綜合檔案館館藏建設實踐與思考——以徐州市檔案館為例

葉榮強（徐州市檔案館，江蘇徐州，221018）

綜合檔案館館藏建設實踐與思考
——以徐州市檔案館為例

葉榮強（徐州市檔案館，江蘇徐州，221018）

館藏建設是綜合檔案館進行檔案資源建設的核心任務，依法接收、積極征集是館藏建設的傳統途徑。隨著經濟社會的快速發展，隨著檔案館功能的不斷嬗變，傳統做法已顯不足，迫切要求綜合檔案館切實轉變觀念，拓展接收、提升征集、探索整合、主動采集等多措并舉，在館藏建設上更加積極作為。筆者擬以徐州市檔案館為例，作一分析、研究，以期檔案資源建設工作一以貫之地得到關注、重視。

一、檔案館藏建設主要工作

（一）依法接收檔案

1.加強制度建設。根據檔案法律、法規，結合實際，制定印發《徐州市檔案館檔案接收規范》，適時修訂《徐州市檔案館檔案接收名冊》，為檔案資源建設奠定基礎。

2.加強檔案資源的前端控制。認真貫徹落實國家檔案局8號令，積極指導督促有關單位完成文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表修改編制工作并對其認真審查，督促認真執行。對進館單位在檔案移交前主動聯系、共同協商、嚴把質量關，堅決杜絕“帶病檔案”進館。避免大規模返工，提高效率，確保進館質量。

3.堅持定期接收制度。近年來重點開展了五次規模比較大的接收工作，僅2011－2012年通過接收工作凈增館藏檔案10萬多卷，占館藏檔案總量的一多半。此外還及時接收了清房、非典等重大事件和臨時性機構形成的檔案。

（二）積極征集檔案資料

1.完善檔案征集制度。成立徐州市檔案館檔案資料征集鑒定委員會，負責對征集進館的檔案資料進行甄別、界定和價值評估，對征集工作進行規劃指導。及時修訂征集辦法，完善征集網絡，保證征集工作切實有效開展。

2.加強地方名人檔案征集。制發《關于征集領導同志留存的有價值檔案資料的通知》，開展全市領導同志留存有價值檔案資料征集工作。為慶祝建黨90周年，開展黨史檔案資料專項征集活動，約征集有價值黨史資料20件（冊）。征集談小五、吳光道、馮克玉、張振漢、蔣自明、張協和等徐州籍名人檔案資料100余件進館。

3.加強地方歷史和重大活動照片征集。抓住新城區搬遷機遇，接收市委宣傳部保管的照片（底片）檔案6萬余張。征集2012年第十五屆人大會、第十四屆政協會會議現場照片344張，以及由徐州市黑鏡頭影像工作室創意并拍攝的“2011天天拍”——在古彭廣場拍下的見證2011年徐州發展變化的2萬張照片，豐富了照片專題檔案資源庫。

4.與新聞媒體合辦專欄，引導捐贈。在《彭城晚報》專欄上刊登《中外名人演講錄》、《苗蔭南像集》、《孔憲質日記》和故黃河等專題檔案，受到各界的好評，收到征集線索30余條。百歲老人張紹堂將珍藏的1923年版《徐州游覽指南》無償捐贈給市檔案館。

二、檔案館藏建設主要成效

（一）館藏總量迅速增長。徐州市檔案館現有館藏檔案資料269373卷（冊）、件，目前的館藏總量比2010年增長58.8%。

（二）館藏結構更趨合理。館藏檔案是館藏的主體，占92%。館藏檔案門類多達36種，科技和專門檔案已占到館藏檔案數量的36%。

（三）館藏特色初步形成。記載地方歷史文化的檔案資料豐富，記載地方政治特色的檔案數量齊全，記載地方經濟特色的檔案數量較多，記載地方文化特色的檔案成為鎮館之寶。

三、檔案館藏建設主要經驗

（一）實現檔案資源超前控制。將檔案接收納入業務指導職責，建立業務指導部門負責確定進館范圍、時間和質量，檔案管理部門負責清點進館檔案實體數量，檔案保護部門負責驗收進館檔案機讀目錄數據庫和實體消毒的這一檔案進館有機合作新機制，有效實現了進館檔案的超前控制。

（二）實現檔案征集與檔案編研良性互動。堅持“以編帶征、以征促編，征編互動、共同提升”工作思路，以編研項目推動征集項目專題化，加強檔案資料征集工作成效性；以編研活動促進征集活動日常化，加強檔案資料征集工作針對性；以編研成果顯現征集成果系統化，提升檔案資料征集工作影響力，不斷推動檔案資料征集工作突破性發展。

