交口灌區水利工程電子檔案現代化管理初探

姚唯波

(陜西省交口抽渭管理局，陜西 渭南714000)

交口抽渭灌區地處渭河下游，是一個大型電力抽水灌區。隨著電子計算機的發展和普及，辦公自動化水平日益提高，灌區在續建配套與節水改造項目、大型泵站改造項目等水利工程建設中，產生了大量的電子文件，形成了大量的電子檔案。因此，必須加快灌區水利工程電子檔案的現代化建設管理進程，提高電子檔案現代化管理水平，確保水利工程電子檔案為水利工程的建設和管理服務。

1 灌區水利工程電子檔案特點

灌區水利工程電子檔案是由電子文件轉化而成的。所謂電子文件是指在水利工程建設和管理中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

1.1 電子文件信息與載體的相分離性

電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網絡在不同的計算機之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，而內容卻不發生任何變化，信號形態也無任何變化。

1.2 信息形態的數字化、與非人工識讀性電子文件

在計算機內部，無論是傳輸還是運算、存儲等處理，電子文件均是以數字編碼的形式存在。對于這種經過復雜編碼的信息人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態，才能識讀它。

1.3 對設備的依賴性

電子文件需要依賴于計算機系統，包括計算機硬件、操作系統和軟件而具有生命力并發揮作用。從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現。離開了計算機系統，既無法識讀，更無法對電子文件施加任何影響，管理活動便無從談起。

1.4 信息的可變性、不安全性

計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點使得對系統中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動過的痕跡。計算機系統中的靜態文檔已大量被動態文檔所取代，而動態文檔中的數據不斷地被更新或補充，以反映最新的情況。如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存，毫無痕跡。電子文件檔案除上述特性外，還具有載體材料和信息技術的不穩定性、電子文件的信息共享性等。

2 灌區水利工程電子檔案管理面臨的主要問題

2.1 電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞

保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大。檔案的本質屬性是原始記錄性。紙質文件內容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區別，一旦被刪改，復制或纂改內容都很難被識別。

2.2 電子文件檔案信息安全問題

電子文件檔案信息通過網絡傳送時容易泄密、篡改和偽造。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。

2.3 電子文件具有不穩定性

一是所依賴的軟硬件不穩定性。現在計算機軟、硬件系統更新換代快，尤其是軟件系統。幾年的時間就出現新的電子文件存儲的數據結構變化而需要轉換的問題。二是載體的不穩定性。從磁帶到磁盤、光盤電子文件的載體也在發生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。三是容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都容易造成全部數據的不可用。

3 加強水利工程電子文檔管理的對策

3.1 檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統的設計

把原來紙質文件管理系統中的許多后控制手段提到了最前端，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統作為管好電子文件的先決條件。

3.2 歸檔電子文件的技術處理工作

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。

3.3 電子文件的保存問題

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

3.4 建立統一的電子文件檔案歸檔基本結構標準

在電子文件大量產生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性鑒定，制定科學、合理及符合我國實際情況的統一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎。

3.5 以人為本，推進檔案信息化建設

當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。目前水利系統檔案人員知識結構還遠遠達不到要求，所以，加快培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才就成為了當務之急。

4 結語

電子文件是社會進步的產物，確保電子文件檔案的安全是當前檔案管理工作遇到的新課題。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，不斷地研究、探索這方面的工作，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，更能加強檔案信息交流，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，促進經濟建設的穩步發展。所以必須加快電子檔案的現代化建設管理進程，確保水利檔案為水利工程的建設和管理服務。