站在云端的SaaS之財務管理（下）

◎ 微軟

（接上文）合并。上面已談到，根據D公司總賬賬簿結構的設置，為其設立一本賬簿，本部和各分公司的核算業務均在同一賬簿內處理，通過公司段值將各核算單位分開。因此，對分公司業務不需再進行合并，上級單位和部門可以隨時、方便地進行財務報表匯總，產生及時有效的可供決策者分析的財務信息。然而未來子公司可能會建立多個賬簿，考慮到可能在中國香港、日本組建子公司，其記賬本位幣和會計科目、準則將與本部賬簿不同。因此，首先需要在財務系統中為各子公司建立賬簿，各賬簿有各自的本位幣和會計科目，另外再建立合并賬簿，專門用于歸集和產生合并的財務信息。

系統服務有兩種合并方式：

其一：報表合并：對無法提供賬務數據只提供財務報告的子公司，可以將子公司的報表做成一張大的日記賬憑證錄入系統中各自的賬簿中，再轉移到合并賬簿。子公司可以不用實施SaaS。

其二：數據轉移合并：這種方式最適合使用SaaS財務平臺的企業。數據轉移合并實際上是將數據從每個子公司轉移到一個需要進行合并的母公司。

根據D公司現有的組織結構，結合實施計劃，現階段較適用報表合并的方式，各分公司月末提交報表，子公司季末提交報表，作為一張大的日記賬憑證錄入系統進行合并。以下是合并過程：

(1)準備數據：各分公司月末提交報表，子公司季末提交報表，作為一張大的日記賬憑證錄入系統。(2)映射數據：靈活定義母子賬簿間的映射規則。(3)轉移數據：將各公司數據轉移至合并賬簿。之前應對本位幣不同于母賬簿的子賬簿進行折算。(4)進行公司之間的抵消：企業根據實際業務需要定義抵消規則，合并系統根據規則自動抵消，生成相關分錄。(5)分析合并財務報表。

采購訂單與發票的匹配。由于應付發票是由公司的采購行為產生的，因此應付款系統支持應付發票與對應的采購訂單進行匹配，確保發票和最初的訂單一致，從而僅支付已定購的商品和服務。

根據與供應商簽訂的采購合同或協議的條款，可以為供應商和采購訂單定義數量和金額的差異容限度。如果供應商要求支付的數量和金額大于容限度，在進行審核時，應付款系統將暫扣發票，從而拒絕支付這些發票。必須在進行人工的干預和處理調整后，才可以進行審批和支付。

可以將一個發票同多個訂單匹配或者將多個發票與一個訂單匹配。

發票與采購訂單間差異的處理。使用權責發生制時，在審核和過賬時應付款系統將記錄發票與訂單之間的差異。這些差異包括：標準成本與訂單之間的差異(IPV)，以及采購訂單與發票之間的價格差異(PPV)、數量差異、匯率差異。因為D公司在實施庫存系統后，成本計價采用移動平均法，以訂單價格為基準，因此不存在IPV。對價格、數量和匯率的匹配差異可以在應付賬款模塊定義差異容限度，在審核過程中，當發票超過定義的價格、數量和匯率差異時，應付賬系統將對發票進行暫掛。發票與采購訂單匹配時，如果發票的金額與采購的價格存在差異，就計入發票-訂單價格差異科目中，差異有兩種處理方式：一種是計入當期損益，一種是在庫存系統計入庫存成本。

發票的調整——對于退貨引起的發票調整，建議要求供應商開出紅字發票，財務根據紅字發票入賬，發票類型為“貸項通知單”，發票金額為負。錄入但未審批的發票，直接修改或從數據庫中將它刪除；已審批、已經過總賬或被支付的發票可以通過取消操作實現對原分錄的反沖；發票和訂單匹配錯誤，可以取消這個錯誤的匹配，重新將發票匹配至正確的訂單。

