信息化手段在石油企業地質檔案管理中的應用

陳紅穎

摘要:傳統的紙質檔案資料管理已不適應當今信息時代快速發展的需要,實現石油地質檔案的信息化管理,對于促進企業和行業地質檔案資料管理和企業的發展具有積極的促進作用。本文首先探討了石油企業地質檔案管理的作用與存在的問題,然后提出了信息化手段在石油企業地質檔案管理中的應用措施:建立石油地質檔案信息化系統、加大石油地質檔案信息化管理投入、制定詳盡的石油企業檔案歸檔方法和提高石油地質檔案管理人員素質。

關鍵詞:信息化手段石油企業地質檔案管理

當前我國已經進入企業化與工業化快速發展期,企業化與工業化的一個直接后果對于石油的需求大增,那么石油企業擴展也會加速,檔案也會越來越多。石油地質檔案是石油企業在勘探開發過程中產生的一系列記錄、數據、分析結果以及科研成果等,是石油企業在地震、鉆井、測井、錄井、試油、油井開發等油氣田勘探開發過程中所產生的科技文件成果[1]。同時在企業發展與合并中,很容易造成石油地質檔案的散亂與遺失,再加上企業普遍較為重視人事檔案、財務檔案等檔案的保護,石油企業檔案的流失現象更為普遍。為此我們逐漸意識到規范企業石油企業檔案管理的重要性和緊迫性[2]。本文為此具體探討了信息化手段在石油企業地質檔案管理中的應用。

1、石油企業地質檔案管理的作用

石油地質檔案是石油企業最重要的資源,其真實客觀地記載著油氣資源的地質情況,既是油田地質科研人員正確認識地下地質客觀世界和油氣分布規律的智慧結晶,也是他人繼續深入研究的重要依據[3]。因此,如何對這些寶貴資料進行儲存和管理就非常重要,隨著計算機技術和網絡技術的應用和發展,石油地質檔案的管理手段和利用方式也發生了根本性的轉變,應充分利用當前的信息化技術,實現石油地質檔案的永久保存和使用。

2、當前石油企業地質檔案管理存在的問題

2.1 檔案意識有待提高

目前,很多企業并不具備檔案意識,當前我國石油地質檔案在檔案管理中是較不受重視的類別,花的時間和精力相對較少。而且石油勘探工程部門往往重視不夠,不想配合,認為材料放在手邊用用就行了[4]。石油勘探工程一般由流動性較大的秘書作為石油勘探資料管理員,而他們有的甚至連石油勘探工程基建項目材料的構成也不清楚,更不用說是符合歸檔的要求了;各部門研究人員在用圖紙等材料時往往隨意涂寫,用了資料后不會及時交回到檔案室,往往造成檔案資料的遺失。

2.2 檔案質量有待提高

在己歸檔的材料中發現,石油企業檔案的材料普遍質量不高,如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件,而是復印件;甚至有的是不利于長期保存的熱敏紙;有些圖紙上有任意涂寫等情況。同時檔案的信息化程度也普遍偏低,在已歸檔的石油企業檔案中,一般企業只能做到目錄級的管理,即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄,而沒有相應電子稿。還有的企業因為未能進行部門立卷制度,只是上交材料,需要檔案部門進一步的整理。同時歸檔時間跨度大,具有成套性[4]。石油企業油田的開發從立項到油田投產到最后油田關停要經過幾年甚至幾十年的時間,每年都有新的文件材料形成,這些文件材料與該油田相聯系,是反映該油田實際建設過程的真實記錄。這些材料都應及時收集整理歸檔,而不應不受時間長短的限制,放在項目結束后歸檔,以影響研究人員的使用。只有及時收集整理才能保證案卷的成套性不受影響,有利于今后的檔案管理利用工作的順利進行。

2.3 檔案載體有待豐富

按規定,勘察過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件。但調查表明,特殊載體的材料匾乏,要么沒有相應的材料,即使有一些有特殊載體材料,其數量也不超過5%,給企業留下了不可彌補的損失。目前由于聲像檔案載體材料成本較高,而且屬于“賬外”檔案,不易控制。許多建設聲像檔案形成部門,出于使用便利,不愿將其無償交給檔案部門管理,而往往從個人實際工作需要出發,對聲像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,錄像制品也因多次使用,其中一些珍貴資料內容丟失。有些檔案即使交給檔案部門了,也是星星點點,很不完整[5]。還出現過個別人在調離工作時,連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,聲稱這屬于個人知識產權。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。隨著時間的推移,我國很多紙質石油地質檔案由于保存時間的地點過于潮濕和保存的時間過長,紙質檔案資料開始老化磨損,顏色泛黃變脆,加上使用的頻率又很高,資料不僅磨損而且損壞很嚴重,尤其是部分帶有圖片和數字的資料,由于磨損而不能體現圖件所表達的全部,造成不能正常使用。如果不在資料信息還比較完整的時候采取數字化儲存和管理,寶貴的石油地質檔案將會隨著時間不斷流失[6]。

