高校檔案建設的思考與探索

韓國曄

（集寧師范學院，內蒙古 烏蘭察布 012000）

高校檔案建設的思考與探索

韓國曄

（集寧師范學院，內蒙古 烏蘭察布 012000）

高校檔案建設是信息化時代發展過程中需要重點建設的內容之一，更是高校檔案工作邁向現代化的重要途徑.目前，高校檔案建設，特別教學檔案建設存在怎樣的問題，從業人員的檔案工作素質需要如何提高，才能更好地為高校的教育教學服務，是需要深入思考與探索的.本文對此進行了深入的研究，提出了可資借鑒的解決辦法.

高等院校；教育教學；檔案建設；人員素質；思考探索

我們知道，高校檔案是高校教育教學等各項活動的適時的真實記錄，也是師生教育教學活動的第一手原生信息，是高校教育教學的寶貴財富，亦是社會和個人重要的文化遺產，在社會和個人發展中發揮著越來越重要的作用.近年來，高校的快速發展，促進了高校檔案建設的進步，信息技術的發展，加快了檔案工作融入信息社會的步伐，大力推動檔案信息化建設，己是高校檔案建設，特別是教學檔案建設的重要任務.

1 高校檔案建設中存在的問題

高校的發展，規模在不斷擴大，教育教學的檔案建設也發生了重大變化，這是我國高等教育體制改革的結果，也是教育事業發展的體現.近年來，高校教學檔案建設已經取得了較大的發展，為高校的教育教學提供了較好的服務.但是，毋庸置疑，高校檔案建設還存在著一些問題，影響著教育教學的進一步發展.

1.1 檔案建設的觀念有待增強，管理水平亟待提高

2000年以后，隨著高校擴招的不斷加劇，我校原來的系都在不斷的擴大，長期處在教學的第一線的領導和工作人員，對檔案建設認識不足，致使檔案建設水平偏低.對教學、科研的重要性，從領導到普通教職員工都有較高的認識，對檔案材料的建設管理卻普遍不重視.這集中地表現為以下幾個方面，如不注意檔案材料的收集、整理；只對工作材料進行簡單整理、裝訂；把檔案建設當作上級機關檢查時才臨時突擊的事情，以應付了事的態度對待檔案建設工作，認為教學、科研成果屬于自己，理應由自己保管，不應上交檔案部門；有人為了查閱方便，常常將自己經手的文件材料據為己有，給檔案材料的收集增加了難度.檔案管理職責不明確，沒有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務，錯過收集時間，導致檔案的收集不全.

1.2 高校教學檔案建設獨立性不強，沒有形成自己獨特的管理特色

目前高校檔案建設還處于高度集中的管理體制下，對教學檔案工作過于集中管理，教學自身建設制度不健全，檔案員對于教學的檔案建設沒有明確的概念，完全依賴高校的總檔案館，其獨立性不強，更沒有形成自己獨特的管理特色.

1.3 高校檔案建設缺乏完善的規章制度

高校檔案建設特別是教學檔案的建設工作規范化較晚，加之領導重視不夠，工作的程序化、規范化、制度化不健全，只是個案化處理，按經驗辦事，缺少相應的管理規章制度和具體的實施細則，出現了界限不清、管理不細、職責不明等問題.由此，教學中產生的有保存價值的文件材料都處于散亂狀態，沒能集中統一管理.已經收集起來的檔案材料，不分類別、不分學年地存放在一處，不便于查找利用.

1.4 高校檔案管理人員素質有待進一步提高

由于高校人員編制緊張，用人上的隨意性較大，變動性較大，影響了管理水平和檔案使用效率.高校的檔案管理人員大多為兼職檔案員，不能全心投入檔案建設工作之中，同時兼職檔案員很少有機會接受檔案專業培訓，復合型檔案人才極其貧乏.這客觀上對高校檔案歸檔工作造成很大影響，制約著檔案建設的工作順利、有序進行.

1.5 高校檔案建設的軟件系統及其應用相對薄弱，網絡建設基礎較差

首先是缺乏統一的網絡化協調機構.由于受高校管理體制和運行機制的影響，高校檔案館有上一級行政主管部門，而行政主管部門下的分散管理體制使檔案建設形成了自成系統、各自為政、自我完善、自我發展的局面.雖然檔案建設已意識到資源共享的重要性與必要性，但學校檔案建設中的教學檔案建設還是缺泛與教學緊密合作，檔案網絡化建設和資源共享工作有待進一步加強.要改變封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，不能還處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了檔案建設的標準化、自動化和網絡化的進程.

由于歷史的原因，高校檔案信息化建設走的是“自給自足”的發展道路，根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊，標準化水平低.目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，檔案無主題標引，共享性差.加之目前國家沒有統一的發展規劃和標準，高校檔案建設存在著很大的盲目性.這種狀況會給檔案網絡化建設和資源共享造成建設難度.

