論工作分解結構（WBS）方法在高校輔導員管理工作中的應用

汪玉峰

（天水師范學院 經濟與社會管理學院，甘肅 天水 741001）

當前，隨著高等教育由精英化向大眾化的發展以及大學生就業形勢的日趨嚴峻，大學生思想政治教育和管理工作面臨著許多挑戰.高校輔導員作為大學生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實施者和指導者，其工作千頭萬緒，事務瑣碎繁雜.如何使輔導員從大學生日常事務性工作中解脫出來，投入更多精力做好大學生的思想教育工作，使輔導員工作具有一定的針對性、引導性、藝術性和科學性，是每一位輔導員都應該深入思考的問題.要破解這一難題，就需要我們去探索一種科學而有效的工作方法.高校輔導員工作的特征和現代管理學中項目的特征在一定程度上相契合，引進項目管理中的工作分解結構（WBS）方法能夠化繁為簡，使輔導員清晰地掌握項目實施過程中項目全局和各項細節工作，對于培養和提高輔導員的統籌協調能力，提高工作效率，增強思想政治教育和管理工作的針對性和實效性具有非常重要的意義.

1 工作分解結構（WBS）概述

1.1 工作分解結構（WBS）的概念

WBS是英文Work Breakdown Structure的縮寫，中文譯為工作分解結構，屬于項目管理的范疇，它起源于美國國防系統工程管理，國際上被廣泛地應用到國防、裝備制造、石油石化、建設工程、鐵路、電力、IT、文化產業、煤炭資源開發、醫療衛生和制藥等行業.項目工作分解結構（WBS）是以項目可交付成果為對象，由項目團隊對項目范圍和實施過程進行逐層分解之后得到的一種層次結構.依據項目管理資料體系的定義，工作分解結構（WBS）就是把項目的范圍按組成部分進行細化，并逐項分層次展開，直至細化到不可再獨立拆分的水平，也就是項目進展的各個里程碑，并能夠可靠地估算費用和工作持續時間的水平.[1]

工作分解結構（WBS）是項目管理的核心工具之一，它首先是一種項目管理的基本思想，其次是一種實際操作的技術，同時也是指應用這種技術后得到的一種通過相應圖表表示出來的結構.當面對復雜問題時，人們總是傾向于先將復雜的問題分解為若干簡單的子問題，如果分解的子問題仍然很復雜，這一分解過程將繼續下去，直到人們滿意為止，這種解決問題的模式自古就有.在現代項目管理中，這一思想得以繼承并與一些先進的管理技術相結合，從而成為了項目管理中的一個思想基礎和管理技術——WBS.思想上的WBS——項目逐層分解和簡化；技術上的WBS——如何實現這種分解和簡化（原則和方法），是一個清晰地表示各項目工作之間的相互聯系的結構設計工具；結果上的WBS——應用WBS方法得到一個項目全部工作的任務分層次有序排列，這種排列是類似于“樹”狀的結構圖（圖1）.[2]

圖1 工作分解結構“樹”狀結構圖

1.2 工作分解結構（WBS）的作用

工作分解結構（WBS）方法已經在工作實踐中得到證明，該方法不僅可以對項目進行有效的管理，提高項目管理效率，降低項目管理成本，規避和控制項目風險，還能提高項目目標的達成率，甚至超越項目管理的期望值.因此工作分解結構（WBS）在項目實施的過程中能發揮其突出的作用：第一，把項目分解成具體的活動，定義具體工作范圍，確保不漏掉任何重要的事情.第二，通過活動的界定，按照項目活動之間的邏輯順序來進行項目的實施，有助于制定完整的項目計劃.第三，通過項目分解，為制定完成項目所需要的技術、人力、時間和成本等質量和數量方面的目標提供標準.第四，通過活動的界定，就能很明顯地使項目團隊人員清楚自己的責任和權利，從而對項目應當承擔和不應當承擔的責任有明確的劃分[3].

2 高校輔導員工作WBS分解實踐案例

某高校經管學院迎新晚會WBS分解探討：XX學年開學初，經管學院黨委要求輔導員在10月下旬組織一場“迎新晚會”，要求在節儉的基礎上節目形式多樣.通過晚會表示對大一新生的歡迎,達到豐富新生課余生活，增強新生的凝聚力，并且加強與高年級學生溝通交流的目的.

