淺談基建檔案管理中存在的問題與對策

基建檔案管理是整個工程建設(shè)過程中的一項重要基礎(chǔ)工作，是建設(shè)項目在勘察設(shè)計、立項審批、招投標(biāo)、施工監(jiān)理、竣工驗收等環(huán)節(jié)中形成的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體存在的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。基建工程檔案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞，是建設(shè)工程的有機組合部分。因此，加強工程項目檔案管理顯得尤為重要。

一、基建檔案在工程建設(shè)中的重要作用

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實再現(xiàn)了工程項目管理過程和工程實體的真實面貌。基建檔案具有綜合性、成套性、真實性、準(zhǔn)確性的特點，準(zhǔn)確而全面的基建檔案為工程驗收、工程事故原因和責(zé)任認定、提出改進方法以及日后進行管理維護、改擴建等提供了詳實的技術(shù)依據(jù)。因此，從規(guī)范化的角度看，每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、施工監(jiān)理、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準(zhǔn)備階段有可行性研究和立項文件、建設(shè)用地審批文件、勘踏設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、預(yù)算文件、相關(guān)施工合同協(xié)議等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理計劃、監(jiān)理會議紀(jì)要、造價控制、質(zhì)量控制、進度控制和監(jiān)理報告等;在施工階段有基礎(chǔ)設(shè)施資料、土建工程資料、隱蔽工程記錄、裝修和設(shè)備設(shè)施安裝工程資料、材料檢測文件和各種施工試驗及施工日志等文件;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、竣工報告、驗收記錄、工程決算和交付使用財產(chǎn)文件以及各環(huán)節(jié)中的聲像及電子檔案文件等，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等，這些檢測、指令和批件材料都是評定工程建設(shè)質(zhì)量非常重要的依據(jù)。隨著國家經(jīng)濟建設(shè)快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，形成齊抓共管的局面，成為新形勢下基建檔案管理的重要任務(wù)。

二、基建檔案管理中存在的主要問題

1.檔案管理意識不強

項目主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認識，學(xué)習(xí)宣傳落實的主動性不高，加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)沒有落實到具體人員，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。

2.基建檔案管理體制不完善，檔案質(zhì)量、安全得不到有效保障

出于工程項目建設(shè)成本考慮，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所和檔案存儲庫房，基建檔案設(shè)施設(shè)備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設(shè)快速發(fā)展的需求不匹配，缺乏相應(yīng)的工程檔案管理軟件，計算機管理僅停留在打字記錄水平，這些問題都極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價值。

三、加強基建檔案管理的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念，增強對檔案重要性的認識

基建工程檔案管理正逐步由企業(yè)內(nèi)部管理向信息化、市場化、社會化管理轉(zhuǎn)變，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性，正確認識基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證。基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法獨立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹立全局意識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認識到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動為主動，提高基建檔案管理水平。

2.完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度

根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。特別是在一些重大和跨國工程建設(shè)中，更應(yīng)主動借鑒國際先進管理經(jīng)驗，建立符合國情和自身運作特點的現(xiàn)代化基建檔案專業(yè)管理模式。比如，目前國內(nèi)工程建設(shè)一般采取項目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式，由項目經(jīng)理全權(quán)負責(zé)工程施工的質(zhì)量、進度、安全等，對工程項目的完成起著重要的作用，在簽訂工程項目承包合同時，可明確將工程施工文件歸檔工作列入到工程項目考核標(biāo)準(zhǔn)中，只有在工程項目完成后，所有目標(biāo)達到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn)時才能兌現(xiàn)項目承包獎，就能保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

3.增加投入，完善基建檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備

檔案人員應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報基建檔案工作出現(xiàn)的問題以及配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。積極協(xié)調(diào)建設(shè)符合檔案保管“八防”要求的檔案庫房和設(shè)備，改善基建檔案工作環(huán)境條件。

4.實現(xiàn)過程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項目管理中

一是基建檔案工作與工程建設(shè)進程同步，建設(shè)項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。二是建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項，并規(guī)定工程款的百分之八作為基建檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗收不予付款，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案的質(zhì)量。三是落實基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設(shè)進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步，確保基建檔案歸檔工作順利進行。

5.規(guī)范基建檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)，提高立卷質(zhì)量

各參建單位應(yīng)嚴格按照操作規(guī)范做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機聯(lián)系，單項工程以相互獨立、便于利用為原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項目技術(shù)會議、技術(shù)交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成現(xiàn)場辦公會議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡報等文件，還可采取外聘檔案工作專家現(xiàn)場演示、開展業(yè)務(wù)咨詢答疑等方式，對基建檔案業(yè)務(wù)工作進行指導(dǎo)和規(guī)范，統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作方法。

6.做好基建檔案驗收工作

無論是產(chǎn)權(quán)單位、監(jiān)理單位還是施工單位，都必須嚴格按照國家檔案局頒布的《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》以及相關(guān)法律法規(guī)的要求，加強基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗收步驟。基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗收合格后，才可進行基建工程的竣工驗收，工程竣工驗收后一個月內(nèi)要完成基建檔案的移交工作，通過基建檔案驗收環(huán)節(jié)，提高基建工程管理和檔案管理水平。