運費發票的處理——D公司的運費發票是一張單獨的發票，在應付系統中視為標準發票處理。如果需要建立運費發票和采購訂單的關聯關系，可以在采購發票中把運費發票作為發票行錄入，運費發票的發票編號在說明域錄入。

增值稅處理方法——對于供應商開具增值稅發票的情況，在供應商屬性中定義計稅稅率，采購訂單按不含稅價錄入，在應付模塊匹配時也按不含稅價，系統將自動計算稅金部分價值，并生成相應分錄。但有時會與結算價有尾數差異，需做手工分錄調整；或者不定義供應商稅率，采購訂單按不含稅價錄入，在應付模塊匹配時也按不含稅價，匹配后，再手工分配稅金賬戶，總價與結算額相等。對于供應商不開具增值稅發票的情況，采購訂單按含稅價錄入。

收入、應收的確認和管理。D公司現有主營業務收入主要包括：1.軟件開發收入。包括兩部分：軟件開發中交營業稅的那部分收入，軟件開發中交增值稅的那部分收入。在軟件開發收入科目中有兩個三級科目分別核算。

2.系統維護收入。包括兩部分：系統維護中交增值稅的那部分收入，系統維護中交營業稅的那部分收入。在系統維護收入科目中有兩個三級科目分別核算。

3.系統集成收入。其中，軟件開發收入、涉及維護工程的系統維護收入在每月按工程進度確認收入，將相應應收記入“應收賬款—預計”科目，開票后，按開票金額結轉“應收賬款—預計”入“應收賬款—應收”；零星維護產生的系統維護收入和系統集成收入按開票金額確認收入。

D公司每月根據項目合同的完工百分比來確認收入，但因為簽訂的項目合同同時包括軟件開發、維護和集成等內容，確認收入時，無法區別是因軟件開發還是工程維護產生的收入，而是籠統地確認為軟件開發收入。因此，為了保證不同性質收入的核算準確，建議D公司對合同按照提供的不同服務進行拆分后再分別確認收入。

4.與項目有關的主營業務收入。月末，D公司按照項目進度確認收入，確認項目進度的標準有兩種選擇：

實際使用工時占預算使用工時的比例。如果采用按工時百分比確認收入的標準，則需要在合同中分列設備收入、分包收入以及軟件開發收入。其中，設備收入確認以貨權轉移為標志，分包收入按照實際發生了多少成本就確認多少收入，軟件開發收入按工時百分比確認收入。

實際使用成本占預算使用成本的比例。實施項目會計系統后，D公司與項目有關的主營業務收入都通過項目會計系統和應收系統集成，產生應收系統中的交易發票，流程如表1所示。

表1 基于項目管理的業務流程和會計處理

銷售訂單產生的主營業務收入，在銷售產品發貨時確認收入，流程如表2所示。

折扣。D公司對折扣的處理是發生現金折扣業務時，應收賬款應以未減去現金折扣前的實際發生額作為入賬金額，實際發生的現金折扣作為財務費用，計入當期損益。發生商業折扣時，應收賬款應按扣減商業折扣后的實際發生額作為入賬金額。

D公司對折扣的處理是在發生折扣業務以后進行，這是一種滯后的管理模式，也是國內很多企業共同存在的問題。但國外已經有一些企業，特別是銷售產品和提供服務的企業，逐漸開始對折扣進行事前預測和分析，因為折扣能否取得會影響到企業的現金流，而且評估折扣優惠制度是否合理也是企業制定銷售政策需要考慮的因素。D公司采用手工入賬的方式處理折扣，對于目前折扣業務較少的情況基本可以適用，隨著業務的發展，公司需要配合銷售政策，制定靈活的折扣優惠制度，吸引資金回籠，現行手工處理方式煩瑣且易造成誤操作，需要通過系統自動計算折扣金額并生成會計分錄，及時分析和管理折扣。

