溝通與管理，構(gòu)建基于大學(xué)城空間的科研管理服務(wù)系統(tǒng)

王懿

（湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處，湖南株洲412000）

溝通與管理，構(gòu)建基于大學(xué)城空間的科研管理服務(wù)系統(tǒng)

王懿

（湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處，湖南株洲412000）

科研工作是高職院校工作的重要組成部分，科研管理信息化體系由科研數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)以及科研溝通服務(wù)系統(tǒng)兩大框架構(gòu)成。本文通過湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院基于大學(xué)城空間構(gòu)建科研管理服務(wù)系統(tǒng)為例，闡述兩大系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)性，并對當(dāng)前高職院校在科研管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建過程中存在的主要問題、主要矛盾及其解決方案和應(yīng)對策略進(jìn)行了細(xì)述和分析。

大學(xué)城空間；科研管理；溝通與管理

一、溝通與管理在科研管理中的內(nèi)涵

溝通在《大英百科全書》的解釋是：“用任何方法，彼此交換信息。”從管理的角度出發(fā)，特別是工作職能特性的要求出發(fā)，“溝通”可以被定義為:溝通是信息憑借一定符號載體，在個人或群體間，從發(fā)送者到接受者進(jìn)行傳遞，并獲取理解的過程。若要使溝通成功，信息不僅需要被傳遞，而且還需要被理解。如果存在完美的溝通，那應(yīng)是：信息經(jīng)過傳遞后，接受者與發(fā)送者的感知完全一致。

科研管理工作涉及很多個方面，狹義的理解是圍繞成果和項目的管理展開，包括成果的管理、宣傳、獎勵、檔案和項目的申報、中檢、結(jié)項等，是一種以數(shù)據(jù)為中心的管理模式。但科研數(shù)據(jù)管理僅僅是復(fù)雜工作內(nèi)容之一，作為科研管理部門，重點工作在于引導(dǎo)科研發(fā)展方向，推動教、學(xué)、研建設(shè)與改革；推動科研機(jī)構(gòu)發(fā)展；組織、培育、協(xié)調(diào)與管理科研項目；選拔、培養(yǎng)和引進(jìn)科研人才；組織申報優(yōu)秀科研成果獎勵；推進(jìn)科學(xué)研究工作的國內(nèi)外交流與合作；管理科研領(lǐng)域?qū)W科建設(shè)和科學(xué)研究工作其他相關(guān)業(yè)務(wù)。這是科研管理工作的廣義理解?？蒲泄芾砉ぷ魇菍Ω鞣N資源進(jìn)行合理、有效的配置和利用?？蒲泄芾砉ぷ鞯倪^程就是信息的傳遞與反饋的過程?？蒲泄芾碚咦钪匾墓δ苁前芽蒲行畔?zhǔn)確地傳遞到科研人員（被管理者），指引和幫助他們完成目標(biāo)。這一過程就需要進(jìn)行大量的溝通。

二、溝通與管理在科研管理中的作用

通用電器公司原總裁Jack·Welch說“Management is communication,communication，and then communicate（管理就是溝通、溝通、再溝通）”。大量的研究證明：科研管理的過程是研究管理者和科研人員（被管理者）持續(xù)不斷溝通的過程，以形成最后的科研數(shù)據(jù)與成果。所以科研管理工作不僅包含科研成果數(shù)據(jù)的管理，更應(yīng)包含科研工作的溝通管理。

科研工作的成功，溝通管理至關(guān)重要。良好的組織溝通，尤其是暢通無阻的上行下通的溝通，雙方得以準(zhǔn)確而有效地獲得各自所需要的信息；雙方能互相討論、啟發(fā)，共同思考、探索，能迸發(fā)出創(chuàng)意的火花；可以起到振奮士氣、提高效率的作用。

