醫療設備檔案在醫院管理中的作用

□ 殷宏美 YIN Hong-mei

在醫改的新形勢下，以患者為中心的服務理念日益得到重視，同時隨著醫學科學技術的發展，醫療設備現代化程度越來越高。醫療設備是醫院資產的重要組成部分，是體現醫院綜合實力的重要指標，與此相適應的醫療設備檔案是設備運行的歷史記錄，反映了醫療設備管理的整個過程。因此，在醫院管理中，設備檔案的建設越來越受到管理者的重視，是設備管理的基礎部分。積極發揮醫療設備檔案作用，對于提高醫院設備管理及整體管理水平具有十分重要的作用。

醫療設備檔案管理工作的重要性

醫療設備檔案指醫療設備在購置和運行過程中產生具有參考及保存價值的材料，是保證醫療設備正常運行的依據。醫院必須擁有與其功能業務相適應的先進的醫療設備才能有效開展醫療、科研、教學工作，作為檔案人員，要把醫療設備檔案管理融入到設備購置、臨床使用、故障維修等環節中去，最大限度發揮醫療設備檔案在醫院管理中的積極作用。

醫療設備檔案管理的特點

1.設備檔案載體的多樣性。設備檔案記錄了該設備從需求、論證、采購、安裝、驗收、使用、維護、報廢的全過程，他的載體形式多樣，可以是紙質的，也可以是聲像、電子等特種載體，許多采用計算機技術操控的高精尖醫療設備，其說明書往往采用電子媒介形式。

2.設備檔案由靜態和動態檔案組成。靜態檔案生成耗時短、簡便，表現為設備前期購置、論證、驗收、說明書等文件材料，動態檔案指設備的運行、維修等使用過程中形成的文件材料。

3.設備檔案管理工作要求團隊協作性高。設備檔案是記錄設備從購置到使用直至報廢的全過程。無論是負責采購及維修保養的職能科室、還是設備的使用科室，以及設備檔案管理人員都需要緊密配合、共同協作才能達到真正意義上的醫療設備檔案的完整。

醫療設備檔案在醫院管理中的作用

1.購置設備時的指導和監督作用。在設備的采購過程中，設備檔案能為領導和專家的論證及設備的引進提供有力的證據。醫療設備采購過程較復雜，一般要經歷設備論證申請、可行性研究分析、招標、儀器管理委員會討論等過程，如果購置乙類大型設備的話，還需經省衛生廳批準。先進的儀器設備價格昂貴，在引進時領導和專家將會進行詳細的論證，包括設備的臨床使用價值、資金的投入、創造的效益等。而建立醫療設備檔案，能為同類設備的更新換代提供依據和參考。

正確選購設備有利于患者病情的有效治療，盲目和重置設備必然給醫院帶來不必要的浪費。但是，在利益的趨動下，醫院可能會出現重復購置設備的情況[1]，通過調閱設備檔案，進行效益分析，發揮檔案的監督作用，避免重復購置，降低醫院成本、減少浪費。

2.服務醫院中心工作的作用。檔案管理工作要緊緊圍繞醫院的中心工作而展開，醫院的中心工作是為患者服務，解決患者的痛苦，我們設備檔案管理人員就要積極及時地為臨床及職能科室提供服務，有效保證醫療設備的正常運行，保障醫療過程的順利進行。

儀器設備在運轉和使用過程中，由于熱力、化學元素的作用，一些零部件容易磨損、腐蝕和松動，極大地影響了設備的精度、性能和工作效率。所以，必須定期進行保養和檢修工作[2]。通過設備檔案的信息資源，可利于設備使用科室提高設備的完好率和使用率，保證設備正常運行，延長設備使用壽命。

在設備發生故障時，維修人員可依據設備檔案查找資料，及時排除故障，縮短停機時間，減少醫院的經濟損失。2010年我院一臺進口CT機發生故障，如果讓廠家來修，維修費用高達三十萬，在我院醫學工程科工程師的努力下，設備檔案人員積極提供相應的技術檔案，終于依靠自己的力量在較短的時間內修復了CT機，為醫院節省了大量金錢，也積累了一定的技術經驗。

