加強公安消防檔案開發利用的認識

劉勝華 李 艷（南通市公安局檔案處，江蘇南通，226006）

加強公安消防檔案開發利用的認識

劉勝華 李 艷（南通市公安局檔案處，江蘇南通，226006）

公安消防檔案是指公安消防部門圍繞防火、滅火和部隊管理教育中心工作建立的工作檔案，內容包括消防執法檔案、消防監督檢查檔案、消防行政許可檔案、火災調查檔案、部隊滅火救援預案與戰例檔案和重要文獻資料等。長期以來，隨著公安消防部隊建設的推進，公安消防檔案工作得到長足發展，公安消防檔案的開發與利用工作效能也日益凸顯，有效地促進了消防事業的持續發展，在服務地方經濟建設、社會發展和保障人民群眾切身利益方面發揮了不可或缺的作用，進一步開發與利用好公安消防檔案也越來越引起業內人士的高度關注。筆者結合20多年來參與和指導消防檔案建設的實踐，就公安消防檔案的開發與利用談幾點粗淺的看法。

一、認識公安消防檔案開發與利用的現實意義

一是有利于為領導層科學決策提供依據。當前，在全面建設小康社會的新形勢下，消防事業作為經濟和社會發展的重要一翼，也必將進入一個嶄新的發展階段。建國以來，雖然我國的消防事業有了長足的發展，但是，仍落后于世界先進水平，還有諸多方面不能適應國家現代化建設的需要。以南通市為例，通過查閱建國以來南通公安消防檔案可以發現，南通的公安消防隊伍建設和公共消防設施建設一直滯后于城市建設和社會發展步伐。近年來，為促進公安消防事業與社會各項事業的同步發展，南通市公安消防部門借助多年的公安消防檔案記載，提請政府解決消防經費投入、消防站建設、消防裝備改善、消防隊伍建設等諸多消防事業發展難題。如比對與蘇南、蘇中的編制人數，向南通市政府提出了現有公安消防警力增長數遠低于蘇南、蘇中兄弟市，不能滿足全市滅火救援需要的實際問題，引起了市領導的高度重視，通過征招414名合同制消防員，有效彌補了消防警力的不足。同時，南通市公安消防部門通過查閱2000年－2015年《南通市消防規劃》，提請市政府落實規劃中的消防站建設，切實解決消防基礎設施“欠賬”問題，在近兩年內，推動政府新增市區消防站3個。此外，南通市公安消防部門還通過查閱南通市2000年以來全市高層建筑增長數、滅火預案以及典型高層建筑火災案例，適時向市政府提出了增配舉高消防車建議并得到批準，全市新增消防云梯車3輛、登高消防車2輛，為公安消防部隊應對高樓不斷增長可能引發的惡性火災，提供了可靠的裝備保障。

二是有利于消防系統加強和改進工作。多年來，公安消防部門圍繞“預防為主，防消結合”的工作方針，將預防火災、防患于未然作為工作重點，做了大量消除火災隱患的基礎工作，每年形成的工作檔案客觀地記錄了本地區不同時期的火災隱患，這些檔案為公安消防部門正確研判消防工作形勢、消除火災隱患、預防火災尤其是重特大火災，提供了第一手的參考資料。與此同時，消防檔案也為完善消防法律法規和技術規范，強化消防安全重點單位管理發揮了積極作用。如從上世紀90年代起，公安消防部門通過火災事故檔案，總結多起群死群傷惡性火災事故的原因和教訓，組織全國各地公安法律和消防技術專家，以已有的消防法律法規為主線，以原始檔案資料為依據，先后修訂完善了《中華人民共和國消防法》和多部消防技術規范，并先后頒布了《建筑工程消防管理規定》（公安部106號令）、《消防監督檢查規定》（公安部107號令）和《火災事故調查規定》（公安部108號令），彌補了我國消防法律、法規、規章和技術規范的缺陷，消防檔案資料對加強和改進消防工作發揮了積極作用。

三是有利于服務人民群眾辦事查閱。對建筑工程進行消防審核、驗收，對公眾聚集場所進行投入使用前或開業前檢查，是公安消防部門的一項重要職能。由于一些建筑和場所使用功能數次變更，經營者幾經易人，在進行二次裝修和轉讓時，因找不到原始的公安消防部門下發的審核、驗收意見書和合格證，無法辦理消防申報手續，也導致了無法申領工商營業執照。為急群眾所急，南通市公安消防部門向社會提供了服務承諾，即凡在消防行政許可檔案中，查實有原建筑和場所消防審批原件，均可提供復印件，作為建筑和場所功能變更、轉讓證明文件，極大地方便了群眾。又如一些居民家中因家用電器故障發生火災，受災戶主在向家用電器生產廠家索賠時，南通市公安消防部門多次接待受災戶和廠家（經銷商）代表查閱火災事故調查卷，使受災戶及時得到賠償，維護了人民群眾切身權益。

二、梳理公安消防檔案開發與利用的薄弱環節

筆者認為，當前的公安消防檔案工作還存在著一些有待改進的方面：

一是“收檔入庫”式的管理觀念與服務實際需要相脫節。一些公安消防機構檔案人員片面理解檔案管理工作的保密性、完整性，為防止檔案丟失，消防執法、行政許可和滅火救援戰例檔案一裝訂成案卷，即收檔入庫不再供人借閱、查閱，導致檔案保管與利用服務工作的人為隔離、脫節，這一現象在基層消防大隊尤為突出。基層消防大隊因人員少、任務重，沒有配備專職的檔案管理人員，對檔案管理、借閱等基礎業務工作沒有配備足夠的警力和人力，大隊內勤或兼職管理人員只負責文書檔案的審核簽字歸檔工作，而消防監督檢查、執法、行政許可和火災調查檔案，按照“誰主辦、誰歸檔”的原則，由具體承辦的消防監督負責簽字歸檔。正因為有簽字歸檔的制度，為防止因丟檔造成的問責，使得消防文書檔案和業務檔案一旦入庫即鎖庫，難以服務現實工作。