（三）實現檔案征集多項常態化工作機制。長期堅持與新聞、文化、史志工作者和文史資料收藏愛好者保持密切聯系，初步形成重大活動新聞照片協商復制、新出版文史書籍主動進館和社會散存稀少性地方文史資料定向征購等多種檔案資料征集工作機制，較好地補充了館藏地方特色。

四、檔案館藏建設主要問題

（一）館藏總量相對偏少，部分歷史階段檔案缺乏。檔案館沒有接收國有企業和各類有關民生的檔案，“文革”檔案散失嚴重，部分單位1966年至1969年期間幾乎沒有檔案。

（二）“有檔無處存，有庫無檔存”現象引起社會關注。原有的檔案館進館范圍較小，大量有價值的檔案沒有專業庫房保存。二級機構檔案不能進館，專業檔案沒有被列入進館范圍。電子檔案、數碼照片和音頻、視頻光盤等新型載體檔案沒有被列入接收要求，長期處于沒有專門庫房保管狀態。大量破產企業（包括國有、集體和民營企業）檔案管理面臨無場地、無人員、無資金局面，這一現象已經引起社會關注，政協委員已有多次提案。與此同時新建的檔案館庫房設計庫容較大，一定時間內存在庫容浪費現象。

（三）“有檔無人征，有人無檔征”現象普遍。檔案館館藏中來自征集社會散存檔案的比例仍然極小。重大活動、重大項目、重大事件形成的有紀念意義的實物檔案長期處于散存狀態，沒有被及時征集。一些重要歷史檔案被社會爭相收藏。檔案館雖有機構、有人員，但限于財力、認識不一和專業技能的不足，征集成果往往不佳。

（四）地區性檔案資源仍較分散。檔案資源整合，是許多檔案館館藏建設行之有效的新途徑。徐州市檔案館僅接收了公安、檢察、國土、法院、房產檔案館、城建檔案館等單位的專業檔案數據，初步掌握了全市各級各類檔案機構保管民生檔案狀況，難以滿足社會需求。

五、檔案館藏建設對策思考

（一）確立“大檔案”觀念，實現檔案資源建設的新自覺。

綜合檔案館應結合深入貫徹落實科學發展觀，認真組織學習、領會《全國檔案事業發展“十二五”規劃》明確的檔案工作指導思想、主要目標和主要任務要求，在檔案資源建設指導思想上與時俱進，做到“凡是涉及人民群眾的檔案，凡是人民群眾需要利用的檔案，凡是對經濟社會發展有用的檔案，都要納入檔案資源建設體系，保證經濟社會發展全過程和各領域形成的檔案應建盡建，全面覆蓋”。要真正確立“大檔案”觀念，明確“國家檔案資源體系應該既包括各級國家檔案館已經和準備接收的檔案，也包括各級國家檔案館尚未和不準備接收的檔案；既包括黨政機關、團體、國有企事業單位的檔案，也包括民營企業、各種經濟與社會組織以及家庭的檔案；既包括‘紅頭文件’之類的檔案，也包括大量的各類專門業務檔案；既包括反映黨和國家重點工作及各單位基本職能的檔案，也包括反映個人各方面權益的檔案；既包括紙質檔案，也包括錄音、錄像、電子等磁介質檔案，從而全面收集、全面管理”。切實認識“在改革開放、信息化、社會轉型的大背景下，我國檔案資源建設呈現出鮮明的開放性拓展態勢”，在思想和行動上提高自覺，突破傳統思維定式，充分運用法律、行政、經濟、文化等優勢，靈活運用多種手段，多措并舉，積極拓展途徑，促進檔案資源建設新發展。

（二）深入貫徹落實國家檔案局8、9號令，實現檔案接收工作的新拓展。

1.加強文件歸檔工作的指導和監督。繼續深入貫徹國家檔案局8號令，積極做好國家檔案局《國家基本專業檔案目錄》的貫徹。《國家基本專業檔案目錄》將涉及國計民生所必須的、最重要、最基本的檔案種類列入了目錄體系。各級機關、團體、企事業單位，都要及時制定和修改本單位的文書檔案及各種專業檔案特別是新形成的專業檔案的歸檔范圍和保管期限表。檔案行政管理部門一方面要及時幫助新成立的各種社會組織、經濟組織制定文件歸檔范圍和保管期限表，建立檔案；一方面要加強對已建立檔案單位立卷歸檔工作的監督檢查，督促他們按照修改后的歸檔范圍把應歸檔的文件全部歸檔。

