任旭林，齊琳琳，盧 博

（西南財經大學，四川 成都 611130）

工作日志最早出現在航海行業，是一種工作人員如實客觀、定期定向對日常工作內容所做的記錄文本?，F代企事業在一定范圍內使用工作日志形式，作為員工工作行為表現評估的主要依據，由于主要沿用基于紙質文本記錄形式，實施難度比較大，效果不佳。[1]新型網絡工作日志系統很大程度上避免了傳統日志記錄的缺陷，一些政府部門嘗試并逐漸推廣網絡工作日志平臺，取得積極進展。[2]但還需要進一步構建和完善日志功能模塊，使之形成強大的具有系統性和集成性的行政效能建設平臺。

為進一步貫徹落實 《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》對信息化建設的要求，本文運用戰略人力資源管理理論，結合高校行政運行機制，構建網絡工作日志系統（daily network records system，DNRS），主要依托信息化平臺，將傳統工作日志“記錄內容”轉化為結構化、模塊化的日志登錄、傳遞、發布、反饋和評價以及信息集成為一體的內部綜合管理平臺，適用于高校職能部門行政效能建設，作為高校戰略性人力資源管理信息系統建設的重要支撐，也可以為其他行業效能建設與內部管理提供借鑒。[3]

一、網絡工作日志系統主要特點

DNRS與傳統紙質工作日志分析存在本質差異，主要表現在由靜態性轉變為動態性、延時性轉變為實時性、單向性轉變為交互性、分散性轉變為集成性，體現出新時期高校無紙化、高效、簡捷辦公理念，有效克服工作懈怠，提升高校行政效能。

1.動態性。傳統工作日志一般按照自然時間記錄事件發生發展，較少對歷史記錄進行回顧，缺乏對現有任務的階段性分析與總結。DNRS能夠隨時與任務進度表進行核對，評估任務進展狀況，根據發展需要適時調整工作要求，并能對發展情況做出判斷和預測。

2.實時性。傳統工作日志通常按月、季度或年度呈交相關部門查閱，員工的業務心得、工作感想往往不能及時與上級溝通。DNRS能夠保證員工實時將工作進展、存在問題、改進意見以及業務體會登錄系統。上級即使處于非辦公環境，也能夠動態查詢員工工作狀態，即時給予指導意見和建議。

3.交互性。傳統工作日志僅限于員工與直接上級之間的交流，對其他同事的工作業務情況不甚了解，更談不上跨部門任務交流。DNRS提供查詢功能和公共討論空間，為跨崗位、跨部門工作交流、典型業務分析提供強大的互動平臺；通過優秀日志模塊，分享成功或失敗經驗，促進員工之間相互交流、理解和支持。

4.集成性。傳統工作日志主要供員工本人記錄工作狀況和體會，缺乏結構化、條理性和提煉度。DNRS有助于員工按照規定要求詳細整理工作情況，有助于部門整合所屬員工的工作日志，系統分析本部門工作成效、經驗教訓和改進意見；有助于學校集合各部門的工作日志，全面分析戰略實現程度、重要工作進展狀態、協同任務執行情況等，為學校重大工作決策和部署提供重要參考。

二、網絡工作日志系統主要架構與模塊功能設計

主要包括部門任務子系統、員工任務子系統和管理者任務子系統以及任務交互子系統。

1.部門任務子系統

高校職能部門緊緊圍繞學校發展大局推進工作，代表學校履行行政職能，是學校工作的具體踐行者和落實者。

圖1 部門任務子系統

（1）學校任務模塊。主要包括發展戰略規劃和年度工作要點，也可以呈現學校日常重要動態信息。發展戰略規劃是一所大學的行動綱領，可以分為長期、中期和短期目標。長期規劃主要展現學校發展的使命和宏偉藍圖，表達學校發展的基本路線、原則與綱領；中期規劃是學校制定的階段性目標，是長期規劃的具體反映，一般為五年，通常和國家每五年規劃編制保持一致；短期目標通常為一年或者稍長一段時間，主要為年度工作計劃或者解決某項重大專題任務。學校任務模塊主要向各個部門傳遞方向性思路，起到指導工作作用，便于各職能部門查閱、了解和落實相關要求。

（2）部門任務模塊。主要包括部門工作職能、工作計劃和崗位設置等情況。部門工作職能比較詳細地界定工作邊界和范圍，明確其責權利，具體落實學校各項任務；部門工作計劃通常為年度工作要點，主要是本部門分解學校年度要點并采取相應行動措施；部門崗位設置主要為各崗位的主要職責、承辦業務、辦事流程和人員簡介等。

（3）部門協同模塊。主要包括跨部門職能查詢和任務協同部門工作分解等?？绮块T職能查詢有助于快速了解業務相關部門的工作計劃、崗位設置和工作進展等，了解學校整體工作分解和落實情況；任務協同部門工作分解主要查詢某項重大任務的牽頭部門、參與部門的工作進展情況，有利于推進本部門工作，實時分享任務協同進展狀況和相關信息。

