規(guī)劃，針對目前或者之前的人力資源利用狀況進(jìn)行合理分析，進(jìn)而對以后的人力資源利于進(jìn)行預(yù)測，人事檔案管理對于這一方面有著功不可沒的作用。沒有人事檔案所做的人力資源需求預(yù)測不僅僅不會得到科學(xué)合理的人力資源分析數(shù)據(jù)，而且還會對企業(yè)的人力資源利用、開發(fā)帶來消極影響。因此，人事檔案管理有利于需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化。

三、發(fā)揮人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中作用對策探析

充分了解了企業(yè)人事檔案管理存在的問題以及人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的意義和作用后，我們可以提出以下幾條發(fā)揮人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中作用的對策。第一，建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。任何事物都必須自一定的制度下才可以正常運營，人事檔案管理也是一樣。建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使對人事檔案管理工作有制度可以依附，這樣就可以促進(jìn)人事檔案管理正?；c科學(xué)化。第二，進(jìn)一步提高干部人事檔案對開發(fā)人力資源的重要性的認(rèn)知。很多企業(yè)對于人事檔案管理工作在思想意識上存在著片面性的理解，認(rèn)為人事檔案管理工作只是一件簡單的靜止的工作，沒有必要對人事檔案管理工作付出更多的時間、精力與財力。正因為如此，人事檔案管理工作才毫無進(jìn)展可言。進(jìn)一步提高干部人事檔案對開發(fā)人力資源的重要性的認(rèn)知，增強相關(guān)人員對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)知，對于發(fā)揮干部人事檔案的積極作用有重要作用。第三，進(jìn)一步樹立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的干部人事檔案。人事檔案工作的進(jìn)行不僅僅要在“藏”上下工夫，主要是將人事檔案得到“用”，　“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”，這樣才可以發(fā)揮人事檔案管理工作的意義。

人力資源管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，對于企業(yè)加強人才的培養(yǎng)與吸收以及企業(yè)正常運營有著重要的作用。人力資源管理的質(zhì)量能夠決定一個企業(yè)的生存和發(fā)展，傳統(tǒng)的人力資源管理部門的管理模式比較單一，管理機制不健全，管理手段也比較封閉，工作人員的整體素質(zhì)和專業(yè)技能水平不高，這些導(dǎo)致了人力資源管理部門不能為企業(yè)的發(fā)展起到實質(zhì)性的作用。人事檔案管理作為企業(yè)人力資源管理的重要方法，對于進(jìn)行企業(yè)人力資源管理有著重要的意義。企業(yè)有關(guān)人員及部門應(yīng)該深入探討人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的問題，針對問題提出相應(yīng)的解決策略，為我國人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理方面的發(fā)展提供借鑒與參考。

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（作者單位：陜西省地方電力（集團(tuán)）有限公司人力資源部）