檔案館與圖書館利用對比分析及對策

檔案館和圖書館作為檔案學與圖書館學兩個有著密切聯系的相關學科的主體，由于都是國家科學文化事業機關，擔負著收藏保管文化資源，提供信息為社會服務的重任，同屬于信息服務行業，它們在服務內容、服務方式、服務對象及管理手段等多方面都存在著相似之處，但也存在著許多不同。近年來，隨著檔案館向社會敞開大門，社會的檔案意識不斷提高，檔案越來越被廣大群眾所了解。然而，一段時間以來，檔案館的利用人數卻沒有隨著檔案開放力度的加大而明顯增加，與圖書館讀者的人數相比更是相去甚遠。

本文從檔案館、圖書館館藏主體特性的差異上來分析他們的區別：

一、檔案館與圖書館的開放時間差異較大

檔案館是接收機構，它是為了保存其服務主體的文件而設立的，它的藏品主要是其服務主體形成的檔案材料。就檔案館的開放時間而言，圖書館和檔案館就有很大的不同。檔案的開放是根據《中華人民共和國檔案法》而規定的。檔案館向社會開放有三種期限：（1）國家檔案館保管的檔案，一般應當從形成之日起滿30年向社會開放；（2）凡是經濟、科學、技術、文化類檔案向社會開放的期限不少于30年；（3）涉及國防、外交、公安、國家安全，涉及國家重大利益的檔案，可以自形成之日起滿50年開放。所以，檔案館開放的程度受到一定的限制，有些檔案在一定時限內秘密程度較高，只有經過降密和解密后才能向社會開放。

圖書館是搜集機構，它可以從任何地方搜集各種材料，其收藏品有檔案，更多的是圖書資料。圖書館的開放是全方位的、無限制的。全面開放包括資源開放、時間開放、人員開放。（1）資源開放就是把圖書館所有的館藏資源和設施向讀者開放，盡最大努力實施開架借閱；（2）時間開放是最大程度延長讀者利用圖書的時間，我國的國家圖書館實行“365天，天天開館”保證開館時間的完整性和連續性。

二、檔案館與圖書館的收藏內容不同

圖書具有商品屬性，其內容必須對社會大眾具有吸引力，內容可以是真實的，也可以是虛構的，有科技的，也有文學藝術的，社會上任何層次的讀者都可以在圖書中找到自己的興趣點。檔案則不同，它是社會活動的原始記錄，它從形成者形成的文件中直接轉化而來，不是事后另行編寫和隨意收集的間接材料，其內容不允許有半點虛構成分，因此檔案不具備任何藝術性，可讀性不強，它存在的動因不是為了吸引讀者，而是記錄歷史，以備今后查考。兩者相比，檔案更具研究性，圖書更具趣味性和可讀性。再者，圖書是經過對檔案等原始記錄進行收集、歸納、提煉后形成的二手資料，對于那些只想宏觀了解，不想追根溯源的人來說，看圖書當然要比看檔案來得實惠。館藏主體在內容上的差異，是當前圖書館讀者的人數遠遠多于檔案館利用者人數的主要原因。

檔案館與圖書館收藏內容的不同，決定了利用者的差異。圖書館的讀者中，多數人是為了滿足興趣，豐富知識，而進行深層次研究的讀者比例不大。任何一個走進圖書館的人，都可以找到他感興趣的圖書而成為圖書館的忠實讀者。而檔案館的利用者或為調查取證、工作查考，或為學術研究、編史修志，絕大多數都有十分明確的查檔目的，有急待解決的實際問題。

