新時期農業科研單位文秘與檔案工作一體化的思考

　　摘　要：農業科研單位文秘與檔案工作同為農業科研活動服務， 既有工作分工的一面， 又有相互促進的一面。新時期，有效地將文書、檔案實施一體化管理是推動農業科研單位辦公自動化進程的有效途徑?；诖耍紫忍接懶聲r期農業科研單位文秘人員應具備的素質，然后論述科研單位文秘與檔案管理工作的規范銜接問題，最后提出了利用現代信息技術促進文秘檔案電子一體化的建議。
　　關鍵詞：農業；文秘；檔案；一體化
　　中圖分類號：G27　　文獻標志碼：A　　文章編號：1000-8772（2012）11-0087-02
　　新時期文秘工作處于單位中樞的重要位置，具有綜合情況、協調關系、信息調研、督促檢查、辦事服務的職責。文秘工作涉及文書處理、信息綜合、新聞宣傳、交辦督查、公務接洽、活動安排、會務準備、檔案立卷等多項基本任務。作為農業科研單位，2012年農業部啟動了“科技進村入戶，助力增產增收”的全國農業科技促進年活動，并且繼續進行了事業單位績效管理試點工作，文秘人員面對新一輪的工作要求，更應該聯系實際需要，從系統、科學的角度全面理解并落實文秘工作。那么新時期農業科研單位文秘人員應該具備什么樣的素質呢？
　　一、新時期農業科研單位文秘人員應具備的素質
　　按人們通常的直觀印象，科研單位的文秘工作不外乎抄抄寫寫、跑跑腿、忙忙碌碌，做些不起眼的小事，誰都能勝任。其實不然，在新的政策環境要求之下，科研單位的文秘人員首先要有高度的責任心。要有不怕吃苦、不厭煩瑣、高度負責的敬業精神，敬業才會樂業，才能滿腔熱情地投入本職工作。其次， 必須具備扎實的科技基本功?？蒲袉挝坏奈拿厝藛T也必須具備基本的農業科研常識，針對水產科研單位，文秘人員必須認真學習現代漁業科技知識， 跟蹤水產研究領域的最新科技信息，不能浮在表面，說外行話，要深入實際做行家里手。例如，近期隨著媒體對“天價刀魚”的報道，全國政協副主席王志珍、江蘇省省長李學勇分別視察了刀魚的養殖情況，作為文秘人員，就必須思想覺悟起來，詳細了解相關新聞報道，了解事情進展情況，如此，再有接待來訪人員問詢起刀魚的情況，便可以侃侃而談，不至于一問三不知。第三， 必須具備良好的業務能力，全面綜合的素質。必備的組織管理能力和溝通技巧，熟練的外語口語、基本的計算機操作能力以及規范的公文寫作常識、文件歸檔整理知識是科研單位文秘文員工作得心應手的秘訣。如此才能做到政令暢通，上情下達，真正成為適應時代需要，又紅又專的人才。
　　二、科研單位文秘與檔案管理工作的規范銜接
　　沒有規范化的文書基礎，難有標準化的案卷質量。同樣，沒有標準化的檔案提供利用， 文秘工作也易受阻。抓檔案必須從文秘工作抓起， 抓文書必須從文、檔一體化抓起[1]。
　　《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》是文秘與檔案工作的準則。文秘工作面對的是公文起草、核稿、登記、印發和立卷等工作，跟蹤公文的全流程運轉；檔案管理面對的是公文的整理、著錄、保管、查閱、利用、檢索和編研等工作，是對公文的后續追蹤和反饋。公文是文秘工作的產品，同時又是檔案資料的來源，因此，文秘工作與檔案工作是公文運轉流程中的先后環節，二者緊密相連，密不可分。實行文秘工作與檔案工作一體化管理，既有利于歸檔文件從源頭上進行質量控制，規范管理，又有利于強化歸檔意識，方便追蹤公文流向，充分發揮公文、檔案的利用價值[2]。
　　文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上承下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦，歸檔，會直接影響整個單位的工作效率，能夠使單位更好地貫徹落實好上級領導部門的精神。因此說，文秘工作的優質服務起著不可估量的作用。以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能有效推動文秘工作規范有序的健康發展。
　　三、利用現代信息技術促進文秘檔案電子一體化
　　所謂文檔一體化管理，就是把文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，在公文生成制發到歸檔管理的全過程，都體現文秘工作和檔案工作的具體要求，使文檔工作流程科學化、規范化，充分發揮公文、檔案應有的價值。自古以來就有“文檔不分家”一說，雖說信息化時代，辦公現代化使得分工越來越細，但文秘檔案一體化管理已是大勢所趨[2]。
　　加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎，硬件的建設合理與否，直接關系到文秘和檔案工作的成效。“文檔一體化”的計算機管理系統是科研單位做好檔案工作的前提。依靠這一系統，一次輸入，多次輸出，從公文產生到運轉的每一個環節上，特別是在公文向檔案轉化的關鍵環節，都能體現檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化， 管理一體化，利用一體化，規范一體化，信息化真正實現了文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高了檔案的質量[3]。
　　利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞和開發利用是目前最重要、最根本的現代化管理手段之一。在具備一定的檔案硬件建設之后，軟件建設也不可輕視[4]。筆者走訪了多家國家級水產科研單位，在向辦公系統的文秘工作者詢問文檔一體化相關工作時都發現，因為科研單位始終以科研為本，對文檔工作較為忽視，人員配備方面也存在不足，只能做到兼職檔案員，造成兼職檔案員無暇顧及、不受重視檔案工作，同時也不納入績效考核的范圍。農業科研單位也很難做到集中對兼職檔案員定期進行計算機管理系統軟件的學習和培訓，文檔一體化在農業科研系統內部沒有形成統一成熟的體系，即使有好的管理軟件，沒有懂業務知識的人才，農業科研單位的文檔一體化也只能是一紙空談。
　　因此我們要強化系統思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎性工作。實行文秘工作與檔案工作一體化管理，必將加速辦公自動化和檔案管理現代化進程[5]，從而提高農業科研單位辦公效率。
　　綜上所述，文秘工作是做好檔案管理工作的重要基礎，檔案管理是發揮文秘工作價值的延續和升華。實行文秘工作與檔案工作一體化管理，不是文秘和檔案部門一家之事，農業科研單位的員工因工作需要都有可能是公文和檔案的經辦人，因此，強化經辦人規范的公文處理意識和歸檔意識更是文秘檔案管理的重中之重，農業科研單位人員整體檔案意識的加強才是保持文檔規范科學的關鍵所在。
　　參考文獻：
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　　業務，2011，（12）：4-5.（責任編輯：劉嬌