現代信息技術背景下高校檔案利用工作的價值與作用

杜文輝

（赤峰學院 繼續教育部，內蒙古 赤峰 024000）

現代信息技術背景下高校檔案利用工作的價值與作用

杜文輝

（赤峰學院 繼續教育部，內蒙古 赤峰 024000）

隨著現代信息技術的飛速發展，高校檔案館（室）正在力爭建成內容豐富、數量充足、結構合理的檔案信息資源基地.特別是電子檔案的高效利用更是對檔案管理工作的巨大挑戰.高校檔案利用工作應改變觀念，面向社會，為公民個人服務，依托高校資源優勢，加強計算機網絡研究，開辟網絡利用檔案服務這片檔案利用工作的新領域，建立一支復合型的檔案技術干部隊伍，積極為實現檔案利用工作信息化創造條件.實現檔案信息資源共享.

信息技術；高校；檔案利用；價值；作用

1 幾個基本概念闡述

檔案是人類記憶的基石，是人類生活發展的紐帶.它是人類文明的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是全人類寶貴的物質精神財富.在人們的社會實踐中，檔案直接形成并被有意識地保存下來，其目的在于滿足檔案利用者對檔案信息資源的利用需求.檔案只有被需求者廣泛地利用，為社會創造出更多的物質精神文化財富，才能實現其價值，發揮其作用.那些原創的、真實的信息資源，通過系統開發、挖掘、整合、編纂才能滿足社會各界的利用需求，并最終體現檔案記錄歷史，傳承文明，服務社會，造福人民的價值，檔案事業才會得到社會的廣泛認可和支持.

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程.檔案利用是檔案整個過程的最終環節，國家政府以及檔案館工作人員為檔案所作的一切努力，包括檔案安全保護最終目標就體現在能服務于現代化建設，服務于國家，服務于人民群眾.而檔案利用工作，也常常被稱為“檔案利用服務”、“檔案提供利用”，是檔案管理部門通過一定的方式方法，直接提供檔案信息資料，為利用者服務的一項業務方式.它包括了解和熟悉館（室）藏檔案信息的內容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；分析和預測社會對檔案信息的需求特點，把握檔案利用需求的發展規律；向檔案用戶介紹和報道館（室）藏檔案的相關信息線索，向檔案用戶提供他們所需的檔案文獻，積極開展檔案咨詢服務等內容.

近年來，隨著現代信息技術的飛速發展，高校檔案館（室）正在力求建成內容豐富，數量充足，結構合理的檔案信息資源基地.現代信息科學的出現，使得人們認識世界的進程大大加強.信息在社會中的地位與作用被人們逐漸認識到.“從系統工程的技術角度看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息，這種系統工程的目的就是信息的存貯，信息的檢索和提取，信息的傳輸和顯示，所以這整個技術可以稱為信息系統工程”（錢學森同志《論系統工程》）.用信息理論研究檔案，將給我們的認識提供一個新角度.客觀地說，關于檔案的本質，以前我們并沒有足夠的認識，一般視檔案為一種文件.其實，這僅描述出了檔案的外部特征，或者把原始記錄性作為檔案的根本性質.但檔案是什么終究沒有回答出來.而從現代信息技術角度來研究檔案，這個問題便可迎刃而解.檔案是一種伴隨著它所記錄的活動一起形成的具有直接性的信息，有的還是這些活動的組成部分，因而在人們的實踐活動中有其特定的地位.從整體上來說，它能夠比較準確地反映客觀事物和各種現象.說到底，“信息是一種客觀存在的現象，是事物的運動狀態及其變化方式”（岳劍波）.檔案信息作為信息的一分子其本身必定也是客觀的.因此可以說檔案信息是一種客觀存在，這些客觀存在是構成檔案（檔案實體）的基礎.但并非所有的檔案信息都會轉化為檔案，其中一部分可以轉化為檔案實體（即通常意義上的檔案），另一部分則繼續以信息形式存在，然后或被發現轉化或隨時間流逝而消失.這就是部分檔案實體成因的滯后性原因，即即時的檔案信息由于當時人們未加以注意和認識，為人們認識到后，在檔案信源未消失前（信源在源源不斷地提供信息，信源消失檔案信息隨之而消失，除非其有新的附著體構成新的信息源）仍可捕捉到檔案信息繼而構成檔案.可見，信息才是檔案的本質.信息不隨其外部形式變化而變化.信息是客觀事物運動的存在形式，它將事物的存在、發展傳感到外界，人們通過信息這個中介來實現認識事物的目的.所以，檔案反映的內容無論是物質的還是精神的都是存在的，是有現實基礎的.

2 高校檔案信息的性質

高校檔案信息像一般信息一樣具有下列性質：

2.1 價值性

我們可對檔案信息的價值概括為：

2.1.1 實用價值

檔案的基礎價值如參考查詢等，其作用時間較短.一部分短期檔案即為此類.

2.1.2 文化價值

文化價值是指文化的傳播（橫向）和傳承（縱向）.這是檔案的深層或根本價值.