三、檔案館與圖書館的存在形式不同

圖書是一種商品，一冊圖書只要市場需要，可以上百萬冊的印刷，在社會上廣為流通。圖書館所保管的絕大多數圖書都不是孤本，而是可再生的。而檔案作為歷史的真實記錄，產生于人類社會的實踐過程中，是國家珍貴的歷史文化遺產，不是作為商品存在。檔案具有唯一性，多為孤本，損毀后不可再生。因此，在利用過程中，檔案館會比圖書館更多地考慮到維護保管主體的完整與安全，即便對于開放檔案，在利用、復制等環節上也必須進行一定程度的限制。而圖書的特點決定了圖書館在圖書被讀者直接、反復使用過程中不必像檔案館一樣為了怕保管主體在使用時被損毀而制定很多的“條條框框”，對讀者進行太多的限制。就此而言，讀者當然愿意去圖書館，因為在那里，他們可以獲得更多的“自由”。

由于檔案和圖書在內容、存在形式上的差異，造成了檔案館利用者與圖書館讀者人數上的差距。雖然這不是唯一的原因，檔案界社會服務意識不強，工作方式和設備落后也是造成人數差距的因素，但是如果只把眼光盯著后者，忽視了館藏主體上的差異，甚至以接待人數多少作為衡量檔案部門服務觀念正確與否、工作得力與否的標準，那就太片面了。難道檔案館也像有些圖書館一樣“３６５天，天天開放”，就可以真正的、長時期的門庭若市而不是門可羅雀了嗎?北京市人大常委會副主任陶西平同志在視察檔案工作時曾說過“我們講檔案開發利用，到檔案館查閱利用檔案，不能奢望像開飯店那樣有成百上千的人，擠得水泄不通，那也是不切合實際的。”

因此，現階段檔案利用工作要想發揮更大的作用，與其在增加利用人數上絞盡腦汁，不如將更多的精力放在提高利用質量上。這需要做好以下工作：

1.在提供利用中提高查全率、查準率。

對于來館查檔的利用者，除熱情的接待外，更重要的是準確快速地提供他所需要的檔案。檔案館數字化是提高檔案館查全率和查準率最主要的措施。隨著信息技術的發展，檔案館館藏檔案數字化已成必然趨勢。檔案館應成立專門機構、制定階段工作計劃、落實人員、組織力量對館藏應錄入檔案進行目錄校對、規范內容，對館藏檔案進行條目錄入，在此基礎上再進行檔案全息掃描。條目全部錄入檔案專用軟件后將改變延續至今的原始的手工檢索狀況，提高檔案的查準率和查全率，將更好地為社會各界和人民群眾提供準確快捷的服務。

2.了解社會需求，主動上門服務

檔案工作不是孤立的，它必須走出自我封閉的小圈子，與經濟建設、文化建設同步，與人民生活緊密聯系起來。檔案工作者不但要熟悉館內業務，還要隨時關注社會發展的動態，捕捉社會熱點，根據需要主動上門服務。將“你上門，我來查”和“你需要，我提供”結合起來。

3.利用多種方式，提供檔案信息

檔案利用工作就是向社會提供檔案信息。提供信息的方式很多：可以在館內，也可以在館外；既有外部利用，也有內部利用，可以因人因事舉辦不同主題的展覽，也可與學校合作開展教育活動，開辟第二課堂；可以編輯出版圖書雜志，包括史料匯編等專業書籍以及圖文并茂的通俗讀物，也可以利用信息網絡傳遞檔案信息，實現資源共享；還可以通過新聞媒體發布檔案信息等等。通過這些工作，使檔案館成為檔案信息的“發射臺”，公眾不到檔案館也可以獲得豐富的檔案信息。

總之，檔案館與圖書館服務技術手段不同，信息服務體系是一個信息系統，需要根據用戶需求建立和變更，目前，支持圖書館公開信息服務所需要的技術基本成熟，根據用戶需求建立圖書數據庫，讀者可根據書目、作者、出版社、出版日期、模糊查詢及下載。而檔案的公開服務需要建立在保密的基礎上，檔案的利用工作要想發揮更大的作用，絕不能片面地追求來館查檔利用者的人數，應該根據檔案工作的實際情況，如檔案的特點、檔案收集面狹小、資金緊張等和公眾現在的需求方向，多管齊下，只有這樣才能真正發揮檔案的作用，更好地為社會服務。