淺談財會工作中Excel使用技巧提升

【摘要】 Excel的熟練運用，將給財會人員帶來極大的方便，Excel使用技術的提升，可以提高財會人員的業務能力，掌握Excel的一些高級使用技巧如批量地加入固定字符、表格跟隨錄入隔行顯示、簡易辦法制作工資條、快速輸入數據序列等，可以成倍地減輕財會人員的勞動強度，輕松地提高工作效率。

【關鍵詞】Excel 財會 技巧

一、如何快速批量地加入固定字符到單元格中

1.假如人事資料信息所在電子表格的第一行為標題行（A列為序號、B列為職稱證書編碼、C列為姓名）。

2.從該表第二行開始為人事資料的具體內容，其中職稱證書編碼在電子表格B列，假如B2單元格中職稱證書編碼為1973，在B列后面插入一空例C列，在C2單元格中輸入公式： =\"6401\" B2，后回車。

3.在C2中就可看到填好的編碼：64011973，將鼠標放到C2單元格右下角復制手柄處出現“十”字形，雙擊即可完成以下所有行的填充。如果要在職稱證書編碼后面做填充，將上述C2單元格中的公式變成= B2\"6401\"，其他操作和上面一樣。

4.打印輸出時可以將原B列隱藏，注意不能刪除。

二、如何讓電子表格跟隨錄入隔行顯示不同的顏色，避免串行或錯列，從而提高錄入效率

在電子表格中要錄入大量的信息，在行長和列多的情況下，視覺會很疲勞，錄入容易串行或錯列。為了解決眼睛疲勞，讓行或列能跟隨我們的錄入隔行顯示不同的顏色，從而提高輸入的工作效率，可以采用公式的方法，具體操作如下：

1.打開一個電子表格；

2.全選電子表格的所有單元格；

3.全選后單擊菜單上的“格式”/“條件格式”，彈出條件格式設置窗口；

4.在條件格式設置窗口中選擇“公式”并在后面的空格中輸入“=AND（LEN（$A1）>0，MOD（ROW（），2）=1）”（不包括雙引號），再單擊“格式”，設置自己喜歡的單元格底色，后點擊“確定”即可；

5.如果要讓其隔列顯示，則將第4中所述公式中的ROW換成COLUMN即可。

三、如何采用簡單的方法完成工資條的制作

隨著民主的發展，工資的核算要求公開透明，單位要制作工資條發給員工。怎樣才能簡便地制作完成工資條呢？筆者通過反復實踐，覺得下面的方法既簡單又快捷（相比使用LOOK函數要方便，不需要記憶復雜的函數公式）

1.假如原始工資表在Sheet1中，將工資表“標題行”復制到Shee2中且要再復制若干行（需要制作多少個工資條就復制多少行）；

2.在復制好的區域右側第一列中將剛才復制的“標題行”進行編碼，分別輸入1、4后，選準輸入數字的兩個單元格，右下角出現“十”字形，點擊拖動鼠標到預定的若干行。

3.從原始工資表Sheet1中復制工資表的主體內容（所有包含員工的工資信息的部分）到Sheet2中前面復制的“標題行”最后一行下對齊粘貼；

4.在Sheet2中對復制的工資表的主體內容每行進行編號，在該復制好工資表主體內容的區域右側第一列中依次輸入2、5，選準輸入數字的兩個單元格，右下角出現“十”字形，點擊拖動鼠標到預定的若干行（需要制作多少個工資條就拖動復制多少行）；

5.繼續選擇若干空行進行編號（要制作多少工資條就選擇多少空行）在復制好的工資表的主體內容區域以下及其右側第一列對齊向下依次輸入3、6，選準輸入數字的兩個單元格，右下角出現“十”字形，點擊拖動鼠標到預定的若干行（需要制作多少個工資條就拖動復制多少行）；

6.最后將所有區域選定，點擊菜單“數據”/“排序”，在主要關鍵字中選擇先前編號的第一列升序排列，點擊“確定”，工資條制作完成。

7.打印前將上面排序的“編碼例”予以刪除，隨后打印完成，層疊裁剪發給員工即可。

四、如何快速輸入數據序列，進行有效快速的填充

如果需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的數據系列，不用辛苦地逐條輸入，可以通過以下操作實現讓Excel自動填充：

1.在第一個單元格內輸入起始數據，在下一個單元格內輸入第二個數據，

2.選定這兩個單元格，將光標指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按 Excel內部規定的序列進行填充。

如果能將自己經常要用到的某些有規律的數據（如辦公室人員名單或者原材料名稱），定義成序列，可以在以后的使用中自動填充，具體操作為：

①打開辦公室人員花名冊或者原材料名稱單，選擇 “工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“自定義序列”標簽，點擊“導入按鈕”左側的選項釘，拖動鼠標選擇“辦公室人員花名”序列，回到“自定義序列”標簽單擊“導入”按鈕將輸入的序列保存起來。

②以后要使用上面輸入的序列，打開要錄入的電子表格，點擊要填充的區域的上方第一個單元格，在其中輸入“辦公室人員名單”序列的第一個人名，拖動鼠標到需要填充的位置，即可實現自動填充。節省了大量的時間，而且也是一勞永逸！

其實，使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內輸入數據，按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，出現智能標記，點擊后出現：復制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天數填充、以工作日該充、以月該充、以年填充；序列……此時，你可以根據需要選擇一種填充方式。不過前提是先前已經保存了需要填充的序列。

至此，電子表格的應用還有很多，作為財務人員更應該熟練掌握并能應用之，以上只是鄙人關于Excel的使用的一點經驗之談，愿能給諸位提供有益的幫助！

作者簡介：史俊（1975-），男，漢族，寧夏回族自治區，寧夏回族自治區靈武市農業局農經站，會計師。

（責任編輯：唐榮波）