溝通有六方面的意義：一是可以幫助管理與被管理雙方提升能力；二是能及時有效地掌握科研工作情況和工作心態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題解決問題，確保工作方向和工作結(jié)果的正確；三是能客觀地評價工作業(yè)績；四是能提高雙方的參與感、工作積極性和滿意度；五是通過有效的溝通發(fā)現(xiàn)自己的不足和短處，確立改進(jìn)的重點和改進(jìn)的方向；六是有效溝通是雙方情感和工作交流的契機(jī)，是雙方表達(dá)自己工作感受的重要時機(jī)。

1.完整的溝通過程包括七個環(huán)節(jié)：

（1）溝通主體，即信息的發(fā)出者或來源；

（2）編碼，指主體采取某種形式來傳遞信息的內(nèi)容；

（3）媒體，或稱溝通渠道；

（4）溝通的客體，即信息的接收者；

（5）譯碼，指客體對接收到的信息所作出的解釋、理解；

（6）作出反應(yīng)，也即體現(xiàn)出溝通效果；

（7）反饋。

編碼（Encoding）、譯碼（Decoding）和溝通渠道（Channel）是溝通聯(lián)絡(luò)過程取得成效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它始于主體發(fā)出信息，終于得到反應(yīng)。

2.溝通的方式有以下七種：

（1）電子郵件方式——雙方之間文本文件、音頻、視頻文件的溝通；

（2）備忘錄方式——提供正式的溝通關(guān)鍵性的政策和工作程序；

（3）即時消息方式——可實時地交流；

（4）狀況會議方式——提供狀況的更新和工作回顧；

（5）電視電話會議方式——提供一個身處異地的參與溝通的媒介；

（6）留言方式——相關(guān)全體人員正式溝通狀況、進(jìn)展和目標(biāo)；

（7）實地溝通方式——面對面地溝通。

三、科研管理信息化體系構(gòu)成

科研管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)科研工作數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，形成一個及時更新的科研數(shù)據(jù)中心，全面、實時、準(zhǔn)確提供學(xué)校的有關(guān)科研數(shù)字化信息，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)科研決策提供輔助支持，為學(xué)校教師開展科研活動提供方便快捷的服務(wù)，為科研管理人員開展工作提供極大的便利。

根據(jù)現(xiàn)有狀況，科研管應(yīng)解決如下問題：

（1）科研數(shù)據(jù)不全面，難以全面反映單位、個人以及學(xué)校的科研現(xiàn)狀。

很多高校將科研數(shù)據(jù)的管理實施于科研成果和項目的管理，忽視了科研人員、學(xué)術(shù)報告、學(xué)術(shù)會議、科研機(jī)構(gòu)等科研數(shù)據(jù)也是反映科研水平的重要依據(jù)，這使得科研數(shù)據(jù)難以全面反映個人、部門以及學(xué)校的科研現(xiàn)狀。

（2）工作方式落后，工作負(fù)擔(dān)較重。

目前很多高?？蒲行畔⒉杉图庸さ男畔⒒潭炔桓撸蒲泄芾磉€處于手工狀態(tài)，通過Excel、Word等日常辦公軟件來處理數(shù)據(jù)，用簡單的一些編程技術(shù)，實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的錄入、查詢、刪除和更新。這些方法在一定程度上也能起到規(guī)范數(shù)據(jù)的作用，但要消耗科研人員大量的時間和精力，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性難以保證。

（3）信息傳遞不流暢，流轉(zhuǎn)失真且速度慢。

科研管理工作沒有融入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，導(dǎo)致科研管理人員和科研人員之間以及科研人員之間不能有效地溝通，科研人員不能及時了解學(xué)校的科研狀況，科研人員之間不能得到有效的溝通，致使從事科研的教師不能充分利用本?？蒲匈Y源，造成科研信息不流暢，傳遞速度慢的弊病。