2.員工任務子系統

員工是學校、部門各項任務的直接實施者和執行者，直接和廣大師生員工發生工作聯系的人員，需要強化任務導向，總結工作業務，改進工作方式，提高工作能力和服務質量。

圖2 員工任務子系統

（1）個人任務模塊。主要包括崗位工作職責和崗位工作要點。崗位工作職責主要根據部門工作職能進行分解和確定，包括崗位主要職責、工作方式、聯系部門、素質要求等。崗位工作要點主要是對部門年度工作要點的細化和落實，明確承擔的具體工作業務內容。

（2）工作日志模塊。主要包括日志撰寫、周志分析和上級反饋等，是DNRS原始資料儲存和關鍵數據庫，是系統的核心要件。日志撰寫主要為員工整理當天工作情況，主要做了哪些工作、完成程度怎樣、與哪些人發生工作聯系、存在哪些問題、有哪些建議以及提前完成的、未完成的、延期的任務情況說明等。同時，網絡工作日志還可以記錄典型業務案例的分析與處理過程，甚至還可以記錄讀書、講座和生活中的感悟與體會等。周志分析主要為回顧本周工作內容、重要工作階段性進展、反思工作存在問題以及工作展望等。上級反饋主要指員工的直接負責人對其工作表現行為進行綜合評價，肯定成績、指出工作不足，并提出改進意見和建議等。上級反饋根據任務進度要求，可以當天反饋或者階段性反饋，及時給予指導，建立建全工作動態監控與實時反饋機制。另外，員工還可以查詢同事的優秀工作日志，學習和借鑒先進工作經驗、問題解決方式以及提出合理建議等。

3.管理者任務子系統

管理者是部門的領導者和組織者，也是部門業務的直接推動者和實踐者；同時，承擔跨部門相關業務合作與交流，協同推進學校重大工作任務。

圖3 管理者任務子系統

（1）日志處理模塊。主要包括員工日志（周志）查詢、員工日志（周志）反饋和優秀日志（周志）報送等。日志查詢主要指管理者根據工作需要，實時查詢員工工作進展情況、了解工作動態信息以及工作困難，便于及時解決業務難點。日志反饋與員工任務子系統中的上級反饋內容相同，管理者督促工作推進，并錄入相關意見和建議，便于員工及時了解工作質量評估意見。優秀日志報送主要為管理者結合本單位工作實際，選擇具有典型性、示范性、可推廣的工作日志，傳遞至公共系統，由DNRS建設的主管部門進行審核、篩選和評估。

（2）分析安排模塊。主要包括分管（主管）業務周志分析和業務工作安排等。周志分析主要為管理者根據分管崗位員工的業務進展情況進行總結，檢查各崗位員工任務落實情況，總結業務取得的進展、存在的問題和改進工作的思路等。業務工作安排主要為管理者根據學校、部門近期工作計劃，結合自己的分管業務，將分解的工作計劃和工作要求傳遞至相關崗位員工。業務工作安排一般每周布置一次，也可以根據臨時任務要求及時布置。

4.任務交互子系統

設計該系統有兩個因素：一是DNRS需要實時進行數據交換處理，涉及管理權限、公共互動等內容；二是提升多業務并行加工能力。高校處于快速發展階段，許多固有的工作業務和流程逐漸精簡、合并和重組，傳統串行處理的工作流程逐漸減少，新的協同任務大量增加，比如學科群建設、隊伍建設、教學改革、社會服務重大項目等，需要多部門共同參與合作。通過任務交互系統，有助于降低會議協商的時間成本，避免多源信息傳遞沖突，實時全面掌握交互任務最新進展。

圖4 任務交互子系統

（1）公共互動模塊。主要分為三個層面：學校、部門和員工。學校層面主要是制定網絡工作日志管理制度，包括審核制度、評估制度和應用制度等，并將工作日志運行狀況與評估結果定期公布。部門層面主要為部門工作日志集成，總結部門工作的進展、思路與問題等。員工層面主要為員工優秀工作日志共享，這部分與員工任務子系統中日志共享內容相同，可以發表工作業務討論主題、分享學習體會和經驗等。

（2）部門協同模塊。該模塊功能與部門任務子系統中的部門協同模塊內容類似，不僅包含業務相關部門情況，還包括全校各單位部門協同任務整體狀況，尤其是學校當前重點工作任務的進度跟蹤、狀況分析以及未來展望等。

（3）權限管理模塊。主要包括查閱、審核、反饋、評估等權限層級，如學校領導能夠通過系統實時了解各單位工作總體狀態，知曉工作新進展、新問題和新對策；系統主管部門有權查詢各部門工作日志，整理、分析和撰寫工作任務進展報告，為學校制定相關政策提供參考和依據；某些部門由于業務的需要，也可以向主管部門申請高級權限等。

