淺析事業單位檔案規范化管理

檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，包括收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用。事業單位檔案，是其在為對象提供服務和進行內部管理中形成的具有重要考查利用價值的資料。九十年代的事業單位運作中，幾乎90%都未規范檔案管理工作，資料收集意識差，也無法體現較大的利用效果，導致許多處理事務中存在無憑無據，查不清道不明的事。近年來，國家檔案館、省、市檔案局對基層的事業單位檔案工作有了新的標準和要求，同時也加強了對基層事業單位檔案工作的監督、指導和管理服務，使檔案工作能逐步深入事業單位的日常工作中，最大價值的體現檔案工作的利用效果，服務中心工作管理常受益。

近年來，初步建立起的事業單位檔案管理工作存在著許多制約因素，導致無法達到檔案管理的預期目的。其原因大多為以下幾種：常常遇到盲目收集大量資料，卻無較大的利用價值；檔案工作未形成常態，遺露、丟失的重要資料無從查找；檔案制度未及時建立，無監管機構和力度；檔案硬件設施不齊全，資料破損嚴重，補救無妄；從事檔案工作人員更迭頻繁、缺乏專業技能和工作經驗，管理效果差。綜上所述的多種因素，如何做好檔案工作，管好檔案資料，利用出成效，下面我淺談幾個方面。

一、加強制度建設，建立檔案管理網絡

與上級檔案業務指導部門聯系，指導制定適合本單位實際業務工作的《檔案管理“三合一”制度》尤為重要，按照“三合一制度”分類整理庫藏檔案，確立檔案工作基本框架。嚴格按照歸檔范圍和整理要求對資料進行收集、整理、編目、裝訂，保證檔案資料真實、有效、齊全。制定出臺《檔案工作人員職責》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《庫房管理制度》與《檔案鑒定與銷毀制度》等檔案管理規章制度，使檔案工作有章可循、有制度可依、立檔合理，分類、保管和使用更趨規范化、科學化、程序化、制度化。

建立由重要領導和部門負責人組成的檔案管理網絡，提高檔案工作的重視程度，明確責任到人。健全各部門間檔案管理鏈，每個科室設兼職檔案員，明確兼職檔案員責任，嚴把質量關。制定檔案工作規劃，確定檔案工作年度目標和任務，建立檔案工作聯絡員制度，制訂各部門資料收集、移交時間表，部署檔案工作形成常態，確保檔案管理工作的高效運轉。

二、加強硬軟件建設，提高服務水準

一是建立充足的檔案庫房，為永久室藏檔案預留空間。配備檔案柜、密集架、閱覽室、陳列室、檔案人員辦公室和檔案微機室，并嚴格按要求實行庫房、辦公室、閱檔室三分離；配置電腦、打印機、掃描儀、裝訂機等專用設備；安裝防盜門鎖、鐵門、鐵窗欄、遮光布等安全設施，添置滅火器、除濕機、溫濕度計、吸塵器、防潮箱、防蟲劑等配套設施，使檔案保管達到防光、防潮、防塵、防盜、防高溫、防霉等“八防”要求。購置標準檔案印章和檔案裝具，嚴格遵守檔案用具使用規定。

二是加強檔案管理人員的培訓工作。優質的檔案管理水平依靠的是檔案人員的敬業精神，只有同時具備較強的業務能力和工作責任心，才能實現檔案管理到位。然而檔案管理有其特定的要求，各事業單位在平時工作中均很難配備專門的檔案管理工作人員，大多采用兼職的管理模式，兼職的檔案人員缺乏專業技能，檔案整理標準得不到保障。必須加強檔案管理方面的業務學習，創造條件組織專兼職檔案人員參加培訓學習和技能競賽，提升檔案人員的職業素養，提高檔案管理水平和服務標準。

三、逐步建立檔案信息化管理，提高利用效率

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。利用軟件實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理和利用效益。與傳統的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

綜上所述，事業單位的檔案工作雖在逐步完善中，但有許多值得借鑒和學習的模式和經驗，以上只是個人從事檔案工作的幾點淺識，還需在經后更多的實踐工作中總結亮點。檔案工作最大的目的在于利用，如何更快速更便捷的為服務對象提供利用價值，將是檔案工作經后探研發展的方向。

（作者單位：武漢市兒童福利院）