（4）參與科研管理的人員單一。

科研管理不僅需要科研管理人員參與，也需要廣大科研工作者的參與，只有廣泛地參與，才能調(diào)動廣大科研人員的積極性和科研熱情，才能使學(xué)校的科研活動搞得有聲有色。但由于觀念和工作方式的落后，科研人員并沒有參與進(jìn)來，形成科研管理人員孤軍奮戰(zhàn)的局面。

（5）科研資源共享程度低。

由于科研管理信息化程度不夠，科研人員在獲取本?？蒲行畔r存在障礙，不能及時了解和利用本?？蒲匈Y源，因此科研人員之間缺少了必要的交流和溝通，科研參考和尋求科研合作比較困難。

科研管理系統(tǒng)是科研管理信息化的核心部分，不僅要有科研管理功能，還要有溝通交流的功能?？蒲泄芾硐到y(tǒng)從結(jié)構(gòu)上可以分為核心業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)服務(wù)等三個部分，核心業(yè)務(wù)流程包括數(shù)據(jù)審核、在線辦公、項目申報中檢結(jié)項、科研考核、年度統(tǒng)計五個環(huán)節(jié)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫包括科研機(jī)構(gòu)、科研人員、科研項目、科研經(jīng)費(fèi)、科研成果、學(xué)術(shù)活動、科研獎勵、期刊源等數(shù)據(jù)庫。服務(wù)系統(tǒng)包括用戶管理、角色權(quán)限、數(shù)據(jù)管理、參數(shù)設(shè)置等服務(wù)。科研管理系統(tǒng)從業(yè)務(wù)模塊上可以分為機(jī)構(gòu)管理、人員管理、項目管理、成果管理、學(xué)術(shù)活動、項目申報與評審、項目中檢終結(jié)、科研考核、科研統(tǒng)計、網(wǎng)站管理、網(wǎng)上辦公和系統(tǒng)維護(hù)等十幾個子系統(tǒng)。

總體來說科研管理信息化系統(tǒng)應(yīng)包括科研數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與科研溝通服務(wù)系統(tǒng)兩大部分。

四、基于大學(xué)城空間的科研管理服務(wù)系統(tǒng)

湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院設(shè)計與實現(xiàn)了科研信息管理平臺，該平臺是一個B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，主要管理學(xué)院的科研檔案、項目狀態(tài)、科研人員、科研成果、科研設(shè)備、統(tǒng)計報表等。其功能組成如圖1所示。

圖1 科研信息管理平臺

科研信息管理平臺的建立，及時、準(zhǔn)確地存儲了各項科研數(shù)據(jù)信息，降低了科研管理工作及科研工作的難度，使科研選題、立項、進(jìn)度跟蹤、成果鑒定、成果推廣更加科學(xué)化，減少了重復(fù)性的研究；同時，大大減輕科研管理人員的勞動強(qiáng)度、提高工作效率、節(jié)省辦公費(fèi)用，在科研管理過程中進(jìn)一步條理化、規(guī)范化、數(shù)字化，大大提高管理效率。信息量的增加，信息流及反饋速度的加快，使科研項目的選擇和研究也更符合市場的需求；科學(xué)的監(jiān)督和管理為成果的產(chǎn)出質(zhì)量提供了保證，科研成果的轉(zhuǎn)化也會相對容易。而且，此平臺的使用，使學(xué)院各部門能及時地、動態(tài)地完成各類科研數(shù)據(jù)信息的輸入、查詢、統(tǒng)計工作，真正實現(xiàn)資源的共享，為輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科研管理決策提供有力的信息支持，有助于學(xué)校整體科研工作水平的提高，但其缺點也非常明顯，它無法滿足科研工作過程中的溝通需求。