經過多年的努力，高校建成了規模大小不等的檔案數據庫，但由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，存在浮躁情緒及急功近利傾向，使在建數據庫缺乏整體性，數據庫大多處在自建自用狀態，已經建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，服務水平差，嚴重地影響了數據庫的利用率.所建數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，不能滿足師生用戶的多種需求.高校檔案建設中雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用.新軟件與原有軟件之間缺泛兼容性，影響以后的升級，數據保護存在著一定的風險.我們知道，數據安全保護主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，這僅能單純地從技術角度被動地解決問題，不能長遠、全面地規范、保障數據安全.數據庫系統的安全防范，主要依靠技術的不斷改進，因此，軟件的升級是防止計算機安全風險的最為重要的手段之一.

2 高校檔案建設的新探索

高校檔案建設工作的加強，有待于領導和工作人員的共同努力，更有待于各項工作制度的建立和規范.基于這樣的思考，筆者認為，高校檔案建設應該從以下幾方面著手.

2.1 建立科學的建設模式，提高檔案管理水平

要徹底改變高度集中的管理體制，建立學校檔案館和院系檔案室相組合的模式，采用集中管理或分散管理相結合的方式.集中管理是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務的模式.高校檔案館配置較高的網絡服務器，建立專門的檔案信息網站，通過Internet供校內外利用.在保證文件的準確性，并尊重文件作者隱私權和知識產權的基礎上，院系的檔案員將要上傳的檔案資料上傳到學校檔案館的服務器上.上傳完畢后，由學校檔案館負責維護、管理.分散式管理是充分利用現有的網絡資源，通過校內發達的Internet網絡，把形成的檔案信息，如博碩論文集、教學方法與經驗等，通過網絡向其它高校和社會各方面公布.將收集完畢的電子版教學文件，經審查，上傳至服務器上，并分門別類，定期更新維護，以服務校內外用戶.

2.2 增強檔案建設的觀念，強化規范制度管理

加強對《檔案法》的學習，對專兼職檔案管理人員進行崗位培訓，舉辦檔案業務專題講座，提高檔案管理人員的業務水平，提高領導和教職工的檔案建設意識.要建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等作出明確規定，以確保收集的準確、完整.要理順內部管理關系，建立檔案管理人員的崗位責任制，明確各檔案員的分工，文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責任到人.要加強對院系檔案工作人員的監督檢查工作，了解歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案建設逐步實現規范化，科學化.學院檔案的現代化管理應納入高校辦公技術現代化的統一規劃，通過計算機網絡對學院檔案實現完整、準確和動態、立體的管理.

2.3 近早確立高校檔案建設的特色化服務方向，以特色化服務擴大高校檔案建設的影響力

高校要努力建設有自己特色的檔案建設模式，如能大量反映高校和院系發展的具體材料等.這些材料對學校檔案部門沒有歸檔的價值，但它體現了院系各方面、各層次的工作，反映了院系的發展、壯大的歷程，對高校來說非常的珍貴.再如，各高校的專業、學科都各不相同，各有各的特色，在檔案建設上要突出這種差異性，以擴大高校檔案建設的影響力.

2.4 提高檔案管理人員素質，提升高校檔案工作的服務水平

檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點.提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手.首先，要建立一支結構合理、素質精良的專兼職檔案管理隊伍.領導要重視高校院系檔案工作的人事安排，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，應針對檔案員不穩定的特點，采用“短、勤、快”定期培訓和平時業務指導相結合的方法，提高其業務素質.同時，培訓方式要多樣化.把報告、講座的方式與應用性較強的參觀訪問、實習交流等多種形式相結合，以突出培訓效果為目標，提高培訓的實際效果.其次，要請檔案專業的專家、教授講授檔案基礎理論知識和相關法律法規，逐步提高檔案員的專業水平；請兼職檔案員分批到校檔案館觀摩，由經驗豐富的專職檔案工作人員結合具體案卷進行講解和操作輔導，使之對檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環節有更自覺的認識，以提高高校檔案員的立卷和歸檔工作的專業化水平.第三，要積極營造學習氛圍，打造學習型檔案建設環境.要以終身學習為目標，要全過程學習，對檔案建設的整個流程進行深入學習；要形成團隊學習，促進成員間的互幫互助，調動檔案管理人員學習的主動性和積極性.

2.5 提升網絡化建設水平，提高服務師生的檔案利用效能

高校在建設現代化建設中，要采用客戶機/服務器（Client/Server）體系結構模式，將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，共同實現整體應用.這種模式（Client/Server）實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結構系統，是依賴網絡系統而存在的，是充分利用了網絡的資源優勢，對具體的網絡硬件、網絡操作系統并無嚴格的要求.數據庫管理系統建設要建立在Internet/Web技術基礎上，不僅要支持Client/Server體系結構，還要支持分布式處理.既要具備聯機事務、處理數據安全性與可靠性的支持能力，又要有較強的安全控制能力，能適應多種硬件平臺、多種操作系統，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力，如可覆蓋全校，包括院系在內的各類信息的集成的MIS系統，以滿足功能、安全性和數據完整性等方面的需要.

〔1〕楊冬權.在電子文件管理國家戰略國際學術研討會上的講話[N].中國檔案報，2009-6-25（001）.

〔2〕吳娟.檔案工作者應樹立五種理念[N].協商新報，2009-4-3（A01）.

〔3〕孫虹.高校二級學院建檔可行性初探[J].浙江檔案，2000（5）.

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