項目成本。項目成本管理是項目計劃與調度系統同財務會計系統間的橋梁，它讓項目管理人員和會計人員按照自定義的會計規則及時、一致而詳細地向總賬系統遞交信息。自動會計從自定義的會計規則獲取科目信息，自動組合成相應的科目。項目成本管理在總賬入賬前將所有項目的信息歸總，同時為每個項目的詳細成本保持一份完整的審計資料。今后，現場項目人員只需錄入實際發生天數、實際發生費用，財務助理只要錄入具體發票、收入信息，系統就會自動生成會計科目。使用該功能可以幫助財務人員實現將工作重點用于項目管理，而不再是機械地錄入數據。同時，這種自動產生科目的方法避免了人為判斷，使業務更趨于標準化。

費用可以直接輸入或以批處理方式輸入，項目采購交易往來通過供應商關系管理和應付賬輸入十分方便，再傳輸到項目會計模塊。用戶不僅能夠匯總項目活動的成本費用，還能管理控制哪項支出可以在項目支出中列示。在外工作的工作人員，可以利用個人工時與費用在路上或在辦公室離線錄入工時及費用，再上載到項目會計系統中。借助于項目管理自動會計功能，用戶根據需求自選確定的會計規則將項目支出自動生成會計子集。對于項目的直接費用，根據D公司的支出類型設置到項目會計模塊中。員工填寫報銷時需選擇正確的項目號，通過報銷模塊可以歸集到項目會計模塊中。由項目委托采購的設備，其費用需歸集到項目中，在庫存出庫時通過選擇項目與任務層而實現歸集。間接人工成本，按一定關系計算內部成本率進行歸集，項目成本費用歸集的控制可以在項目層，也可以在任務層。

表2 基于產品銷售的業務流程和會計處理

外部交互模式

在這種實現模式下，企業只需開通網上銀行，打開IE瀏覽器即可使用。通過登錄應用軟件供應商與銀行合作提供的私有云平臺，利用央行推出的第二代支付系統超級網銀，能夠實現與國內工、農、中、建、交、招等主要銀行系統的銀企直連，動態地獲取銀行余額。可以跨銀行掛結，跨行實現多家轉賬、查詢，實現銀行賬戶的集中管理。并能實現實時的銀行匯票、匯兌、托收承付等收付款銀行結算業務?；谶@個外部交互模式，企業和銀行無縫連接的平臺，完成資金的存入、支付、歸集、計息、透支和查詢等業務。

部分實施模式

對于需要加強集團內企業或部門間交互協作的財務流程，如集團資金管理、預算管理，我們可以將這部分業務獨立出來單獨部署SaaS模式。這種模式我們稱之為部分實施模式。下面就M公司資金管理系統應用于云計算作為案例進行介紹。

M公司是一家零售企業。通過部署資金管理系統，希望完成如下目標： 建立一個資金管理業務功能完善、架構先進、符合最佳資金管理實踐標準的，貫穿前、中、后臺的資金業務操作平臺。實現業務流程各環節的無縫的直通式連接，實現與現有ERP系統的接口。與外部主要銀行系統進行私有云對接，實現對銀行資金的實時(或定時)監控，實現自動對賬功能，提高日常交易的及時性、準確性。建立強大的理財和風險管理與控制系統，提供多種風險管理、理財工具的管理，利用云計算處理海量數據的優勢實現對風險的多種量化分析和計算，加強公司的風險控制能力。利用SaaS的工作流實現對資金管理的各項業務的電子審批。

根據以上需求，選擇了以下SaaS服務功能清單：

1.資金流動性管理，包含資金計劃、資金頭寸管理報表、日資金缺口報告、資金計劃周報、資金執行情況周報和集團資金上劃下撥的資金池業務。借助資金池，賬戶之間建立分層關系，所有子公司納入現金管理體系，資金池業務主要涵蓋圖3所示的幾個方面，從而實現集團內現金的統一調撥和統一支付。

