高職教學(xué)檔案管理研究

劉國華

（江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 句容 212400）

高職教學(xué)檔案管理研究

劉國華

（江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 句容 212400）

針對高職教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理的探索與實踐，本文從教學(xué)檔案的作用、內(nèi)容構(gòu)建、存在問題等幾個方面，探索了高職教學(xué)檔案的管理方法，旨在為其他同類院校提供借鑒。

高職；教學(xué)檔案；管理

隨著高職教育的發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，教學(xué)檔案管理工作在高職院校教學(xué)工作中的作用日益突出。高職教學(xué)檔案是具有利用價值的文字、圖表、聲像、光盤等不同載體的教學(xué)和管理資料的總稱。教學(xué)檔案作為教學(xué)活動的原始記錄憑證，是反映教學(xué)過程的系統(tǒng)而完整的歷史資料，是進(jìn)行教學(xué)改革和教研活動的基礎(chǔ)資料，也是研究和處理問題的原始證據(jù)。教學(xué)檔案直接來源于院系教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教育研究活動中。隨著教學(xué)水平評估、國家示范性高職院校建設(shè)、院系二級管理的穩(wěn)步推進(jìn)，通過幾年的探索，教學(xué)檔案的建設(shè)與管理基本處于一種良性循環(huán)狀態(tài)。

教學(xué)檔案的作用

教學(xué)檔案為學(xué)院的發(fā)展和改革提供依據(jù) 通過對具有完整性、原始性、系統(tǒng)性的教學(xué)檔案分析研究，可以了解學(xué)院現(xiàn)狀和師生的具體特點，為決策者制定科學(xué)合理的師資隊伍建設(shè)規(guī)劃和學(xué)院的遠(yuǎn)景發(fā)展規(guī)劃提供理論上的支撐，同時可從中汲取經(jīng)驗和成果，不斷提高辦學(xué)質(zhì)量。

教學(xué)檔案為提高教學(xué)質(zhì)量和師資水平提供依據(jù) 教學(xué)檔案是歷史憑證和真實記錄，是反映教學(xué)管理、教研水平的依據(jù)，能夠為教科研管理提供參考，是進(jìn)行教學(xué)改革和教研活動的重要基礎(chǔ)資料。

教學(xué)檔案是教學(xué)水平評價工作的重要基礎(chǔ) 教學(xué)檔案為客觀評估教師、全面分析學(xué)生提供了翔實具體的資料，通過它可以了解教師、學(xué)生的特點，有針對性地提高師資水平，做好學(xué)生管理工作。

教學(xué)檔案是教學(xué)檢查、評比評估的重要依據(jù) 教學(xué)檔案材料直接來源于一線教學(xué)，在教學(xué)評比評估工作中是非常重要的一環(huán)。通過對教學(xué)檔案的查閱，進(jìn)行橫向縱向的比較分析，能夠客觀反映院系教學(xué)水平，同時教學(xué)檔案是否齊全、規(guī)范，教學(xué)管理工作做得好壞也可以直接反映院系的教學(xué)管理水平。

教學(xué)檔案是具有重要價值的交流紐帶 無論教學(xué)檔案屬于紙質(zhì)化還是電子化，都具有校內(nèi)校外的交流價值。教學(xué)檔案在教學(xué)實踐和教學(xué)管理過程中不斷產(chǎn)生和更新，信息化時代的到來使教學(xué)檔案能更好地發(fā)揮交流、借鑒的功能。

教學(xué)檔案的內(nèi)容構(gòu)成

教學(xué)檔案的內(nèi)容主要包括教學(xué)文件檔案、教學(xué)運行檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案等。其具體內(nèi)容包括教學(xué)文件、課務(wù)、考務(wù)、學(xué)生學(xué)籍、教研室相關(guān)資料、教學(xué)督導(dǎo)相關(guān)資料、實驗實訓(xùn)資料等（如表1所示）。從表1中可以看出，在教學(xué)檔案中基本涵蓋了教學(xué)基本材料，教與學(xué)等一系列教學(xué)過程中形成的資料，對掌握教學(xué)過程中所出現(xiàn)的相關(guān)情況提供了一個很好的原始數(shù)據(jù)，可為今后的教學(xué)研究提供理論與實踐方面的支撐。

表1 教學(xué)檔案具體內(nèi)容分解表

教學(xué)檔案管理存在的主要問題

教學(xué)檔案意識不強 隨著高職二級管理的進(jìn)一步推進(jìn)，教學(xué)檔案的管理下放到系部，而教學(xué)檔案來源于教學(xué)實踐、教學(xué)管理第一線，教師在重視教學(xué)中心工作的同時，未能認(rèn)識到教學(xué)實踐過程中形成的檔案的重要性，教師相關(guān)教學(xué)業(yè)務(wù)資料上交不及時都反映了教學(xué)檔案意識不夠強。

