談高速鐵路工程竣工文件形成與編制過程管理

楊潤枝

(中鐵隧道集團四處有限公司，廣西 南寧 530003)

0 引言

竣工文件的編制是一項龐大的系統工程，尤其是高速鐵路，竣工文件涉及的部門多、工作量大、牽涉人員廣、時間緊任務重。但是在鐵路竣工文件的編制中卻存在著許多問題，導致竣工資料不能順利編制和移交，根據本人的工作經驗和體會，認為鐵路竣工資料編制重在過程管理與控制，只有通過有效的組織管理措施，才能超前規劃、目標明確、工作思路清晰，順利完成這項艱巨的工作任務。目前鐵路竣工文件編制方面可借鑒的文獻有參考文獻[2]～參考文獻[9]，但這些文獻在編制方法、編制技術方面比較側重，對竣工文件形成與編制過程中的組織管理方面系統性的研究分析較少。

為此，本文結合新建向莆鐵路竣工文件的編制情況，把竣工文件的管理過程劃分為兩個重要的管理階段，即施工過程中資料的形成管理和完工收尾階段的匯總編制管理，對這兩個階段中存在的問題進行了分析，并總結了一些好的管理措施。

1 鐵路竣工文件在形成階段的管理

1.1 鐵路竣工文件在形成階段存在的主要問題

1)領導重視不夠。

有些單位領導對竣工文件這項系統工程的重要性認識不足，不了解其工作內容以及難度，沒有將其放在管理的重要工作日程上。

2)管理機制不健全。

a.沒有專門針對竣工文件編制方面的規章制度及管理辦法或沒有執行落實。b.職責不清，存在管理上的漏洞。c.人員不固定。負責編制工作人員流動性大，資料交接不清，存在文件缺失、數據不準確等問題。

3)人員素質不高、責任心不強。

沒有專業的內業資料員，未做到精心編制和認真檢查核對，發現資料與設計或現場不符時，未及時解決和修正。

4)竣工文件收集不準確、不及時、不同步、不完整。

如竣工資料中人員簽字不完善、資料內容填寫不完整;提供的資料不真實，應該在施工過程中提供的資料，往往在事后突擊補寫或“寫回憶錄”;資料數據間的邏輯關系經不起推敲，如檢驗批中數據與試驗資料互相矛盾;簽字人員不統一、字跡不一致;填寫內容不符合圖紙及規范要求等問題。

5)歸檔組織管理不到位。

按照職責分工，竣工文件編制工作由建設單位負責組織，參建單位負責編制，接管單位檔案部門負責協助指導。但在具體執行過程中，建設單位對竣工文件編制的組織管理作用不突出，隨意性大，管理不到位。

1.2 鐵路竣工文件在形成階段管理方法及措施

1)提高認識，明確職責、加強領導。

a.提高認識，強化全員檔案意識，提高做好竣工文件編制工作的自覺性和責任感。b.明確職責。項目實行總工程師負責制，明確現場技術人員對竣工文件的質量責任，建立健全崗位制。c.加強領導。領導重視是加強竣工文件收集歸檔的管理保證。

2)建立完善的工程技術資料管理制度。

工程開工前，項目部首先應依據鐵路資料的一般性規定和業主的特殊要求，對工程技術管理做出明確的規定，為工程技術資料的規范性和統一標準提供依據，避免前期資料管理混亂、無章可循，為資料的收集工作開好頭。

3)信息的溝通和不斷更新。

在施工和最后驗收過程中，與業主的信息溝通和交流對資料的收集工作有著很重要的指導意義。資料管理人員要積極主動地反映在資料收集過程中遇到的問題，督促業主以文件形式下發對竣工資料的具體規定和對問題的答復，盡量避免以后的返工。

4)提前介入、統一標準，加強學習培訓，提高人員素質。

在工程開工之初就應介入，統一標準。根據鐵道部《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》、TB 10443-2010鐵路建設項目資料管理規程等有關規定，頒發相應文件作為編制竣工文件的基本依據。

邀請有關專家、檔案人員、技術人員講課，對編制人員進行業務培訓，為資料標準化、規范化打下基礎，盡量把竣工文件質量問題消滅在萌芽狀態中。

5)及時整理、定期檢查，保證資料管理的連續性。

施工資料要及時填寫并簽認，以免因人員的離開而造成資料缺失。鑒于上述原因，竣工資料的編制應與施工進度一致，布置施工任務的同時，布置竣工文件的編制工作;竣工文件形成、積累與施工進度同步。

項目管理人員在進行定期檢查的同時，還要進行不定期抽查，需要時還要進行專項檢查，按照內業資料整理的要求，逐項進行審核，對于不符合要求的必須及時安排責任人完善。嚴格制定竣工文件資料員逐級負責制度，對責任人實行獎優罰劣，提高資料員的工作責任心。

項目部在施工過程中，不宜頻繁更換、調動資料管理員，確實要更換、調動則應提前通知相關人員，做好資料檢查、交接。

2 鐵路竣工文件在匯總編制階段的管理

2.1 鐵路竣工文件在匯總編制階段存在的主要問題

1)組織管理薄弱，工作缺乏統一的協調指導。

在竣工文件匯總編制階段，工程已接近尾聲，技術管理人員大部分調到其他項目，項目上只留幾個負責收尾的人員，管理力量較弱，工作紀律比較松散，竣工文件編制缺乏統一的部署和安排，竣工文件編制過程中缺乏技術指導，竣工文件編制工作進展緩慢，編制質量不高。