2.進行綜合管理和賬戶管理，包含基礎數據的自動抓取、計算功能。例如，Libor匯率可以根據外網信息自動獲得，對于未鎖定的美元業務自定義設置，自動計算到期的匯率，并進行實時更新。匯率鎖定數據自動計算并上傳，如直接從路透上獲取匯率的同時根據到期日自動計算鎖定的匯率。提供集團內關聯業務核對功能，如對于擔保、票據等業務集團內的企業能夠實現自動勾稽核對并將核對結果反映給對方，同時通知對方。自動計算賬戶利息并傳遞到ERP系統進行記賬處理。

3.進行內部擔保和授信管理。包含擔保申請審批工作流；授信批復后，預擔保到擔保的調整；生成擔保信息匯總表，實現擔保匯總表與銀行授信額度報表中擔保方式項下金額的自動核對。

4.外匯管理，提供組合管理，把不同業務按一定條件自由組合(如存款+貸款+遠期、遠期+遠期、存款+貸款等)。一些特殊情況，如提前還款、購匯之類的也放在組合中。同時提供套保業務支持。

5.融資管理，提供融資產品的生命周期管理：提示臨近到期的融資按不同條件排序，對融資產品進行匯總；按融資產品類別匯總計算平均融資成本；對不同階段融資成本進行縱向比較；對不同銀行各融資產品成本進行橫向比較。每月度，對新增/減的銀行授信額度進行統計。

6.理財管理，設定相關警示功能提示敞口風險。提供可以計算風險敞口，風險概率的相關模型，便于測算管理，如壓力測試。專業模板，計算對應產品的相關數據，如債券利息、理財產品收益率等。計算浮盈/浮虧并傳遞到ERP系統進行記賬處理。

總結

從財務管理信息化的發展歷程來看，SaaS模式已經成為目前企業財務信息化管理的發展方向。相比于傳統模式，財務管理信息化的SaaS模式應用存在以下優勢：

更貼合現代企業內外部財務信息受眾的需求。財務部門作為一個需要和眾多外部涉眾對接的部門，需要大量基于Web的安全應用，以節省傳統財務管理中需要耗費的大量人力物力，包括各種數據、電子單據、對賬單據、財務報告的交換，網上支付、報稅、查賬等應用。

財務流程標準化。財務流程標準化源于XBRL報告工具的使用、GB/T認證的引入、非核心財務職能外包的普及這三方面需求。這些趨勢更加強調了財務信息的透明性和一致性，在組織結構上較傳統財務管理也有比較明顯的變化，而SaaS模式更有利于財務流程標準化的普及和應用。

會計準則趨同性。2006年中國新的會計審計準則發布，新準則與國際會計慣例趨同度進一步提升，對SaaS應用有更好的支持。 基于SaaS模式的財務管理信息化有整體實施與部分實施兩種實施模式：

整體實施模式指企業以直接訂閱的方式使用ERP廠商在SaaS模式下的商務套件，由ERP廠商進行托管。企業可以通過產品配置中預定義選項的選擇自行選擇需要使用的模塊。

部分實施模式指將部分對集團內企業或部門間交互協作要求較高的財務流程獨立出來部署SaaS模式，如集團資金管理、預算管理等。

在說明SaaS模式的不同實施方式方面，本節給出了詳細的案例，可供企業在具體實施時參考。我們在此需要強調的是，鑒于財務數據的重要性，從客戶現場預部署模式(On-Premises)到純粹的云計算(Pure Cloud Computing)模式一定有一個過渡的過程。有相當數量的客戶會選擇把財務為核心的數據控制在本地，而把基礎管理、CRM或其他應用放到云端，并通過加密的數據傳遞實現異構系統間的集成，從而形成一種軟件+服務(S+S)的模式。此外，對于集團型應用，私有云的財務大集中部署模式將是很好的選擇。

（本章完。摘自《站在云端的SaaS》）