制度不完善 主要表現(xiàn)在以下方面。

1.缺少統(tǒng)一的、可執(zhí)行的教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。由于教學(xué)檔案管理工作起步較晚，制度不健全，系部教學(xué)檔案的檢查與管理屬于學(xué)院教務(wù)處，但教學(xué)檔案材料歸檔隸屬學(xué)院的檔案室。系部教學(xué)檔案的歸檔沒有相應(yīng)的管理制度，缺少統(tǒng)一的、可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案的分類、整理帶有一定的隨意性，歸檔范圍不明確，整體工作不能按照《高等學(xué)校檔案實體分類法》實施，因此，制定科學(xué)、合理、可執(zhí)行性較強的標(biāo)準(zhǔn)具有非常重要的意義。

2.人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。院級一般都有專職的檔案室和檔案管理人員，而隨著二級管理的推進(jìn)，系部未能及時配備專職的檔案人員或臨時管理人員。同時人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理不熟悉，檔案歸檔不及時、漏歸檔、亂歸檔的現(xiàn)象時有發(fā)生。一些重要的原始資料沒有保留或被人忽視而丟失或遭到損毀，導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全，為教學(xué)的可持續(xù)發(fā)展帶來一定的影響。

3.資金、設(shè)備投入不足。實行院系二級管理后，由于院級財務(wù)上沒有單列檔案管理方面的專項資金投入，導(dǎo)致設(shè)備缺乏，加上辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，教學(xué)檔案的存放場地嚴(yán)重不足，在一定程度上影響了教學(xué)檔案管理工作。同時教學(xué)檔案信息化建設(shè)資金有限，也是制約教學(xué)檔案管理工作的“瓶頸”。

4.信息化程度不夠。在教育部教學(xué)水平評估的影響下，現(xiàn)階段高職教育開展的教學(xué)管理改革一般都啟用教務(wù)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。而高校教學(xué)檔案基本上還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，占用了大量的庫房空間，且管理成本高。同時，教學(xué)日常管理的材料存檔不齊全，各系、部之間的檔案難以進(jìn)行交流，這些都導(dǎo)致教學(xué)檔案信息資源難以實現(xiàn)共享。

教學(xué)檔案管理的探索與實踐

建立較為完善的教學(xué)檔案管理規(guī)范 根據(jù)教學(xué)檔案的具體特點，結(jié)合《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)，高校教學(xué)檔案管理應(yīng)由教學(xué)檔案管理人員具體牽頭草擬制定，以體現(xiàn)教學(xué)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。主要的工作制度應(yīng)包括：教學(xué)檔案管理工作實施細(xì)則、教學(xué)檔案的編目分類方案、檔案的保管借閱制度、各級檔案管理人員的職責(zé)與獎勵制度。通過這些制度的貫徹執(zhí)行，規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化軌道，并逐步形成良好的運行機制。

加強教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn) 人是關(guān)鍵因素，從未來發(fā)展的趨勢來看，具有一支既懂檔案知識，又懂教學(xué)管理，并能運用現(xiàn)代化手段的教學(xué)檔案管理隊伍是做好教學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵。院系應(yīng)配備專職或兼職的教學(xué)檔案管理人員，明確責(zé)任，并對其進(jìn)行檔案專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們掌握檔案工作的基本知識和專業(yè)技能，同時也要加強對現(xiàn)有檔案人員的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識培訓(xùn)。

完善教學(xué)檔案預(yù)立卷制度 預(yù)立卷制度是指教學(xué)檔案管理人員按照相關(guān)規(guī)定的要求和內(nèi)容，預(yù)先設(shè)定相關(guān)文件盒，再從系部教職工手中對有關(guān)教學(xué)材料進(jìn)行專門收集，分類存放于對應(yīng)的文件盒內(nèi)，便于年終進(jìn)行整理。同時凡是學(xué)院各項教學(xué)活動中形成的具有保存價值的文件和資料，均應(yīng)作為教學(xué)檔案歸檔范圍，在操作過程中應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，確保教學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

實現(xiàn)教學(xué)檔案管理信息化 教學(xué)檔案管理信息化是提高高校教學(xué)檔案管理效率的必由之路。檔案信息化是利用信息處理的自動化，實現(xiàn)檔案與文字的一體化管理，實現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，以實現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離、無障礙的傳遞和交流，達(dá)到檔案資源的互通與共享。結(jié)合國家頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法規(guī)，要進(jìn)一步加強教學(xué)檔案的信息化建設(shè)。如以一些優(yōu)秀的教學(xué)研究成果、典型的教案、備課筆記、相關(guān)專業(yè)的課程試題庫、學(xué)生的相關(guān)信息等基本元素組成教學(xué)檔案的信息資源庫，在校園內(nèi)部實現(xiàn)資源共享，并在條件成熟的時候建立網(wǎng)上教學(xué)檔案館，實現(xiàn)檔案資源的社會共享，最大限度地延長教學(xué)檔案的壽命。另外，在加強信息化建設(shè)的同時，要注意檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全性管理。

隨著我國高職教育事業(yè)的發(fā)展和教學(xué)改革的深化，科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)檔案管理工作的重要性將會越來越顯現(xiàn)，建設(shè)信息化教學(xué)檔案管理共享平臺符合時代發(fā)展的需要，可以更好地服務(wù)于高職院校，服務(wù)于廣大的師生，服務(wù)于社會。

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G712

A

1672-5727（2012）07-0047-02

劉國華（1975—），男，江蘇東臺人，研究生學(xué)歷，江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，研究方向為教學(xué)管理。