秘書說好六種話

人與人之間主要通過三種方式進行交流溝通，即書面語言、口頭語言和體態語言。秘書處在組織的樞紐位置，以上三種表達方式中，口頭語言的表達能力對其工作的影響更為直接而明顯。

為了解秘書的口頭表達能力狀況，筆者按照社會學和統計學分析的基本要求編制了《秘書口語表達能力問卷調查表》，對我市三個區的企事業單位秘書工作人員做了一個調查。本次調查共發放調查問卷400份，回收361份，其中有效問卷332份。下面是對332份有效問卷的統計情況。

被調查對象的年齡為：22歲以下76人，占22.89%；23—27歲103人，占31.02%；28—35歲94人，占28.31%；35歲以上59人，占17.77%。

關于“良好的口語表達能力對于秘書工作的重要性”，95.18%的秘書認為很重要，4.82%的秘書認為比較重要。

關于“對自己的口語表達能力如何評價”，83.73%的秘書評價為一般，11.75%的秘書評價為不滿意，僅有4.52%的人評價為非常滿意。由此看出，大多數秘書認為自己的口語表達能力有待提高。

關于“口語表達能力與秘書職業生涯的關系”，94%的秘書持肯定態度，認為個人的口語表達能力對秘書職業具有重要作用。

關于“你認為自身缺乏哪種口語表達技巧”，54.82%的秘書認為自己缺乏言語表達技巧，25%的秘書認為自己缺乏應變能力，20.18%的秘書認為自己缺乏正確的表達方式和內容。

話有三說，巧說為妙。秘書要掌握哪些口語表達技巧，才能游刃有余地開展工作呢？

說真話

真情實意打動人——

真實、篤誠和真情是說實話的三要素。以真實、篤誠為基礎，以真情打動人、感染人，才能達到溝通的目的。“立言以誠”是為人的根本，也是口語表達的基礎。無論什么場合，言談都應實實在在、實事求是，不虛偽、不油滑、不夸飾，不說違背事實的話，不說違心的話，不說自己還沒弄明白的話，不說假話、大話、空話、廢話。交談時不要怕暴露缺點，這樣才會顯得真實，而勇于承認自己“不知道”，才是充滿自信的表現。只有實實在在、坦誠待人，才能獲得他人的幫助與支持，從而達到預期目標。

說曲話

委婉含蓄尊重人——

培根曾說：“交談時的含蓄和得體，比口若懸河更可貴。”委婉是勸說他人的法寶，卻不會傷害他人的自尊心，所以委婉的勸說更容易得到認同。委婉含蓄的語言可以避免給聽者造成傷害，可以避免與聽者發生對抗，可以啟發聽者的想象和思考，使其在品味語言的同時接受對方的觀點，從而取得“言有盡而意無窮，余意盡在不言中”的談話效果。

說硬話

理直氣壯戰勝人——

秘書在辦事過程中偶爾會遇到不講道理的人，此時必須掌握說“硬”話的技巧。“硬”就是所表達的內容有比較強硬的成分，真正擊中對方的要害，使其有所顧忌。具體來說，就是依據相關辦事原則進行處理，正面反擊，以果敢的態度勸說對方，使對方明白利害關系，從而達到說服的效果。

說軟話

以柔克剛感動人——

一般來說，人們往往尊敬說話溫和的人，同樣也會以溫和的態度回應。溫和的語言對于遣詞造句和聲調語氣都有一些特殊要求，比如使用謙敬詞、贊美詞等，以取得對方的理解、寬容與諒解，獲得對方的支持與幫助。有個成語叫“四兩撥千斤”，講的正是這個道理。但運用“柔術”一定要有的放矢，不能盲目地、不加選擇地使用。

說趣話

詼諧幽默愉悅人——

對于現代人來說，幽默已經成為一種共同追求的性格素養。弗洛伊德說：“最幽默的人，是最能適應的人。”幽默是人際交往的潤滑劑。一句幽默的語言能使雙方產生愉悅感，進而相互諒解。幽默的語言能使局促尷尬的場面變得輕松和諧，使人消除拘謹或不安，從而調解一些矛盾。當秘書在工作中與他人產生分歧時，幽默詼諧的語言能緩解緊張氣氛，使雙方擺脫窘境。要做到這一點，秘書必須具有較高的文化修養和較強的語言駕馭能力。

說活話

隨機應變針對人——

古人鄧析說：“夫言有術，與智者言，依于博；與博者言，依于辯；與辯者言，依于要；與貴者言，依于勢；與富者言，依于豪；與貪者言，依于利；與勇者言，依于敢；與愚者言，依于說。”他所強調的實際上就是語言交際的針對性。在社交場合，秘書常會遇到一些意想不到的事情，此時隨機應變能力就顯得格外重要，也就是“到什么山唱什么歌”，針對不同的人用不同的談話方式。要做到這一點，秘書必須多閱讀，多磨練，不斷充實大腦，練就敏捷的思維能力和應變能力。

(摘自《秘書》）