對軍隊(duì)醫(yī)院科技檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識

田 力，劉 勇

軍隊(duì)醫(yī)院一直以來都在軍隊(duì)后勤建設(shè)中起著重要的作用，除了正常的醫(yī)療、教學(xué)、科研活動以外，在重大災(zāi)害、護(hù)航、綜合演練乃至戰(zhàn)爭中都擔(dān)負(fù)著重要的角色，并由此不可避免產(chǎn)生大量以文字、圖表、影像等形式儲存的技術(shù)資料，也就是醫(yī)院科技檔案［1］。醫(yī)院科技檔案是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的產(chǎn)物，也是促進(jìn)醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的必備條件。有些軍隊(duì)醫(yī)院的科技檔案沒有專門的部門管理，或者是缺乏必要的條件，不完善的管理模式和管理效率在一定程度上制約著科技檔案的發(fā)展［2］。筆者就如何更好地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用進(jìn)行粗淺的分析。

1 目前軍隊(duì)醫(yī)院科技檔案管理存在的問題

1.1 對科技檔案的重視程度不夠 長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、專家對科技檔案管理工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為科技檔案工作就是抄抄寫寫、保管等事務(wù)性工作，不是醫(yī)院的主要工作，不能給本單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和成果，只要“守好攤”、不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔就行了。沒有認(rèn)識到檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的作用，使得醫(yī)院檔案管理事業(yè)嚴(yán)重滯后于其他各項(xiàng)工作。在這種環(huán)境影響下，各級領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和科研管理部門往往忽視了科技檔案管理的重要性，沒有認(rèn)識到科技檔案管理在醫(yī)療、教學(xué)、科研工作中舉足輕重的作用。

1.2 科技檔案管理制度不健全 軍隊(duì)醫(yī)院根據(jù)工作需要制定了適用于本單位的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，涉及科技檔案管理的制度和要求很少，或根本沒有相應(yīng)的制度和規(guī)范，有的醫(yī)院沒有把檔案管理工作納入目標(biāo)管理考核方案中，做多做少，質(zhì)量如何，全憑管理人員的覺悟和能力。由于制度的不健全，或各科室不及時移交科技檔案，使某些軍隊(duì)醫(yī)院的科研活動記錄不全或缺失，科技檔案的完整性、真實(shí)性就得不到體現(xiàn)［3］。

1.3 科技檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后 醫(yī)院科技檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到醫(yī)院檔案管理水平的高低，醫(yī)院在人才培養(yǎng)上往往重視醫(yī)療技術(shù)人員的能力素質(zhì)提高，往往忽略了對科技檔案管理人員的培訓(xùn)，大多數(shù)科技檔案人員身兼數(shù)職，再加上他們還要承擔(dān)其他大量的工作，投入到檔案管理的時間有限，對檔案管理工作精力投入不足，對科技檔案的重要性以及科技檔案材料的收集、整理、編研、利用等業(yè)務(wù)不太了解，往往只是將科技檔案材料放入檔案盒，沒有及時整理、補(bǔ)充、上架，嚴(yán)重影響了科技檔案質(zhì)量。另外，有些歸檔的材料根本達(dá)不到歸檔的要求，真實(shí)性和準(zhǔn)確性也無從談起。

1.4 科技檔案管理硬件環(huán)境不規(guī)范 從一些軍隊(duì)醫(yī)院的科技檔案保管條件來看，很多醫(yī)院的科技檔案庫房不符合檔案管理要求，個別單位沒有專用檔案庫房，或檔案用房狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，辦公、閱覽、庫房“三分開”的要求沒達(dá)到，檔案管理設(shè)備陳舊。硬件的不規(guī)范必然嚴(yán)重制約軍隊(duì)醫(yī)院科技檔案工作的開展。

1.5 科技檔案管理利用率較低 只注重醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟(jì)效益，忽視科技檔案是目前醫(yī)院的通病。對檔案管理方面的認(rèn)識較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

2加強(qiáng)軍隊(duì)醫(yī)院科技檔案管理工作的對策

2.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)軍隊(duì)醫(yī)院科技檔案管理意識 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好醫(yī)院檔案管理工作的前提條件和重要保證。首先，院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳醫(yī)院科技檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。其次，醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定工作目標(biāo)并定期監(jiān)督檢查，檢查結(jié)果納入各科室的考核范圍，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

2.2 健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為 認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹《檔案法》、《軍隊(duì)科技檔案管理規(guī)定》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)，增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員尤其是管理層的檔案意識。結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門［4］。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性，徹底扭轉(zhuǎn)重醫(yī)療、輕檔案的思想。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，提升科技檔案管理水平 提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才，同時加強(qiáng)對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或聘請專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)，并鼓勵自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。提高主動參與意識，使得檔案管理人員提高主動參與意識，變被動為主動，積極參與和服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)活動，使檔案工作與醫(yī)院的醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作等結(jié)合得更加緊密;提高創(chuàng)新意識，檔案管理人員應(yīng)該解放思想、拓寬思路，及時捕捉有利于醫(yī)院發(fā)展的選題信息，有效開展檔案編研［5］。

2.4 適當(dāng)投入，強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè) 根據(jù)醫(yī)院的具體情況，完善檔案庫房建設(shè)，引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，如做好檔案庫房的高效滅蟲和去濕防潮，配備空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架、計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。加強(qiáng)和改進(jìn)檔案存儲和檢索方式，應(yīng)用電子文檔和照片以及病理切片標(biāo)本等多種形式進(jìn)行存儲，并利用計(jì)算機(jī)等提供高質(zhì)量和高效率的科技檔案檢索，充分利用科技檔案資源，發(fā)揮這些科技檔案在臨床中的巨大作用。

2.5 提高檔案開發(fā)利用率 檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益，要從被動坐等上門的服務(wù)方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑［6］。如利用檔案信息通過統(tǒng)計(jì)、分析、總結(jié)等方法編寫資料，提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門及人員，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。

2.6 采用信息化管理手段 信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，對檔案工作提出了新的要求，就是盡可能運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高醫(yī)院檔案工作的效率和水平。目前，使用計(jì)算機(jī)輔助管理科技檔案的醫(yī)院越來越多，實(shí)現(xiàn)科技檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)，這將在一定程度上促進(jìn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化和檔案工作的信息化，并更好地實(shí)現(xiàn)科技檔案資源在醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)上共享，讓科技檔案服務(wù)于廣大醫(yī)務(wù)工作者，方便廣大科技人員的需要，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。

總之，在新的歷史條件下，軍隊(duì)醫(yī)院檔案管理工作挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，必須積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，通過不斷地總結(jié)和探索，推動醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

［1］蔣淑婉，徐定權(quán).科學(xué)謀劃和推進(jìn)軍隊(duì)科技檔案建設(shè)［J］.信息管理，2007，20(6):41-43.

［2］孫慧.醫(yī)院檔案管理中存在的問題與解決對策［J］.黑龍江檔案，2011，185(2):83.

［3］劉徐.淺談寶安區(qū)街道醫(yī)院檔案管理中存在的問題和對策［J］.科技信息，2009，26(26):361-362.

［4］余海燕.醫(yī)院檔案管理工作淺析［J］.海軍醫(yī)學(xué)雜志，2011，32(4):285-286.

［5］陳立新，潘景之.醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略［J］.科學(xué)與管理，2010，30(6):72-73.

［6］孫慧.醫(yī)院檔案管理中存在的問題及解決對策［J］.黑龍江檔案，2011，32(2):83.

(本文編輯:林永麗)