3、信息化手段在石油企業地質檔案管理中的應用措施

石油地質檔案通過信息化管理后,資料通過數字化儲存和管理,由于地質檔案資料存儲在體積小而容量大的計算機或光盤等儲存介質內,不僅大大節省了地質檔案資料儲存的空間,通過信息化管理后,最大程度上節省了財力、物力和人力等資源,并通過局域網甚至互相網在更大范圍內通過授權后實現資源共享,比如采取石油地質檔案信息化管理,則信息利用者可以輕而易舉的通過計算機檢索到這個資料,甚至下載該地質檔案,大大縮小查找時間,并能得到完整的檔案信息,為全面、準確地進行儲量研究,提供重要的信息資源,產生可觀的社會效益和經濟效益。其具體的應用措施為:

3.1 建立石油地質檔案信息化系統

石油地質檔案信息化系統是通過數字化處理,具備資料存儲、資料檢索和資料網絡共享等功能,該系統能夠兼容所有資料格式,并采取科學化管理。要實現這個功能目標,必須從以下幾個方面不斷做好和完善。首先,數據進行數字化處理。通過計算機、掃描儀等把需要處理的資料轉變為電子文檔,實現上傳、閱讀和管理功能,充分利用掃描儀,把石油地質檔案的原件信息充分展示出來,不需要修正資料的歷史錯誤。其次,實現資源共享。充分利用網絡環境,遠程計算機可以通過專業的石油地質檔案專業軟件訪問,實現查詢、閱讀和下載等功能,實現資料的快速保存和共享。最后,信息化系統可以實現資料的科學管理,委托專業軟件公司進行設計,管理人員可以通過信息系統實現資料的輸入、資料編輯、上傳、分類管理和后續維護等多項功能。

3.2 加大石油地質檔案信息化管理投入

企業的管理高層一定要認識到,石油地質檔案的管理是完善石油企業管理的重要組成部分,是石油企業檔案工作重點領域與關鍵環節;勘察設計是實現石油地質檔案信息化管理的前提,企業高層領導要給予充分的協調和支持,為石油地質檔案管理部門足夠的經費,委托專業公司進行軟件開發,并加大信息化系統的硬件經費支持,為他們配備先進的信息系統服務器,并為所有的工作人員配備信息化管理所需要的計算機、掃描儀等輸入和管理工具,為企業的石油地質檔案信息化建設提供足夠的基礎條件[7]。除了這些基礎硬件外,企業的地質檔案管理部門應為信息系統搭建網絡查詢、檢索和資源共享的網絡硬件平臺,使油田的每一個科研用戶與生產一線各單位用戶均可通過油田局域網隨時了解到最新的檔案的最新情況。

3.3 制定詳盡的石油企業檔案歸檔方法

石油企業檔案和別的檔案不同,在檔案管理部門是一定有兩份備案的。因此,各部門資料室可保本部門資料。這樣可以在減少物力、財力的同時達到石油企業檔案歸檔和可利用的效果。筆者在工作已經實踐過這種分類管理的方式,效果不錯。

3.4 提高石油地質檔案管理人員素質

首先培養石油地質檔案管理人員的綜合素質。根據企業檔案信息化管理需要,對現有人員進行分層及對口培訓,在檔案管理方面,要加強政策、法規和檔案管理的新理論、新方法、新技術知識的掌握,一方面提高檔案管理人員責任心和法制觀念,另一方面使他們把握檔案管理發展新動向,拓寬知識面,提高綜合分析和解決問題的能力。其次,適時引進高層次的人才。企業應根據自身人才狀況,適時配備各領域的高層次人才,使檔案資料管理部門從整體上提高經濟效益,同時帶出一個高層次的管理團隊。最后,完善考核機制。要提高石油地質檔案管理的人員素質,還要有一個較好的考核機制,考核機制要能完整地反映出人員的管理素質和業務素質,以此增強地質檔案資料管理人員工作、學習的緊迫感、主動性和積極性。

總之,石油地質檔案資料是重要的基礎資料,是石油企業的財富。在新時期下,做好企業石油企業檔案管理,己成為企業石油企業勘探部門和企業檔案管理部門工作的重要組成部分,還需要我們共同加強管理與研究。

參考文獻

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