醫院文書檔案管理存在的問題及對策

一、目前醫院文書檔案管理方面存在的問題

1.檔案意識薄弱，偏重病案檔案

因為長期對于醫院文書檔案的重要性宣傳不到位，相對于病案檔案來說，很多人都認為文書檔案無關大局，甚至認為沒有存在的價值，對于文書檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴重浪費，致使其利用率遠遠不能達到預想的狀況。

2.醫院文書檔案管理不完善、職責不明，無統一標準

醫院文書檔案一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室，而醫療病歷檔案則由病案室管理，X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應的科室進行管理。這種管理模式不利于綜合的開發利用，造成使用效率低下。而且目前醫療行業中沒有專門的、統一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統一的管理標準。致使各醫院文書檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同。出現問題各個部門則會相互推諉，完全無法界定具體科室或者個人的責任。

3．醫院文書檔案管理人員專業素養有待提高

目前，我國的檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，主要表現在專業知識不足、知識結構老化或不合理、文化水平低、新知識儲備不足等。這嚴重影響了我國醫院文書檔案管理工作的可持續發展，素質低下的管理隊伍也造成了醫院檔案管理水平的落后。

4．醫院文書檔案管理的投入過低

由于醫療用房緊張，導致存放檔案的地方十分有限，僅有的檔案庫房也用于病案檔案的存放，這完全不符合檔案管理的標準。還有檔案管理技術的嚴重滯后，也限制了檔案事業的進一步發展。隨著信息化時代的前進，仍采用目前的醫院文書檔案管理方法，不僅人工收集、檢索信息效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發。

二、提高醫院文書檔案管理水平的方法

1．強化醫院文書檔案管理意識

加強檔案法規學習和宣傳力度，提高醫院檔案管理人員對于醫院文書檔案管理重要作用的認識。只有重視醫院文書檔案管理，才能使其與醫院業務的拓展保持同步。對于醫院文書檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個干部職工都能夠自覺的配合文書檔案管理工作。只有搞好醫院文書檔案管理才能促進醫院整體管理的提高，促進醫院醫療服務的提高。

2．規范醫院文書檔案管理

扎實推進醫院文書檔案規范化管理進程，建立健全科學的規章制度和管理體系，盡快出臺統一的、有針對性的《醫院文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，以此來規范醫院文書檔案管理的每個環節、每道程序，力求做到制度到位，程序明確，檢查及時，堵塞漏洞。嚴格實行文書檔案歸口管理，嚴把文書質量關。扎實推進醫院文書檔案電子化管理進程，提高文書檔案的高效化、規范化管理，提供快捷、準確、安全的檢索服務。

3.提高醫院文書檔案管理人員業務水平和素質修養

檔案管理人員素質是影響檔案管理水平最重要的因素之一。因此，醫院要把檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，定期組織開展有關文書檔案管理的培訓，定期派員外出進修學習，提升醫院文書檔案管理和辦理人員的綜合素質，拓寬知識面，做到對文書檔案的收集、整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等各方面、各環節了如指掌，為檔案的完整性和系統性打下良好的基礎。全面提高醫院文書檔案管理人員素質，提高其管理水平，推動醫院檔案管理水平的整體提升。

4．實現醫院文書檔案管理現代化

醫院要為文書檔案管理人員提供必要的設施、充足的經費，為醫院文書檔案管理現代化提供足夠的物質基礎。隨著科技的不斷發展，傳統的檔案管理方式已無法適應現代人們的需求，無紙化辦公及電子技術的普及對檔案管理自動化提出了更高的要求，文書檔案的管理必須由傳統的管理方式向現代信息化的管理方式轉變。用計算機儲存檢索醫院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節省時間，也節省人力、物力和財力，提高了工作效率。因此，醫院應充分利用計算機管理，實現文書檔案管理的現代化。