在明確目的與要求的前提下，經與幾位輔導員和學生干部的民主討論和磋商，對該項目(晚會)進行了如下分解.采用WBS的“樹”狀的結構圖對活動進行分解，項目結構分成三個層次，如圖2所示：處于WBS最頂層的即第0層，代表整個項目（晚會）；緊接著的一個層面是第一層，用于表示主要的項目（晚會）階段，即籌備、節目、劇務和后勤這幾個階段；第二層則包含了第一層的主要子項，如圖2中“籌備”下的子項有：宣傳準備、道具準備和人員邀請三項任務；WBS的第三層指的就是工作包，工作包就是處于工作分解結構最底層的可交付成果，如圖2中宣傳準備子項下的工作包有：策劃方案、制作海報、制作橫幅、制作門票、做節目單、節目光盤、寫發言稿、寫主持詞、新聞報道.

圖2 某大學經管學院迎新晚會工作分解結構（WBS）圖

通過采用WBS方法使該活動在安排初期就明確了工作范圍，細化了活動內容，并分配了各自的職責，由專職輔導員負責整個活動，另外幾位輔導員分別負責籌備、節目、劇務和后勤等工作，然后將項目的具體責任落實到學生會的秘書部、新聞部、體育部、藝術團、宣傳部等11個部門.由于采用WBS方法，大家工作的積極性空前提高，整個活動進展順利，比以往節省了開支，取得了良好的效果.

3 高校輔導員工作引入工作分解結構（WBS）方法的必要性和可行性

3.1 必要性

3.1.1 輔導員工作任務繁重，需要科學有效的方法來指導.高校輔導員的工作是經常性的思想政治教育和方方面面學生事務的管理.學校好多部門把一些與學生有關但不應屬于輔導員職責范圍的工作都交給輔導員去完成，致使輔導員角色失位，工作本末倒置.由于輔導員經常疲于處理繁瑣的大學生日常事務，久而久之，會思想僵化，方法教條，其對工作的駕馭能力也越來越受到影響，其思想教育的功能更是趨于弱化.而項目管理中的工作分解結構（WBS）方法能夠化繁為簡，把復雜的任務一一分解，最后形成一個清晰的責任分工明確的工作分解結構（WBS）結構圖，使輔導員能夠從繁忙的事務中解脫出來，更好地發揮其對大學生思想政治教育的功能.

3.1.2 輔導員隊伍流動較快，需要穩定的工作機制來保障.一是正常的崗位流動.即一些輔導員經過兩、三年的工作鍛煉，工作逐漸得心應手時，則又轉為教學、行政崗位或轉而求學；二是一些高校對大學生思想政治工作重視不夠，對輔導員工作要求高而待遇低，致使一些輔導員轉崗；三是一些輔導員自身對工作崗位認同不強，對發展前景認識不清，甚至不安心本職工作等原因而轉崗；四是一些剛畢業的青年輔導員經驗不足，面對巨大的工作壓力和自我實現的需求頻頻受挫時，會心理應激失衡，滋生疲倦心態，引發情緒衰竭，產生職業倦怠感，[4]有些甚至離開崗位.輔導員崗位的頻繁流動，會對高校思想政治工作產生很大的影響.如果利用工作分解結構（WBS）方法對輔導員的日常工作進行分類分解，建立起輔導員規范化的日常工作WBS分解結構圖體系，減少輔導員入職學習探索時間，提高輔導員對學生管理工作科學性的認識，激發和培養輔導員工作中的創新意識，有利于輔導員工作隊伍的穩定，有利于輔導員隊伍專業化和職業化發展.

3.1.3 輔導員工作方法單一，需要借鑒其他的方法來完善.輔導員思想政治工作的方法很多，但它們有一個共同的特征就是思想政治工作方法具有很強的針對性和適用范圍，其方法往往都是針對個體的一些微觀方法，當輔導員面臨一項有始有終、涉及參與人員較多的復雜活動時，傳統的方法就顯得力不從心，這就需要一種能把握全局的宏觀方法.而項目管理中的工作分解結構（WBS）方法正好能化繁為簡，分解復雜的工作任務，這一特征，正好可以彌補一些傳統思想政治工作方法在宏觀層面不足的缺陷.