（4）任務交互功能。員工任務子系統、部門任務子系統和管理者任務子系統之間的信息需要實時并行加工、多任務協同處理，保障各任務系統之間無障礙協作，實現實時動態互動。

三、網絡工作日志系統與高校行政效能建設的關系

DNRS是集學校行政事務、工作方式、動態評估與學習成長于一體的平臺，充分利用系統功能，能夠有效分析行政投入與產出之間關系，切實改進職能部門工作作風、提升工作質量、服務學校發展。

1.健全行政系統立體溝通機制

DNRS有效實現“自上而下”和“自下而上”以及“縱橫協同”的多向加工方式，形成“員工—部門—學校”的全方位立體溝通網絡?！白陨隙隆笔菍W校工作計劃逐級分解，通過DNRS具體傳遞至相關職能部門；職能部門根據崗位性質，細化到具體崗位和經辦人員?！白韵露稀笔敲课粏T工的工作完成情況與部門工作總體狀況以及跨部門協同任務進展情況，通過DNRS進行信息互動和傳遞，有利于學校直接掌握各項工作的整體推進狀況?！翱v橫協同”是學校對相關職能部門的工作要求，通過DNRS分解到牽頭單位和協作單位，提出具體工作內容和時間進度要求；各單位根據統一工作安排，通過DNRS系統交互溝通，提交階段性進展和任務總體報告。

2.促進人力資源職能動態匹配

崗位分析是現代人力資源管理的基石，但職能部門的崗位分析一直是管理工作的難點。基于DNRS能夠極大改進職能部門的崗位分析質量，促進崗位管理、招聘選用、培養培訓以及績效管理之間的動態匹配。

（1）提高崗位管理效益。分析各位員工和部門一年或一周期的DNRS，可以較為合理地測算出每位員工的工作總量、工作壓力和素質要求以及部門工作總量等，確定合理崗位職數、崗位職責以及崗位負荷，完善編制管理，促進各崗位協調、規范、有序，發揮最佳的崗位管理效益。

（2）提高招聘選用質量。員工配置要做到員工特征與崗位特征匹配，實現按需設崗、因崗選人、人盡其才。通過分析DNRS，了解員工應具備分析問題和解決問題的綜合能力，明確勝任該崗位的關鍵素質特征，或者核心能力要求，為崗位的人才招聘、內部聘任提供依據，優化人力資源配置。

（3）提升培養培訓效果。通過分析DNRS，可以發現員工的業務知識、工作技能和綜合素質等方面存在的不足，明確員工改進的方向，為員工培養培訓需求分析提供充分依據，有利于實施分層次分類別培訓，提高培訓針對性，并通過實踐中的工作行為表現檢驗培訓效果。

（4）完善績效管理體系?？冃в媱潯⒖冃Э己?、績效反饋與結果運用是績效管理體系的主要環節。通過分析DNRS，能夠直觀反映高?？冃Ч芾淼娜^程，改變以往學校僅僅關注結果導向的績效考核模式，缺乏績效過程管理。學校通過DNRS分解績效計劃，并由部門落實到相應崗位；根據DNRS記錄情況進行績效考核與評估；部門負責人根據員工工作取得的進展和不足，及時反饋；結果運用方面，充分運用DNRS記錄情況，結合員工需求，采取分類激勵措施，如設計工作貢獻、工作進步和經典工作案例以及最佳執行力等獎項。

3.推進學習型組織建設

以構建共同愿景為基礎，團隊學習為特征，扁平化管理系統為要素的“學習型組織”，是現代高校組織建設的重要內容。高校行政管理包括人才人事、教學科研、學生工作、財務審計、國有資產管理、后勤服務以及對外關系等諸多要素，借助DNRS的共享展示平臺，使多源信息從單純縱向轉為縱橫融合，有利于集思廣益、群策群力，分享工作經驗，研討工作難題，培育學習氛圍；有利于有機整合員工與員工之間、員工與部門之間、部門與部門之間工作目標與內容；有利于促進員工站在學校發展大局來整體思考工作、前瞻性設計思路，避免所在崗位、部門因素的制約，促進員工素質與學校行政效能同步提升。

四、結束語

網絡工作日志系統是在傳統工作日志功能基礎上，以信息化平臺為載體，形成模塊化的日志登錄、傳遞、發布、反饋和評價以及集成等為一體的內部行政效能管理平臺。該系統主要表現出動態性、實時性、交互性和集成性等特點，結合高校行政運行體系，提出系統的主要架構與模塊功能設計，即部門任務子系統、員工任務子系統和管理者任務子系統以及任務交互子系統。該系統在健全職能部門溝通機制、促進人力資源職能動態匹配和推進學習型組織建設中將發揮重要作用。

[1]孫紹然,田慶軍,王哲.高等學校輔導員工作日志制度建設探析[J].沈陽農業大學學報(社會科學版),2010(5).

[2]李林松,王雨.政務內網應用需求的突破——國家外國專家局內網工作日志系統[J].辦公自動化,2008(14).

[3]崔斌,張天文.高校人力資源管理信息系統的戰略發展與系統設計[J].中國教育信息化,2007(9).