2.認真落實國家檔案局9號令，擴大綜合檔案館接收工作。《各級各類國家檔案館收集檔案范圍的規定》的頒布，標志著我國各級國家檔案館檔案資源建設步入了新的發展階段。它不僅根據社會發展新情況重新明確了各級各類檔案館的收集檔案范圍，而且對具體檔案館的收集范圍細則的制定程序提出了明確要求。綜合檔案館一定要認真學習、精心謀劃、廣泛調研，科學編制好更具科學性、合理性，更符合實際的實施細則。在接收范圍上，不僅要補充納入法院、檢察院、國有企事業、典型性二級單位和改制企事業單位，更要重視把本行政區內重大活動、重大事件檔案，涉及民生的檔案列入綜合檔案館的收集范圍；在接收種類上，不僅要明確接收文書檔案，更要明確接收各單位業務檔案，也要接收那些關系國計民生的公眾記錄；在接收內容上，不僅要接收黨務、政務檔案，更要重視接收經濟類、科技類、文化類甚至民俗類檔案；在接收形態上，不僅要接收實體性檔案，更要重視同步接收相對應的電子檔案；在接收載體上，不僅要接收紙質檔案，更要重視音頻、視頻、數據庫等多媒體檔案；在接收時間上，要根據單位性質、規模、保管條件情況，在堅持有利于國家檔案資源建設、有利于人民群眾利用原則前提下靈活確定。

3.在檔案接收工作上尋求新突破。一是探索提前接收。《檔案法》規定，在各立檔單位保存年滿10年的檔案方可移交市縣檔案館保存，這就造成了進館時間的滯后，與社會各方面對檔案的及時查閱利用形成矛盾，特別是分散保存在各單位的民生檔案。要解決這個矛盾，必須打破以前的條條框框。要改變過去傳統的接收做法，主動深入到各立檔單位調研、了解情況，提出積極建議,動員他們提前向檔案館移交。二是盡快啟動電子文件、電子檔案接收工作，探索檔案工作數字化“一條龍”服務機制。以檔案數字化為手段，以提升檔案管理整體水平為目標，探索將檔案資料的收集整理、全文數字化掃描、目錄錄入、裝訂、消毒殺蟲和接收進館等環節有機銜接起來，一次完成，并開展電腦查閱利用，形成檔案資料“一條龍”服務機制，為立檔單位順利接收進館創造條件。三是探索接收非國有單位和個人形成檔案正常接收工作。

（三）加大征集力度，實現檔案資料征集工作的新提升。

1.積極推進征集工作規范化、標準化建設。完善市檔案館征集檔案資料鑒定委員會審核機制，加強徐州地方文化名人建檔工作。建立健全徐州市珍貴檔案史料評選工作長效機制，不斷豐富徐州市珍貴檔案文獻目錄。建立并逐步完善檔案文化建設專家顧問、檔案資料專兼職征集員、信息員三支隊伍，進一步強化檔案文化建設組織保障。開展市外檔案資料征集工作調研，創新檔案征集新機制。要擴大檔案收集面，以復制、交換、接受捐贈、協商征購、接受寄存等多種方式，收集散存在社會上的檔案、資料，收集重要的民營企業和家庭檔案，以進一步豐富館藏資源。切實重視重大活動和事件檔案的收集。凡是重大活動和事件的檔案資料都要想方設法積極聯系接收,千方百計爭取及時征集進館。借鑒博物館文物征集成熟經驗，制定征集交接協議，明確捐贈人權利和義務，規范交接程序，杜絕征集成果返流現象。

2.積極征集散存珍貴檔案資料。加強與黨委辦、政府辦、宣傳部、黨史辦、修志辦等相關單位的橫向聯系，動員他們將本單位保管的珍貴檔案資料向檔案館移交。要嘗試多種征集方式，變單一的捐贈為捐贈、寄存、征購、代管等多種征集方式。

3.建立實況采集等新機制，確保重大事件檔案完整收存。學習外地先進檔案館經驗，組建專門隊伍，配備相關人員和設備，采取現場拍攝、錄制和網絡采集等多種方式，主動形成為社會為歷史所需要的檔案，如參加重大活動、重大項目的拍攝，實施城鄉建設記憶工程，或者通過網絡采集本地區重要電視新聞和專題節目等，徹底改變珍貴照片和音像檔案零散進館、長期被動征集局面，積極構建資源建設的有效補充形式。

（四）探索檔案資源整合，實現多方共贏。積極探索區館合并或共建、館際合作、集中備份、館室合作、信息整合、網絡共享等檔案資源途徑，努力促進分散的檔案資源更加集中，尤其是國家檔案資源向國家檔案館集中，力求國家檔案資源不流失，公共檔案保管條件不浪費。一方面便于社會利用，另一方面減少整體保管成本，努力實現檔案形成者、管理者和利用者、受益者的多方共贏。

［1］李忱.構建檔案資源體系的又一重大舉措——深入學習貫徹國家檔案局9號令.中國檔案，2012(2)。

［2］楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話.中國檔案，2011(1)。

［3］馮惠玲.檔案記憶觀、資源觀與中國記憶數字資源建設.檔案學通訊，2012(3)。

［4］謝波、吳建華等.理念與范式——檔案工作新探.南京大學出版社，2011年7月版。