檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

[摘 要]隨著社會經濟的發(fā)展，醫(yī)院管理服務水平也在逐漸提高，對醫(yī)院檔案管理也提出了更高的要求。醫(yī)院檔案管理信息化、網絡化建設一直是新時代檔案管理追求的新目標，也是計算機信息技術高速發(fā)展推動我國檔案管理信息化的重要契機。醫(yī)院的檔案管理信息化建設，是醫(yī)院管理工作整體和全面系統(tǒng)規(guī)劃重要部分，也是醫(yī)院的各項工作中，特別是在醫(yī)院管理方面占據重要地位的一項工作，可以說是現代化醫(yī)院管理改革與發(fā)展的必然趨勢和客觀要求。

[關鍵詞]檔案信息化建設；醫(yī)院檔案管理；策略

[中圖分類號]F274[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2012）41-0072-02

檔案管理是現代企業(yè)和單位為做到全面、準確的了解和掌握單位內部人事、管理、財務、員工、業(yè)務情況的重要基礎，單位開展各項工作都將以檔案材料作為重要依據。檔案是單位、個人、社會方方面面活動的記載和客觀自然情況的真實反映。對于單位、個人、社會都發(fā)揮著至關重要的作用。醫(yī)院檔案信息化管理已經成為醫(yī)院管理的一個組成部分，同時也面臨著21世紀飛躍式發(fā)展的機遇和挑戰(zhàn)。檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被社會關注。醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院在日常工作中形成行政管理、財務管理、患者病歷、人事管理等的紙質記錄、錄音和錄像等各門類及載體的檔案，是醫(yī)院管理工作中的重要憑據，是醫(yī)學工作和科學研究的基礎，是醫(yī)院打造和塑造品牌形象的直觀材料。不斷適應社會經濟發(fā)展的要求，推進醫(yī)院檔案信息化管理工作改革進程，是新時代醫(yī)院管理者和檔案人員面臨的一項艱巨任務。

1 醫(yī)院檔案管理實現檔案信息化的必然性及意義

醫(yī)院檔案管理實現檔案信息化打破了傳統(tǒng)的檔案管理辦法，改善了醫(yī)患關系。自動化的信息檔案管理，有利于促進醫(yī)院內部的信息管理與流通，促進醫(yī)生和患者之間信息和治療的交流與溝通，不僅能夠減少工作環(huán)節(jié)、降低管理成本和提高辦事效率，更重要的是確保了醫(yī)院信息資料的安全管理，提高了服務質量，也有利于提高醫(yī)院的整體形象和服務品質。現代化的檔案信息建設完全是建立在以電子計算機為基礎之上的，通過信息技術和現代管理方法的結合有效地建立全新的檔案管理、檔案查詢方法，便利于在第一時間將檔案信息資源進行合理處置，使得檔案數字化管理技術得以實現，檔案管理的最大效益得以發(fā)揮。

1. 1 醫(yī)院檔案管理實現信息網絡化，是社會生產力進步的直接體現和社會發(fā)展的客觀要求

醫(yī)院檔案管理實現信息網絡化是醫(yī)院實現現代化建設的必由之路，是深化醫(yī)院檔案社會化管理與服務的內在要求，也是醫(yī)院管理水平適應社會和時代發(fā)展的需要，更是社會生產力進步的直接體現和社會發(fā)展的客觀要求。醫(yī)院實施檔案信息化建設，充分利用計算機網絡平臺的信息存儲與交互功能，將原來手工操作的掛號、繳費、檢查、化驗、注射、處方、日志、病例等，通過網絡平臺實現共享和傳遞，既節(jié)省了人力、物力、財力等，又實現了各部門之間的無縫對接，還給醫(yī)院帶來了很大的經濟效益。同時，方便了患者和家屬，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展打下了基礎。

1. 2 醫(yī)院檔案管理實現信息網絡化，是提高醫(yī)院管理水平的內在要求

信息化時代是未來社會的發(fā)展趨勢。隨著各類醫(yī)院規(guī)模的擴大，檔次的升級，檔案管理的信息化程度也逐漸提高。目前，國內各大醫(yī)院都在努力不斷實現檔案管理信息系統(tǒng)化，創(chuàng)新醫(yī)療服務的模式，提高服務質量和效率，從而全面改善醫(yī)療衛(wèi)生機構的服務能力和水平。日趨成熟的計算機圖像處理技術為醫(yī)學影像信息系統(tǒng)的建立提供了技術手段。醫(yī)院的信息化技術提供了一個以相對合理的成本為基礎，跨整個護理流程管理、臨床和行政信息管理、由經濟核算到經濟分析的機會，從而幫助醫(yī)院建設起高效、全面的質量管理服務平臺，達到患者滿意、管理者心中有數的目的。醫(yī)院的信息化建設將改變很多醫(yī)院的傳統(tǒng)管理模式。醫(yī)療信息化建設是深化改革、加強管理和衛(wèi)生工作現代化新的發(fā)展點。醫(yī)院檔案管理的信息化建設可以提升醫(yī)院管理的整體水平，優(yōu)化醫(yī)院管理流程，提高管理工作效率。繼而全面改善醫(yī)療衛(wèi)生機構的服務能力和水平，更好地服務于社會和患者。