2)歸檔作業操作不規范。

竣工文件存在編制、整理前后不統一，移交不及時，竣工圖與實物不符、竣工里程與實際里程不一致、圖號不完整、圖表格式不符合要求、圖表審核他人代替簽字等不規范現象，案卷整理質量參差不齊，給竣工文件編制工作帶來較大麻煩。

2.2 鐵路竣工文件在編制階段管理方法及措施

1)制定科學合理的編制管理辦法，加強組織管理。

根據鐵道部建設項目管理標準化有關要求，首先要對竣工文件的編制工作高度重視，召開專題會議研究編制計劃、方案和制定保證措施，推進落實進度情況，在人員、資金、設備等方面給予充分的保障。在編制過程中，按照“四三一”的編制管理模式，即:“四定”“三關”“一達標”，確保竣工文件編制全過程標準化，實現竣工文件的各項編制工作有質有量地推進。具體措施如下:

a.四定，即:定標準、定人員、定時間、定獎勵。定標準:在竣工文件編制過程中，堅持執行上級下發的有關文件，結合項目實際情況。以“精益求精，追求完美”為宗旨，做到竣工文件齊全完整、內容準確、系統配套、整潔美觀。定人員:選配有責任心、能吃苦耐勞、有內業資料填寫和編制經驗的人員，充實到竣工文件編制崗位上。資料員一律經過培訓，考試合格后方可上崗。在編制人員配置上實現標準化、固定化、專業化。定時間:工程臨近尾聲，竣工文件匯總編制開始，項目部應根據竣工文件編制的任務量，制定節點目標，以周為控制節點，規定周完成的文件整理數量，實施“一周一考核、一周一評比、一周一獎罰”，保證竣工資料編制的質量和進度。定獎勵:制定竣工文件編制獎罰措施，每周對竣工文件編制的質量和進度進行跟蹤檢查，定期評比和通報;對完成較好的人員給予獎勵，反之進行相應的處罰，充分激勵和調動大家工作的積極性。

b.三關，即:編制關、復核關、審核關。編制關:在竣工文件編制中，宜實行集中管理。施工單位指揮部可以把各項目部資料員和資料集中到項目經理部，實施統一管理，這樣既便于對內協調，又規范了標準、彌補了漏洞，也加快了編制進度，保證了編制質量。復核關:在竣工文件整理過程中，堅持“樣板引路，以樣學樣，以樣控制”，組織編制人員進行學習和交流，使各項目部竣工文件編制的質量得到有效保證。主管領導和部門負責人對所形成的單項竣工文件進行隨機抽樣檢查，認真做好查缺、補漏、修改、整理，按建檔順序，對各類資料進行分類歸檔，用鉛筆在每份資料右上角臨時標記，在檔案盒側面用便條做好臨時說明，便于最終定稿和裝訂。審核關:為了保證竣工文件的齊全和內容準確無誤，應建立竣工文件審核流程:項目部在資料整理前和整理后應根據有關要求進行審核，并建立“末次驗證”制度。即竣工文件正式裝訂之前，必須按照竣工文件管理辦法要求和各類資料排列順序，從開工報告至竣工圖認真核對，確認無誤后方可進行正式裝訂。

c.一達標:即:達到零差錯。

2)邊學邊干，在工作中提高。

在集中編制過程中，會遇到許多問題，因此在編制過程中要不斷的學習，不斷的摸索，不斷的提高編制水平，最終實現編制文件達標。

3)明確分工、明確職責。

為了保證竣工文件編制質量，在工作中合理地按專業分組，明確每個人的職責，并建立如:原材合格證、試驗報告、檢驗批等各項分類臺賬，使之一目了然。同時還應建立問題庫:將編制過程中發現的問題及時傳達給所有資料員，防止通病發生，避免大面積返工，同時也為今后的項目積累編制經驗。

4)加大投入，創造良好條件、做好后勤保障。

竣工文件編制是一項枯燥乏味、容易出錯、費時費力的工作。項目部應給編制人員提供一個良好的辦公和生活環境，配齊辦公設備及辦公用品，做好防火、防盜等各項后勤保障工作，調動大家的工作積極性。

3 結語

竣工文件編制的兩個管理階段是相輔相成的，沒有前期管理形成的優質成果，后期的匯總編制就會先天不足，困難重重，質量進度沒有保證;后期管理如果不精心組織、加強管理就會失去已形成的管理優勢，使竣工文件不能順利移交。只有認識到位，科學管理，才能使這項復雜細致的系統工程最終順利完成。

[1] TB 10443-2010，鐵路建設項目資料管理規程[S].

[2] 李儒峰.淺議工程竣工資料的整理與質量管理[J].現代城市軌道交通，2005(4):41-43.

[3] 方瓊瑜.淺談鐵路施工技術文件管理中的幾點看法[J].廣東建材，2009(3):213-214.

[4] 蔡友蘭.鐵路工程竣工文件的編制原則與管理要求[J].北京檔案，2007(5):53-54.

[5] 龐 然.鐵路工程技術檔案工作的認識與實踐[J].工程爆破，2008(sup):353-355.

[6] 彭經樞.論述鐵路工程竣工文件的形成與編制[J].鐵道工程學報，2004(2):109-113.

[7] 王忠誠.鐵路建設項目文件資料歸檔存在的問題與對策[J].鐵道運營技術，2010，16(4):42-44.

[8] 高宏偉，趙長軍.淺談鐵路建設項目竣工文件[J].山西建筑，2010，36(14):200-201.

[9] 張 力.談鐵路基建工程竣工文件的收集整理工作[J].山西建筑，2005，31(10):165-166.