3.為醫療或經濟糾紛提供有效法律憑證作用。在醫療過程中如果出現因醫院的醫療設備儀器的原因而造成誤診、漏診以至對患者造成傷害而引起醫療糾紛，這時就需要醫療設備檔案提供原始憑證，以分清責任，解決爭端。因為設備檔案中的購置醫療設備時簽訂的合同、協議及供應商提供的資質證明是合法引進和使用設備的重要依據。醫療設備是直接用于診斷和治療疾病的機器，與人的生命息息相關，購買合法、有品質、有保障的機器是對病患生命的負責，設備檔案則成為日后解決醫療糾紛的依據[3]。

在醫療設備運行使用中，如果儀器設備出現故障，而廠商或供應商不愿提供維修服務時，設備檔案管理人員就可以向相關科室提供原始的合同、協議原件作為法律憑證，以維護醫院的合法權益。

4.提高設備使用效益。醫療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件，是臨床醫生和維修工程師工作的有力助手。在設備的使用、維修及保養方面提供相關資料及數據，為提高設備使用率起到重要作用[4]。另一方面，相應延長設備的使用壽命，降低維修和消耗費用，減少支出。

完善醫療設備檔案管理模式，使其在醫院管理中發揮更大作用

1.建立相應規章制度及設備檔案管理網絡。根據《中華人民共和國檔案法》、《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等相關法律法規，制訂《浙江醫院醫療設備檔案管理辦法》，使管理有章可循。結合醫院實際工作情況，設立院綜合檔案室、設備管理部門、使用科室管理人員的三級檔案管理網絡，責任到人。

2.根據醫療設備檔案管理要求，結合醫院實際，明確歸檔范圍。我院醫療設備檔案歸檔范圍包括設備的申購報告、可行性研究報告、論證報告或論證會會議記錄、準購批示、談判記錄、開箱驗收、使用說明、安裝調試、重大維修、淘汰報告等。

3.堅持“四同步”管理。醫療設備檔案屬于科技檔案范疇，根據科技檔案的“四同步”管理原則，我院在設備論證、合同訂立、開箱驗收、重大維修等運行環節中堅持做到檔案員或兼職檔案員同步參與，以確保歸檔材料不流失，保證設備檔案的歸檔率、準確率和完整率。

4.確定醫療設備檔案的組卷原則。在安裝驗收后，設備管理部門檔案員應及時將歸檔材料整理組卷。根據設備文件材料的形成規律、內容和載體形式等情況，在便于利用、查找原則下，將每項設備文件材料進行系統整理，組成檔案卷[3]。按歸檔年度向院檔案室移交。

5.在保證檔案資料的安全和完整的前提下，靈活借檔，方便科室使用。設備隨機的技術性資料（如使用說明書、安裝手冊等）是臨床科室和設備管理科室借閱最頻繁的設備檔案，我院采取先歸檔后借出或提供復印資料的形式以方便使用科室。這樣做，一是便于完整收集材料，不會給使用科室造成工作上的麻煩；二是通過借閱手續保證檔案的安全；三在一定程度上也提高了檔案的利用率，間接加強了職工檔案意識。

醫療設備檔案管理是醫院管理過程中的一個重要組成部分，檔案管理人員要樹立全新理念，提高認識，運用科技手段，多渠道、多途徑開展設備檔案信息資源，對醫療設備檔案進行智能化管理，使其在醫院建設中發揮更大作用。

1 郝月萍.醫療設備檔案管理在服務醫患中的積極作用[J].呂梁教育學院學報，2006,23(2):74-76

2 王玉紅.如何健全和規范醫療設備維修檔案[J].醫療裝備，2010(1):59-60

3 潘偉聰.醫療設備檔案管理[J].中國醫學裝備，2010,7(7):50-51

4 劉偉.加強醫療設備檔案管理 提高設備的使用效益[J].中國醫療設備，2010,25(9):75-76