3.1.4 輔導員要把握全局，需要通過工作分解結構（WBS）方法培養整體思維能力和駕馭全局的能力.一些輔導員有時會專注于具體事務而不能總攬全局，在工作中往往會顧此失彼，抓了一頭而忽視了另一頭，甚至會造成工作上的一些失誤.工作分解結構（WBS）方法在大學生思想政治教育和管理工作中的實踐運用，可以培養輔導員的整體思維能力和宏觀統籌協調能力.

3.2 可行性

在實際工作中，輔導員的工作盡管頭緒繁多，但總是圍繞著學生的教育、管理和服務這幾個層面展開的，并且更多的工作是通過一定的載體形式來開展的.輔導員的工作的特征與項目的特征在一定的程度上具有相似性，因而可以利用項目管理中的WBS方法來分解工作.

所謂項目，簡單講就是指為完成某一獨特產品、服務或任務所做的一次性工作.因此，只要是人類創造某種特定產品或服務的活動都屬于項目的范躊.項目的概念包含三層含義：第一，項目是一項有待完成的任務，且有特定的環境與要求；第二，在一定的組織機構內，利用有限資源（人力、物力、財力等）在規定的時間內完成任務；第三，任務要滿足一定性能、質量、數量、技術指標等要求.[5]

輔導員的工作也有這樣幾個特征：首先，高校輔導員所從事的學生管理服務工作是一項項有待在高校這一特定的環境中完成的任務；其次，輔導員的工作也是在學校黨委、行政和學生主管部門的統一領導下，配合班主任，發動學生干部，利用有限資源，在規定的時間內完成的任務；再次，輔導員的工作最終要達到思想育人、管理育人和服務育人的目的.

由此可見，輔導員所從事的工作，所完成的一項項學生工作任務都與項目的特征和目標要求相一致，因此，在輔導員工作中引入項目管理中的WBS方法，是新時期高校思想政治教育工作科學化和規范化的必然選擇.

4 高校輔導員管理工作（WBS）的創建

高校輔導員所從事的工作，其WBS的創建不僅僅是一項單純的技術工作，更要使其發揮思想政治教育的重要功能；創建高校輔導員工作的WBS結構圖不僅僅是將一項工作所涉及的方方面面的事情簡單地記錄下來,也不僅僅是對以往一些活動的經驗的總結，而要經過周密的思考和細致的分析，實事求是，結合高校大學生的特點和輔導員工作的特點來進行，通常的做法就是依據工程項目管理中WBS的分解原則、參照WBS的創建流程，借鑒WBS的編制方法，也可以利用WBS Chart Pro軟件快速準確地創建切實可行的高校高校輔導員工作WBS結構圖.

4.1 工作分解結構（WBS）的分解原則

WBS分解的實際過程就是按照可控制的原則對整個項目工作進行不斷的分解,直到可以充分控制項目的進度、成本和質量.WBS分解操作中的難點是要充分掌握分解工作的“度”,既不能分解得過細,也不能分解得過粗,以致難以控制.WBS分解應遵循以下原則和要求:

4.1.1 構成WBS的是項目的工作而不是項目成果的內容，這是在編制WBS時最容易掉入的陷阱.例如圖2迎新晚會中的WBS，“節目”項下的工作分解應該是節目策劃、編導、排練、表演，而不應該是獨唱、舞蹈、相聲、小品.

4.1.2 一個工作任務只能在WBS中出現一次，因為每項工作都需要占用時間和資源，一項工作重復出現就意味著時間和資源重復配置，這會導致時間和成本計劃的失誤.在編制范圍計劃的時候，需要時刻兼顧與后續的時間和成本計劃銜接.

4.1.3 一個子項目的工作內容是下一級工作任務之和.例如圖2迎新晚會中演員化妝、音響燈光調試、道具管護等項工作共同組合成子項目“劇務”，這同時也意味著這些工作任務占用的資源和時間之和，剛好等于“劇務”占用的時間和資源.

4.1.4 最好讓團隊成員參加與其工作相關的WBS條文的編制，以便他們能夠準確地理解工作的內容和工作界定.避免出現責權混亂，使項目的實施過程更加順利.

