加強和改進中學檔案管理的思考

董 靜（江蘇省豐縣中學，江蘇豐縣，221700）

加強和改進中學檔案管理的思考

董 靜（江蘇省豐縣中學，江蘇豐縣，221700）

中學檔案工作是中學教育一項重要的基礎工作，是基層檔案工作的重要部分。隨著教育現代化工程的推進，作為考量教育現代化的指標之一，中學檔案管理工作越來越引起重視。筆者作為一名基層中學的檔案管理工作者切身感受到這一變化。但同時，中學檔案管理工作仍然存在著一些問題和矛盾，與檔案管理規范化和教育現代化要求不適應，加強和改進中學檔案管理工作迫在眉睫。

中學檔案管理現狀與問題

筆者對江蘇、山東等縣市29所中學的檔案管理現狀（主要包括檔案管理人員狀況、管理手段、管理制度、工作體量、發揮作用等）做調研，發現中學檔案管理工作現狀堪憂。具體表現在：（1）檔案管理工作常規不常態。隨著教育科學化、現代化的推進，檔案管理工作在中學已普及，其從無到有，已經成為各校一項常規性工作。但常規不常態，疏于日常管理，忙于突擊應付年終檢查、上級審核、驗收評比，“領導抓時緊一緊，領導不抓放一放”的現象較為普遍。（2）檔案管理人員兼職不專業。在筆者所調研的29所中學的29位檔案管理人員中，有20位兼著秘書、圖書管理員、實驗室管理員等工作職責。規模較大的學校雖然配備了專職的檔案管理人員，但大多沒有受過專業訓練。在調查的檔案管理人員中，擁有檔案管理專業本科以上文憑的為0，有的甚至文化水平很低，直接影響了檔案管理的規范化、科學化水平。（3）檔案管理制度上墻不上心。調查的29所學校都擁有自己的檔案室，大多在檔案室懸掛檔案管理的制度，但制度內容泛泛且并未能深入人心（30%的管理人員答不上學校檔案管理制度的核心內容），制度大多流于形式，并未得到真正的貫徹執行，導致檔案管理工作隨意性大，檔案得不到及時整理，散失、泄密現象時有發生（18所學校近五年內發生過此類事故）。（4）檔案管理手段落后不現代。目前中學檔案管理中，現代化工具鮮見身影，配備檔案管理專用電腦的學校占比不足50%，一些檔案室即使配備了電腦，也未能在檔案管理中發揮應有的作用。（5）檔案管理價值埋沒未發掘。檔案管理工作被認為是“閑職”、“無所事事”，大部分學校檔案管理工作只停留在檔案整理和保存階段，未能發揮其應有的教育和服務功能。

加強和改進中學檔案管理的重要性

加強和改進檔案工作有利于更好地積累中等教育史料。檔案學家沈兼士曾經說過：檔案是未摻過水的史料。學校檔案產生于學校形成、發展、變化的全過程,同時又貫穿于學校教育教學工作及其組織、管理的各個方面，真實地記錄了學校的發展軌跡，是學校重要的信息資源。通過學校檔案，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的沿革和演變情況,更好地總結學校自身形象和建設的得失成敗。目前的中學檔案管理工作恰恰忽視了這一宏大的敘事積累作用，將檔案工作脫離歷史的、時代的背景，孤立、簡單甚至粗暴地加以對待，這是對教育、對歷史極不負責任的態度，亟需改變。

加強和改進檔案工作有利于更好地服務學校和社會。檔案的核心使命是公共服務。檔案記錄著學生老師的成長軌跡，保存著教育教學的經驗成果，是學校師生學習借鑒和教學科研所不可或缺的重要知識資源。國外許多中學的檔案館是對公眾開放的，強調在社會參與和社會互動中實現其服務功能和社會效益。就當下中學檔案工作而言，管理者的素質不高、信息化手段落后、管理效率低下等缺陷使得檔案的作用難以充分發揮，從而嚴重制約了學校檔案工作的發展。

加強和改進中學檔案管理工作的對策

新時期對中學檔案管理工作提出了新要求，加強和改進中學檔案管理工作要注重從專業化、制度化、規范化、科學化、執行力、服務性等方面下功夫。

第一，切實加強對中學檔案工作的重視。中學的功能不僅在于提供中等教育，還在于傳承價值和文明；加強檔案管理工作，不是游離于教學之外的舍本逐末，而是有益于教學、有益于整個教育事業發展的大計。領導者唯有轉變觀念，切實認識到檔案管理的重要意義，才能用正確的理念來指導檔案工作。

第二，大力提升檔案管理人員的專業素養。一方面是提升現有檔案管理人員的能力水平，通過組織專業培訓、建立激勵機制、定期考試檢測等，多種形式促使管理人員不斷增強學習意識和動力，不斷提高自身的專業知識和計算機、數據庫管理能力。另一方面，吸納專業人才到中學從事檔案管理工作。檔案工作既是一門科學，又是一門技藝（弗蘭克·G·伯克）。擁有檔案學專業文憑和技能的人員不僅具備專門的技藝，同時也會對檔案工作抱有更多的熱情和敬畏，要創造有利條件吸引其從事中學檔案管理工作，這有利于從根本上改善從業人員的結構。

第三，確保落實檔案管理各項規章制度。一方面，學校要根據《檔案法》和學校實際，制定檔案管理制度，做到有章可循、有法可依。制度宜細不宜粗，從檔案材料收集、整理、編目等，力求做到組卷合理、編目清楚；對學校各種檔案進行科學分類、形成體系,做到系統化；編制實用、系統的檢索工具，逐步建立完善檢索體系。另一方面，要確保制度的落實。僅以檔案收集為例，筆者所在學校在管理現代化手段尚不完全具備的條件下，為了確保信息收集全面詳實，實行校領導抓教研組、教研組抓各學科，分解任務，層層落實，檔案網絡覆蓋到學校各個角落，不留空白和死角，從而實現了時時在管理，事事見檔案，處處留資料，將檔案管理滲透到教育教學管理的全過程，取得了較為顯著成效。

第四，全面強化現代化手段的應用。檔案管理現代化是大勢所趨，各學校應該根據自身條件，逐步采用計算機、縮微、光盤、多媒體等技術，提高檔案管理的效率。同時在檔案管理過程中，要重視改進和完善工作流程，利用信息自動化管理平臺，實現學校信息的產生、處理、傳遞、留存和使用的隨時監控，將檔案信息管理的事后模式，改造為信息資源產生與管理的即時模式，充分發揮信息在教學活動中的支持作用。

第五，有效發揮服務學校社會的功能。要把開發檔案信息資源作為檔案工作的重中之重，使檔案管理更好地為教育教學、師生和社會服務。如編制各類檢索工具，錄入室藏檔案目錄，實現便捷快速的計算機檢索；編纂校史，為有需要的老校友提供學校相關的歷史檔案、圖片，出具證明材料，尋找記憶線索等；利用學生檔案為招生、畢業生報考提供有說服力的咨詢幫助等。

［1］林昕：中學檔案的特點與管理對策，《才智》，2008年第15期。

［2］杜梅：檔案工作核心使命是公共服務國外經驗值得借鑒，2011年9月5日新華網：http://news.xinhuanet.com/politics/2011-09/05/c_121966038_2.htm