實用價值消失后起作用的即為文化價值，包括教育文化認同、文化歸屬等.實用價值與文化價值并不沖突，即一部分實用價值本身也蘊涵文化價值.二者也不存在先后關系.

這里存在的問題是一部實用價值已消失且不含文化價值的檔案在若干年后被重新認定為檔案，尤其是古老檔案該怎樣解釋，我們的觀點是：

2.1.2.1 對文化價值性認同.不同時代對文化有不同的價值認同.不同時代和階級對文化的認同的不同，會導致對檔案信息價值認同的差別，導致檔案信息命運的改變.

2.1.2.2 檔案信息價值的更遞.檔案信息附著于一定載體構成實體后，便成為新的信息源，此信源產生的信息會隨時間而產生相應價值.它有可能再生成為具有檔案價值的信息源而構成檔案.這也可解釋一部分實體原不是檔案，而后經年被認做檔案之原因.

2.2 依存性、可傳遞性和可干擾、加工性等

依存性指檔案作為人類的一種信息手段，必須依附于一定載體才能為人類所占有利用，發揮其特定價值.但其內容并不因記錄手段或物質載體的改變而改變.

可傳遞性指我們可以從時間和空間上將信息從某點轉向其它點.

可干擾性指檔案信息在傳遞過程中可能會因多種原因產生缺失或附加原不屬于原信源的信息或信號而構成信息干擾.這是信息傳遞中的普遍現象，這也就是人們對檔案實體普遍要求“原件”“原始信息”或“零次信息”的根本原因，即以此種方式來避免信息的缺失或附加干擾信息，保證信息的直接性、原始性.

可加工性指檔案信息可以被分析、綜合或濃縮，也即檔案信息的綜合開發利用.這些都是信息的一般屬性，只不過在檔案信息上被賦予了其特定涵義.

由此我們可以看出，價值性是檔案信息存在的根本屬性，在價值體系中文化價值又居于主導地位，依存性、可傳遞性及可干擾性是其附屬屬性.依存性體現于檔案信息與其載體即任何檔案信息必須依附與一定的載體形式才能構成現實檔案即檔案實體；可傳遞性表現為檔案信息及其實體的傳播（橫向）與傳承（縱向）；可干擾性及可加工性突現檔案信息的開發利用及人們對“原件”“原本”及原始信息的追逐.對沒有信息損耗或附加干擾信息（信號）的檔案信息，人們選擇什么樣的載體或復件，那只是人們的價值取向和認同問題，檔案信息本身是不變的.實質上信息損耗無處不在，載體的變更本身就會造成信息損耗.因此人們更愿意接受檔案信息與載體的初次結合體，即所謂“原件”.

3 現代信息技術背景下高校電子檔案利用需求的優勢

隨著電子檔案等新型載體檔案的出現，人們對高校檔案信息的需求，要求檔案館（室）必須應用新技術，建立檔案服務網絡，建立檔案數據庫，最大限度地實現檔案信息資源共享；在提供檔案咨詢服務方面，以網絡化的技術手段，利用電子政務平臺，開展檔案網上信息查詢服務等，提升檔案服務的現代化水平.形式多樣快捷方便的檔案服務方式將為更多的社會公眾走進檔案館提供積極有效的途徑.全面開拓檔案利用的廣度和深度，拓展其活動空間，使之從封閉走向開放，為服務于社會創造更為有利的條件.

就檔案的本質來說，檔案利用者對檔案的利用需求就是對檔案價值的實現.

隨著人類文明程度的提高和對檔案利用需求的增長，高校檔案的利用滲入到社會生活的方方面面.從檔案利用的內容與形式來看，現代信息技術背景下的高校電子檔案的利用需求越來越高，主要體現在：

3.1 檔案利用需求的社會性與層次性

檔案利用需求的社會作用，體現在實現信息資源社會共享和促進社會進步的歷史進程中.電子檔案利用越來越發揮出它的積極作用.檔案利用的社會價值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，它為將來的工作提供了借鑒.二是檔案利用需求的層次性.從利用檔案信息的形式來看，檔案利用者的需求具有層次性，在于檔案利用者所從事的職業不同，需求的檔案信息內容也不盡同.從現實來看，高等學校基于它的人員層次優勢，更適合于電子檔案的利用.

3.2 檔案利用需求的多樣性與動態性

電子檔案利用尤其受其自身職業、素質愛好等方面的不同而顯現出千差萬別.根據檔案利用者的不同類型，還可分為管理人員，科研人員和學生個人需求等.檔案利用者需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系.社會越發展，社會所擁有的職業越多；生活文明程度越高，人們的愛好會越多，愛好的層次會越高，也就更加多樣化.

檔案利用者需求隨著時間、地點、條件的變化而變化.檔案利用者需求的滿足方式和水平，是由其所處的歷史條件所決定的.隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性.