4.1.5 WBS文件一旦形成，須作為范圍的基準計劃存檔，以便今后作為檢驗計劃執行結果的尺子.既然是基準計劃，就應當具有相對的穩定性，需要制定嚴格的批推程序來阻止它輕易變更.

4.1.6 另一方面，WBS又需要保持開放的靈活性，要考慮到任何計劃都不可能與實際情況銜接的天衣無續，因此變更難以避免.不輕易變更計劃，并不意味著變更發生時束手無策.因此在制定計劃的時候就要為變化做好準備.根據實際情況的變化科學合理的調整，可以有效地兼顧其穩定性和靈活性.[6]

4.2 工作分解結構（WBS）創建流程

常用的WBS創建流程有以下幾個步驟：

第一，獲得范圍說明書或上級文件；第二，召集相關人員，對所有主要獲得范項目工作進行討論，確定項目分解人方式；第三，分解項目工作，利用現有模板，節省人力，物力，財力；第四，畫出WBS的層次結構圖；第五，細節主要項目可交付成果，使其更小，更易于管理；第六，驗證上述分解的正確性，如果發現較低層次的項目沒有必要，則進行修改；第七，如有必要，建立一個編號系統；第八，在實踐中不斷對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作.[7]

4.3 工作分解結構（WBS）的編制方法

制定工作分解結構的方法多種多樣，主要包括類比法、自上而下法、自下而上法.

4.3.1 類比法.類比法就是以一個類似項目的WBS為基礎，制定本項目的工作分解結構，這種方式往往適合那些有成熟行規的項目.例如圖2，某高校經管學院要編制迎新晚會的WBS，就可以參照文藝演出以及以往該學校舉辦各種文藝晚會的經驗，把范圍進一步縮小，從而開始新的WBS的編制.

4.3.2 自上而下法.自上而下法常常被視為構建WBS的常規方法，即從項目最大的單位開始，逐步將它們分解成下一級的多個子項.這個過程就是要不斷增加級數，細化工作任務.一般情況下，這種方法對管理者或輔導員來說，可以說是比較合適的方法，因為他們具備整體視角和宏觀統籌能力.

4.3.3 自下而上法.自下而上法，是讓參與該項目的成員盡可能詳細地列出他們認為完成項目必須要做的工作，然后對其進行分類、整合，并歸總到一個整體活動或WBS的上一級內容當中去的方法.自下而上法一般都很費時，但這種方法對于WBS的創建來說，效果比較好，能夠考慮到更多的細節.[8]

5 結 語

工作分解結構（WBS）是項目管理的重要工具，在很多領域已經得到廣泛的使用，而在高校輔導員管理工作中，鮮有這方面的論述.筆者將現代項目管理中的工作分解結構（WBS）方法引入到高校輔導員管理工作中，取得了良好的效果，可以說是一次新的嘗試.引進科學而有效的工作分解結構（WBS）方法，逐步建立起一套清晰完整的輔導員工作WBS結構圖體系，并在以后的實踐活動中不斷充實完善，是提高輔導員工作效率，增強輔導員對工作的科學認識，培養輔導員創新能力和宏觀統籌能力的重要舉措，也是推動高校思想政治教育和管理工作科學化和規范化的必然選擇.

[1]戚安邦.項目管理學[M].天津:南開大學出版社,2003:6.

[2]胡志華.工作分解結構（WBS）在培訓項目中的應用[J].武漢冶金管理干部學院學報,2010,(2).

[3]馬旭晨.國際貿易企業項目化管理[M].北京:機械工業出版社,2007:10.

[4]陳奎慶.高校青年輔導員職業倦怠分析及干預研究[J].中國青年研究,2009,(10).

[5]肖林鵬,葉慶暉.體育賽事項目管理[M].北京:北京體育大學出版社,2005:9.

[6]房西苑,周蓉翌,著.項目管理實戰教程[M].北京:企業管理出版社,2005:10.

[7]影響力中央研究院教材專家組.絕對執行:高效執行力組織的6大系統[M].電子工業出版社,2009:1.

[8]馮俊文,高朋,王華亭.現代項目管理學[M].北京:經濟管理出版社,2009:2.