溝通服務(wù)系統(tǒng)是基于大學(xué)城空間構(gòu)建的，它通過身份認(rèn)證技術(shù)和管理機(jī)制建立與現(xiàn)實對應(yīng)的組織群體，提供了信息檢索、欄目設(shè)置、信息發(fā)布、點對點信息傳遞、群組互動、私信、同步登錄等功能。只要能連接上互聯(lián)網(wǎng)，即可在其中建設(shè)和應(yīng)用資源，不同的群體完全平等，從而解決“信息落差”、“知識分隔”和“貧富分化”，從而縮小“數(shù)字鴻溝”。同時它的共享資源建設(shè)，為公眾提供有效的業(yè)務(wù)服務(wù)。它彌補(bǔ)了科研信息管理平臺的不足，而且大學(xué)城空間的“同步登錄”功能使兩個系統(tǒng)平臺有機(jī)地結(jié)合起來，其結(jié)構(gòu)如圖2所示。

圖2 溝通服務(wù)系統(tǒng)

圖2中的“信息發(fā)布系統(tǒng)”用于溝通的共性處理。它的作用在于使學(xué)院教師隨時隨地的獲取所需科研信息，如：某月工作計劃、某項目申報通知、指南、某項目管理文件、申報書、結(jié)題表格等。

圖2中的“溝通系統(tǒng)”用于溝通的個性處理。如：社科類課題申報通知發(fā)布后，可采用群組系統(tǒng)將通知轉(zhuǎn)發(fā)至社科類教師，并附上相關(guān)管理文件、申報指南、申報表格、填寫要點、管理文件，可參考案例等地址；又如：可使用點對點系統(tǒng)與在研項目主持人實時地溝通某些具體性問題，解答相關(guān)疑問等；再如：可使用留言系統(tǒng)針對某學(xué)術(shù)會議缺席人發(fā)布會議主要內(nèi)容、參考資料、會議聲、視頻等資料。

經(jīng)初步統(tǒng)計，在2011年中，湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處通過“溝通服務(wù)系統(tǒng)”發(fā)布各類信息291條，音、視頻112個，信息數(shù)達(dá)1.5萬余次，受影響教師占學(xué)院在職員工的93.5%。全院教師的科研工作能力也有了長足進(jìn)展，具體表現(xiàn)為：

（1）學(xué)歷層次全面提升：大學(xué)本科學(xué)歷教師較2010年提升6.4%；研究生學(xué)歷教師較2010年提升6.8%；副高職稱教師新增2人；正高職稱教師新增3人。

（2）科研能力上檔次：

1）獲省市級以上立項課題數(shù)44項，較2010年增加14項；

2）完成橫向應(yīng)用技術(shù)科研項目31項（財務(wù)到帳金額200余萬元），較2010年增加18項（財務(wù)到帳金額較2010年增加50余萬元）；

3）公開出版專著5部，較2010年提升1部；公開發(fā)表論文349篇，較2010年提升121篇（其中被SCI、EI、ISTP檢索9篇，較2010年增加3篇）；

4）獲省市級以上論文獎35篇、獲省市級以上科研成果獎24項、省科技進(jìn)步獎1項、省市級以上優(yōu)秀社會科學(xué)成果獎4項，各類獲獎較2010年增加17項（篇）；

5）指導(dǎo)學(xué)生參加各種技能競賽（比賽）或創(chuàng)新大賽獲獎18項，較2010年增加5項（人次）。

（3）實踐技能上層次：“雙師”素質(zhì)教師達(dá)到114人，占教師總數(shù)的71.3%。

五、總結(jié)

溝通作為管理的一個前提和重要方面在高校科研管理中正扮演著越來越重要的角色，為了提高科研管理的水平，科研管理工作者必須轉(zhuǎn)變管理方式，重視溝通管理，設(shè)計與構(gòu)建豐富多彩、方便、快捷、直觀的溝通系統(tǒng)，不斷地總結(jié)溝通技巧，提高溝通水平。☉

參考資料：

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[5]王瑞華,路玲,何松林.以人為本，做好科研管理工作[J].河南科技,2005(6).

[6]Thomas H.Davenport,Lawrence Prusak.Working knowledge:How organizations manage what they know[M]. Harvard Business Press,2002.

（編輯：楊馥紅）

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：1673-8454(2012)13-0028-03