工程建設管理檔案亟待電子化

谷興華

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江大慶163000)

0 前言

近些年來，各部門與單位對工程建設檔案的建設工作已十分重視，工程建設檔案已成為檔案門類中與人事、會計等檔案并列的專門檔案之一。一般來說，在較大型工程建設中，都能夠做到內業與外業同步進行，內業資料齊全，工程驗收后，能夠做到內業資料及時交付管理單位存檔。但是目前，工程建設檔案還基本停留在紙質資料階段，工程建設檔案信息十分龐大，資料的打印、收集整理、裝訂、歸檔等等工作都十分繁瑣，大量耗費人財物力，最主要的是檔案的利用效率不高，所以工程建設管理檔案亟待實現電子化。

1 省引嫩工程管理處檔案建設狀況

黑龍江省引嫩工程管理處是省水利廳直屬的處級事業單位，管轄北部引嫩工程，為大慶油田提供生產和生活用水兼顧工程沿線農業用水。近幾年，隨著尼爾基水利樞紐的建設運行，我省積極建設配套供水工程，北部引嫩擴建工程作為全省千億斤糧食產能的重點工程和全省水利建設重點工程，已開工建設兩年，正處于緊張施工中。引嫩工程管理處于2000年建成綜合檔案室，收集歸檔了人事、會計、公文、工程、音像等檔案，設專職檔案員3人。建成后，被評為國家科技事業類二級檔案室。

北部引嫩工程是在嫩江中游拉哈鎮無壩引水，經243 km渠道進入紅旗泡水庫。由于建設標準低，在運行中不斷進行維修改造，經歷的較大型改造工程有:烏裕爾河、雙陽河立體交叉水質改善工程，紅旗泡水庫消險擴建工程，渠首3次較大型整治工程，渠首11 km嫩干堤防加高培厚等。在運用中不斷對渠道進行護坡整治，對構造物進行整修加固。對沿線管理所和管理站進行站房改造和維修。這些工程建設完畢后，工程專業技術部門能夠做到內業資料及時歸檔。這些檔案資料包括工程前期會議報告、可研報告、初步設計和施工圖設計圖紙、預算、招投標文件、合同、設計交底記錄、開工報告、施工質量記錄、設計變更記錄、監理記錄、竣工圖紙、驗收簽證、決算，等等，可以說，這些檔案資料比較齊全，分析、編研和專業技術人員利用的價值較高，為今后工程管理工作提供了權威的必要的參考資料。

2 檔案管理亟待電子化

在檔案管理工作中，不少工程技術人員向檔案員提出要求，是否在檔案室保存了工程建設中的電子文件。比如，原設計圖紙最好有電子版的，他們拿過來就能用，可以在原有圖紙的基礎上進行設計，而現在的紙質檔案只能做為參考，還要重新畫圖紙，很浪費時間。北部引嫩工程沿線243 km，基層技術人員上傳和應用檔案都十分不便。這一現實要求提醒我們，檔案的價值在于利用，工程檔案就是為今后的工程改擴建提供基礎材料，便于直接運用，為工程改擴建的設計節約時間，提高設計工作效率。目前工程設計和建設管理已普遍應用計算機軟件技術，其工作效率和質量比手繪設計時代已有很大提高。而目前的紙質工程檔案已明顯落后于時代要求，影響了檔案運用工作質量和效率。所以工程建設管理檔案實現電子化是十分必要的，也是十分緊迫的。

當前工程設計和建設管理的現代化為工程檔案電子化提供了可行性。引嫩管理處的歲修工程設計和房屋設計都采用計算機輔助設計軟件，如AUTOCAD等軟件，預算和建設質量管理采用EXCEL電子表格等軟件，即使工程測量也是運用全站儀和專門繪圖軟件，從外業測量到內業處理都應用計算機技術。尼爾基水利樞紐配套供水工程一期引嫩擴建工程中，其設計圖紙、建設管理、施工內業都是應用計算機工作，即使質量檢驗記錄也將運用專門的計算機軟件實現。所以，當前工程建設和管理都已全面實現了電子化，所以，工程檔案管理實現電子化已并非難事。

3 做好電子化管理的幾項工作

一是要做好工程電子檔案的收集工作。在工程技術部門移交工程紙質檔案時，要求技術人員同時上交電子文件，可以通過單位局域網或移動硬盤傳輸到檔案室電腦資料庫。一般來說，紙質檔案已交付印刷廠裝訂成冊，電子原稿也應成集，收集比較方便。二是要做好電子檔案鑒定工作，由工程技術人員與檔案員共同鑒定，比對紙質資料，校核電子文件、圖表等的真實性、完整性。三是要做好登記歸檔工作，利用計算機編制目錄，機讀目錄與紙質檔案目錄相同，將資料存入檔案數據庫。四是做好電子檔案保存工作，應將資料刻到只讀光盤上，避免檔案被篡改，建立工程電子檔案專架，將只讀光盤與目錄同時保存，作為電子檔案原始憑證。五是做好電子檔案的應用工作。可在單位局域網或互聯網設置窗口，設置進入門檻，將工程電子檔案與全處工程技術人員共享，便于電子檔案的利用，充分發揮檔案運用價值，為工程管理和改擴建提供更加便利的服務。

［1］張靖宇，李鈺強.淺論工程檔案電子化管理［J］.西北水電，210(4).