3.3 電子檔案利用與紙質檔案利用的需求差異

電子檔案像紙質檔案一樣，其目的就是要充分發揮檔案的利用，為社會的利用者提供服務.但從兩者對檔案利用者的需求影響上比較，電子檔案利用相比紙質檔案利用有其獨特的優勢：

3.3.1 檔案利用需求的重復性

檔案利用者產生利用檔案的需求往往不只一次，檔案利用者的需求滿足只是相對的、暫時的，原有的需求滿足了，又會產生新的利用需求.只要具備一定的條件，檔案利用需求就會多次重復出現.電子檔案在這方面的特點尤其明顯.

3.3.2 檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用也有明顯的差異.我國自有文字以來，形成甲骨，竹簡，石刻，貝葉，紙質，直至今天的文字、圖片、聲像、縮微品等檔案，無論用什么樣的技術和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄成載體后，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在.人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關系后就永遠無法分離.可見，載體和結構的形式已成為檔案不可分割的重要組成部分，這些載體的檔案只要避開天災人禍，遵循管理和保護的要求，就能達到長期保存，這就所謂紙質檔案利用的載體.而當使用技術和設備將具有長期保存價值的信息記錄于存儲載體后，任何電子檔案就永遠離不開這種技術和設備了，也不能離開這種生存的特殊環境條件而單獨存在.電子檔案利用的需求，其載體是通過計算機系統識別處理，并按一定格式儲存在磁帶、磁盤或光盤等介質上，在網絡上傳送的數字代碼序，是一種數字利用記錄，利用者需要依附在計算機上讀取.

3.3.3 檔案利用需求方式更加便捷

紙質檔案利用方式的需求，決定了檔案利用者必須親自到檔案館（室）檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大.紙質檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大.而電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網絡傳輸實現快捷查找與檢索所需要利用的檔案，不用上檔案館（室）文檔室可查找和檢索到需要檔案資料，檢索界面操作快、方便.

3.3.4 檔案利用需求原始屬性的差異

檔案利用的價值，在于檔案原始屬性的真實性.這種原始屬性表現在檔案的利用需求內容上和檔案利用的需求形式上.紙質檔案利用需求的原始屬性，始終有草稿與印稿之分，有正本與副本的差異.正是如此，紙質檔案利用的需求體現檔案原始記錄性和憑證作用的內容與形式特點.如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等表現出原始性而具有法律憑證的作用.電子檔案利用需用求的原始屬性，其從電子文件起草、修改、印發到形成電子檔案都在計算機上進行，要體現檔案利用的原始記錄性特征已不復存在.正是電子檔案易于修改和改動后可以不留任何痕跡的特點，對其原件的界定難于實現；由于電子檔案的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式.電子檔案往往可在電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存或復制轉發送，無法區分其中哪個是“原件”和“復制件”，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的一系列新課題.

3.3.5 檔案利用需求途徑的差異

紙質檔案利用的需求，主要通過檔案機構采取提供檔案原件或檔案副本、復制品以及檔案信息加工品.其需求途徑有兩方面：一是提供利用檔案閱覽服務.這種滿足檔案利用者的途徑特點是傳播途徑單一、傳播速度緩慢.當然這種提供檔案閱覽服務的途徑也不利于檔案原件的保護.同時紙質檔案是直接提供利用，會加速檔案受損程度，其又無形中擴大了檔案利用者原始利用范圍，即由于檔案成卷的裝訂，使得檔案利用者在查找閱覽其所需要利用的檔案材料的同時，也獲得了瀏覽其他與利用范圍無關的檔案的機會.二是檔案展覽與陳列服務.這種檔案提供利用途徑，是紙質檔案管理部門通常通過介紹檔案館（室）藏中有關檔案內容的一種服務方式，其直觀性強，但展覽內容的更新速度較慢，其還包含如檔案外借服務、檔案咨詢服務等提供利用途徑.電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機與網絡，檔案利用信息傳播的途徑顯出多元化.其特點突出表現信息傳播速度的加快和信息量的增長，實現檔案利用信息的共享.檔案收藏部門應用計算機技術來進行檔案利用管理活動，形成各種各樣電子化的檔案信息資源.在提供滿足檔案信息需求和利用檔案信息上，檔案利用管理部門與檔案利用需求者，實現了一種無形的虛擬的檔案利用實踐活動.電子檔案利用的電子網絡的傳輸，能夠迅速根據檔案利用者的需求，多途徑、多角度迅速而準確地查找到所需要的檔案或檔案相關信息，滿足檔案利用者可能出現的深度需求；檔案利用需求者不必浪費大量的人力、物力來進行信息、文件的查找、索取和歸還.

檔案資源的社會共享，是當今電子時代“檔案信息高速公路”的熱門話題，也是建立與發展“檔案信息網絡”的一項復雜而系統的工程，需要我們檔案管理部門以社會信息化為依托，借鑒紙質檔案利用的需求與電子檔案利用的需求互補的優勢，整合檔案資源創新管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍，正是我們探索紙質檔案利用需求與電子檔案利用需求的共性與差異的根本所在.

〔1〕岳劍波.信息管理基礎[M].清華大學出版社，2001.

〔2〕國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].北京：中國檔案出版，1999.

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