二是“陳舊滯后”的管理手段造成服務效能低下。目前，公安消防機構檔案管理工作由辦公室和內勤人員管理，沒有懂業務、會管理的專職人員，很多消防大隊沒有專職檔案員，檔案管理工作大多是由大隊業務參謀或者文職雇員兼任，他們很難全身心地投入檔案管理工作，影響了檔案管理的質量和效能。由于公安消防部隊人員流動性大的特殊性，檔案管理人員相對不夠穩定。有時檔案員剛剛學會立卷歸檔的基本知識，就被調整崗位，新接手的人員又要從零開始，加之缺乏正常的業務培訓，直接影響了歸檔質量，檔案管理不規范的現狀難以適應檔案開發利用的需要。

三是“被動查檔”的工作機制致使檔案管理作用弱化。一方面，一些公安消防檔案管理部門庫室封閉保守，主動服務意識不強，開發和利用檔案只停留在被動查檔上，坐等利用者上門查的思想和作風比較嚴重，沒有主動接軌消防中心工作和階段性重點工作，服務質量與水平大打折扣。另一方面，一些基層消防大隊主動利用檔案的意識不強。如在開展“清剿火患”等消防專項治理活動時，部分基層消防大隊在未調檔查閱摸清本轄區內高層、地下、化工、公共娛樂場所等重點建筑和行業底數的情況下，倉促上陣開展專項治理，因情況不明工作缺乏針對性、條理性和計劃性，在被動應付無法順利推進的情況下，才想到查閱歷年相關檔案，摸清工作情況，理清工作思路，明確工作重點，確保專項治理工作的順利推進。

三、探索公安消防檔案開發與利用的有效途徑

要做好公安消防檔案的開發與利用，解決上述存在的問題，必須在強化管理、提高服務效能與人員素質等方面，進一步加大工作力度。具體講要做到以下幾點：

一要建立動態性工作機制。公安消防檔案建檔的目的，就是完整保留重要工作檔案和文獻資料以便查閱使用。因此，公安消防檔案一定要建立服務現實工作的動態性機制。目前，消防工作階段性專項治理和重點工作較多，如何科學推進消防工作，可通過查閱歷年專項工作檔案，總結成功經驗，排查存在不足，制訂相應的管理規定和工作措施，防止消防行政管理的規章和要求前后矛盾、重復，有針對性地推動工作開展。在修訂消防規劃時，應查閱原有消防規劃的文本、實施進度，以使新修訂的消防規劃更貼近實際、更便于操作，推動消防事業的持續發展。

二要搭建高效快捷的服務平臺。要充分利用計算機和信息系統的高科技手段，通過安裝公安消防檔案管理軟件，建立高效、快捷的電子檔案查閱服務系統，使檔案工作逐步從手工操作轉向計算機管理。要依托公安信息網絡，提高和發揮檔案利用功能，實現檔案資源共享。尤其是推行辦公自動化和消防監督數字化網絡后，檔案部門由后臺走向前臺，成為電子文件和電子檔案收集、存儲、管理的基地，成為信息資源整合、配送、利用的基地，成為事實上的電子文件管理中心，真正實現信息資源的全區域、全時段的共享，真正發揮出公安消防檔案的利用效能。

三要加強對消防檔案業務指導的力度。公安機關檔案主管部門要進一步加強對公安消防部門檔案管理的指導，通過上門指導，或挑選消防官兵和文職雇員定期到檔案處（科）跟班學習等形式，組織檔案人員進行專項業務培訓。在培訓過程中，既傳授公安消防檔案的分類、裝訂等檔案整理基礎業務技能，又傳授消防檔案的規范管理與開發利用專項業務技能。

四要提高檔案管理人員的自身能力。公安消防檔案人員不僅要擁有良好的工作作風、思想素質，還要熱愛檔案管理工作，并具備較高的檔案業務工作能力與水平。檔案人員必須通過加強學習，熟悉檔案的門類、內容、數量以及存放規律，熟悉全宗的構成，尤其是全宗內的重點和珍貴檔案。要時刻關注每一時期的階段性消防工作重點，多與防火、滅火部門溝通、對接，了解他們對檔案利用的需求，做好檔案利用的預測工作，積極主動、有的放矢地開展開發利用工作，切實做到服務好現實工作。

總之，在今后的工作實踐中，要高度重視公安消防檔案的開發與利用，把公安消防檔案的科學管理、合理開發與利用作為推進消防各項工作全面發展的一項重要工作常抓不懈，從切實加強領導，強化檔案開發利用意識入手，進一步建立健全各項規章制度，明確工作職責，在實踐中探索出一套行之有效的公安消防檔案開發與利用的經驗和做法，積極服務于防火、滅火和部隊管理教育的中心工作，為消防事業的可持續發展奠定堅實的基礎。這既是公安消防檔案工作的根本任務，也是加強公安消防業務基礎工作的重要一環，更是新時期公安消防檔案管理者義不容辭的神圣職責。