做好檔案館檔案服務工作

檔案服務工作是指提供檔案為各級領導和社會各界群眾查閱利用的工作。既包括各個單位檔案室的檔案服務工作，又包括各級各類檔案館的檔案服務工作。筆者作為一名縣級檔案館工作人員，又有數年具體從事檔案服務工作的經驗，深刻體會到要做好檔案館的檔案服務工作，就必須既要有基本功，又要有技巧。檔案館檔案服務工作的基本功主要有三：

一曰熟：首先要熟悉檔案。檔案中既有各類正式文件和法律法規，又有各類工作計劃、總結報告、統計報表、會議材料、制度規定，還包括各類合同協議、介紹信、證明、登記表、審批表、圖紙、出版物等。一般都具有重要的參考作用和憑證作用，特別是有許多還是重要的法律依據，具有重要的保存價值和利用價值。因此要知道檔案館內都有哪些立檔單位哪些類型哪些年度的檔案，要知道每個立檔單位每個類型每個年度的檔案在檔案館內的排列順序上架位置。要知道每個單位的機構沿革職能變化，全面了解每個單位檔案的內容及齊全完整程度，做到心中有數，便于迅速準確地提供檔案。其次要熟悉檔案目錄的編制方法和使用方法，檔案館內的檔案很多，只有利用編制規范的檔案目錄才能便于找到查借閱人員需要的檔案，要知道檔案的案卷目錄、卷內文件目錄、歸檔文件目錄等是如何編制的，如何根據目錄查閱檔案。三是熟悉查借閱利用檔案的各項制度。要知道查借閱人員需要攜帶什么樣的證件，查借閱時需要注意什么事項，這樣就便于避免服務工作中的失誤。四是隨著計算機技術的廣泛應用、檔案館檔案數字化進程的加快，還要熟練掌握計算機技術，這樣就能充分發揮檔案館檔案數字化工作的作用，便于提高服務工作的速度和質量。

二曰嚴：就是嚴格按照查借閱檔案工作制度辦事。要求查借閱人員進入檔案館后要自覺出示身份證、工作證、駕駛證等有效證件并認真進行登記，代人查閱檔案還應有被代人的身份證、工作證、駕駛證等有效證件，代單位查閱檔案一般應有單位的介紹信，查閱土地房產證明還應有土地房產所在村村委會、所在街道辦事處的介紹信。要嚴格按照審批權限提供檔案，對于涉密、涉案、涉訪的檔案必須經有關領導批準后方可提供。要根據查借閱人員要求的內容提供檔案，不得提供與查借閱內容無關的檔案。在查借閱過程中，查借閱室內時刻要有檔案館工作人員在場，實行查借閱全過程督導服務制。要監督指導查借閱人員愛護檔案，做到輕拿、輕放、輕翻，不得損壞。不得在檔案上涂抹涂畫，更不得擅自修改檔案。查借閱結束時要立即認真清點回收檔案，確認無問題時立即放入庫房，做到檔案不丟失、不損壞、不在閱覽室過夜，確保檔案的齊全完整與安全。

三曰勤：各級領導和社會各界群眾都是為了開展某項工作、辦理某個審批事項或參與某個案件才到檔案館查閱檔案的，幫助他們查閱到檔案就有利于有關機關單位搞好工作，有利于維護他們特別是下崗職工、農民群眾的切身利益，有利于維護社會穩定，有利于貫徹落實黨和國家的方針政策。因此檔案館工作人員要有急群眾之所急，想群眾之所想的思想，勤勤懇懇積極主動地搞好服務，做到嘴勤、手勤、眼勤、腿勤。所謂嘴勤就是每接待一個查借閱人員，都要認真詢問證件及介紹信是否齊全，用以確定是否提供檔案。認真詢問查什么檔案，辦理什么事項，以便于有針對性地提供檔案。手勤就是對于每一位查借閱人員都要認真審查登記，填寫調閱登記表并讓其簽字，登記的內容包括工作單位、姓名、證件名稱、號碼、查閱什么檔案、查閱檔案的編號、查閱結果等，代人查閱還應填寫被代人的證件名稱、號碼，這樣既有利于監督，從中認真尋找需要查找的檔案，由于機構職能的不斷變化和部分檔案工作人員業務不熟等原因，館藏檔案里一般都存有期限、類別、年度劃分不清、甚至有跨全宗歸檔的情況，因此查閱檔案時要做到：一個案卷的目錄或檔案里沒有從另一個案卷找，一個期限的目錄或檔案里沒有從另一個期限里找，這個全宗的目錄或檔案里沒有從另一個全宗里找，只要屬于查閱范圍內的目錄或檔案都要認真主動的去尋找。腿勤就是積極主動提供有關檔案，一次不行二次、二次不行三次、直至多次，有時為了照顧路途遙遠的群眾還應加班加點提供服務。在查借閱檔案中，檔案館工作人員還要注意不吃請受賄、不收受錢物，做到潔身自好。還要做到服務群眾熱情周到、態度誠懇、說話和氣，努力做到文明服務，特別是不要出現和查借閱人員之間的矛盾糾紛。