1. 3 醫(yī)院檔案管理實現信息網絡化，有利于提高檔案管理者的思想觀念和信息素質，提高工作效率

隨著計算機信息技術在醫(yī)院管理工作各個層次、各個方面、各個部門廣泛而深入地應用，醫(yī)院也全面開展各級、各類工作人員現代信息技術的培訓與學習，以便提高員工的現代科技信息與技術應用能力，促使了人員素質普遍提高，提高了檔案管理者的思想觀念和信息素質，促進了工作效率提高。醫(yī)院檔案管理工作人員必須具備以下幾個方面的能力和素質。①檔案管理員素質的提高是自我意識的升華，不斷提高和強化服務意識，注重自我觀念、知識、技術的提高；②具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)；③具備較強的專業(yè)素養(yǎng)；④具有廣博的知識底蘊和深層次的信息；⑤具有良好的心理素質；⑥較強的計算機應用能力和網絡信息技術；⑦細節(jié)是成功的基礎，細節(jié)造就完美，細節(jié)決定成功；⑧始終保持高昂的工作熱情。

1. 4 醫(yī)院檔案管理實現信息網絡化，有利于提高醫(yī)院服務水平與服務質量，提升醫(yī)院競爭力

醫(yī)院檔案管理實現信息網絡化，為醫(yī)院深化改革、加強管理、提高效益和促進業(yè)務發(fā)展提供了重要保障，能更好地促進資源共享、擴展信息服務和提高醫(yī)院競爭力。在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案管理信息化和檔案信息化建設已經成為醫(yī)院檔案管理事業(yè)適應信息化社會的必然選擇。醫(yī)院檔案管理信息化和檔案信息化建設已經成為檔案類信息服務社會、服務醫(yī)院自身管理與發(fā)展、服務患者的最佳技術手段和實現途徑。

1. 5 醫(yī)院檔案管理實現信息網絡化，有利于為醫(yī)院及上級管理部門制定方針、政策、制度等提供參考依據

醫(yī)院檔案管理實現信息網絡化，能夠將醫(yī)院醫(yī)療、管理過程中的各類資料長期、完整、準確的保存，當需要的時候就能方便快捷的提檔進行參考、查閱、核對和借鑒。保存完整的可靠地信息檔案數據為上級領導機構的人事部門提供數據統(tǒng)計和決策支持以及為醫(yī)院員工提供增值服務，有利于為醫(yī)院及上級管理部門制定方針、政策、制度等提供參考依據。因此，利用信息化手段來推動醫(yī)院檔案管理是一件很有意義的事情。

1. 6 醫(yī)院檔案管理信息化具有自身的優(yōu)勢

①檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件；②檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善；③檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享；④檔案信息化使檔案的檢索和使用更加方便快捷；⑤檔案信息化改善了檔案管理模式。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設的幾點建議

實現醫(yī)院檔案管理信息化是醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，是醫(yī)院現代化信息管理的重要組成部分，是提高醫(yī)院競爭力的重要手段之一。只要能夠抓住機遇、更新理念、注重人才培養(yǎng)和新技術應用，調動醫(yī)院各職能科室積極參與配合，確定科學的發(fā)展戰(zhàn)略，基層醫(yī)院檔案管理的信息化工作必然會適應時代的發(fā)展和實現一個歷史性的質的飛躍。

2. 1 醫(yī)院檔案管理信息化建設應遵循以下原則

①規(guī)范性原則；②安全可靠性原則；③效益性原則；④前瞻性原則；⑤歸檔雙軌制原則；⑥協(xié)作交互原則；⑦實用性原則；⑧長期儲備原則。

2. 2 進一步完善醫(yī)院檔案管理

進一步完善醫(yī)院檔案管理，提高醫(yī)院檔案管理工作水平，更好地為社會經濟建設服務。提高醫(yī)院管理與服務水平，實施創(chuàng)新工作機制，更好地為醫(yī)院經濟建設服務。

①加強醫(yī)院領導重視度，增強檔案管理意識；②健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為；③加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質；④解放思想，更新觀念，通過創(chuàng)新提高檔案管理與利用率，拓展檔案信息的服務和利用領域；⑤醫(yī)院應加大檔案管理投入，強化檔案的軟件和硬件建設的提高；⑥構建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化平臺，促進檔案的利用、傳播，是擴大檔案社會效益的途徑；⑦培育優(yōu)秀醫(yī)院文化促進醫(yī)院檔案管理。

3 明確醫(yī)院檔案管理現代化建設的核心內容

①紙質記錄工作是信息檔案工作的基礎；②人事檔案的信息網絡化；③檢測、化驗檔案的信息網絡化；④設備和后勤管理檔案的信息網絡化；⑤病例與處方檔案的信息網絡化；⑥反饋信息檔案的信息網絡化；⑦基礎設施和人才隊伍檔案的信息網絡化。

4 結 論

建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是實現醫(yī)院檔案規(guī)劃化、科學化管理的必然途徑，已成為醫(yī)院現代化進程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，以滿足醫(yī)療、教學、科研工作的需要，就能使醫(yī)院檔案網絡化，達成檔案信息資源的共享，屆時醫(yī)生坐在科室就能觀看學術講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務于醫(yī)院，為醫(yī)院現代化建設添磚加瓦。

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[作者簡介]和贛紅（1969—），女，河南滑縣人，館員，大學本科，江西南昌大學第一附屬醫(yī)院檔案室。研究方向：檔案管理。