淺析高校辦公室秘書工作的角色定位及素質培養

陳育芳

（福建對外經濟貿易職業技術學院，福建 福州 350016）

高校辦公室是學校的綜合協調部門，具有上傳下達、協調各方的重要作用，而高校辦公室秘書作為秘書群體的重要組成部分，隨著時代的發展和社會的進步，高校對辦公室秘書的要求越來越高。

一、高校辦公室秘書崗位的工作特點

（一）工作性質的綜合性

從校內來看，辦公室需要與學校領導、各部門、師生員工加強聯系，共同做好公文、會務、信息、安全、信訪、接待、采購等各類事務的溝通、協調、督查及落實，并圍繞學校的教學、科研、行政、服務等開展工作。從校外來看，辦公室工作質量的高低、服務態度的好壞，很大程度上代表了學校的水平，影響著社會各界對學校的看法。辦公室主要開展對外交流與合作，與上級主管單位、相關政府部門、其他兄弟院校等進行方方面面的接觸，協調做好學校的對外聯絡、交流與合作事宜。

（二）高校環境的特殊性

高校作為人才舉薦、知識密集之地，是以學術管理為主要特點的機構。由此可見，高校管理系統由許多個子系統構成，各子系統由于不同的管理職能以及管理權限構成了高校管理系統的管理網絡，而高校辦公室作為網絡通道的溝通者貫穿于系統的整體，使系統高速運行，促使網絡簡潔、通暢。高校辦公室的這種重要作用決定了其在高校管理系統中的地位，由此關系到辦公室秘書的知識涵養、文化品位等素質要求，以及工作理念、方式方法等客觀需要。

（三）服務對象的復雜性

首先，高校發展及評價標準逐步轉向人才培養、內涵建設、質量立校、特色興校為核心，尋求國際合作、對臺合作、校地合作、校企合作、校校合作等發展策略。其次，高校領導崗位客觀上要求辦公室及其秘書在黨務、政務工作上給予更多的協助。再次，辦公室及其秘書工作更加復雜，秘書的服務層次和服務水平需要不斷提高。最后，高校辦公室秘書的工作對象具有復雜性和多變性的特點，內容包括輔助決策、綜合承辦、公文辦理、會議組織、信息處理、調查研究、機要保密、信訪工作等。

（四）素質要求的時代性

高校秘書人員應該強化信息意識，努力拓寬信息渠道，建立校內校外的信息網絡，提高對信息的處理質量，為高校領導決策提供準確、及時的信息資料。首先，培養信息意識，具有強烈的信息意識，養成主動發現、搜集、過濾、運用各種有用信息的習慣，形成對信息的科學、正確認識。其次，掌握信息能力，主要包括信息采集和捕捉能力、信息檢索能力、信息鑒別和處理能力、信息應用能力等。最后，遵守信息道德，主要包括遵守法律法規、恪守道德準則、抵制不良信息、保護知識產權、尊重個人隱私等。

二、高校辦公室秘書工作的角色定位

（一）領導事務的參謀者

辦公室及其秘書應該從抓大事、謀全局、當高參等方面出發，全面搜集信息，深入調查研究，充分討論醞釀，提出預選方案，為學院領導、各級領導的黨務、政務決策提供參考，并及時進行督促、落實、評估和反饋，使辦公室真正成為校領導的“智囊團”和“思想庫”。辦公室秘書能對校內外的信息展開搜集、分析、比較、判斷和整理，把有用的信息、合理化建議及備選方案提供給校領導，做到問題的針對性、分析的全面性、觀點的正確性、措施的可行性、出臺的適宜性。

（二）師生員工的服務者

辦公室秘書應該充分認識辦公室工作的重要性，自覺地以“服務師生、獻身教育”為己任，凡事想在前、做在前、服務在前，不斷提高個人綜合素質，切實為廣大教職員工提供服務。辦公室及其秘書工作把師生員工滿意與否作為檢驗和衡量工作的標準，想問題、做事情從師生員工出發，把重點放在解決師生員工反映最強烈、最迫切的問題上，全心全意為師生員工服務。辦公室及其秘書工作把師生員工滿意作為工作目標，時刻站在師生的角度體驗、反思工作，努力找出癥結、迅速解決，為師生員工提供“零缺陷”服務。

（三）具體決策的督辦員

辦公室要圍繞全局性工作，抓住難點、重點、熱點問題和一個時期領導關注的問題，出實招、動真格、用真勁，加大督查力度，促進工作落實。圍繞學校中心工作，認真、按時完成上級和校領導交辦的督辦工作任務，隨時掌握督辦事項的進展情況。對上報的督辦結果認真審核，不符合要求的退回重辦；對未按時上報督辦結果的要查明原因，采取有力措施促其盡快辦結；對需要進入實地督辦的要深入基層掌握第一手情況，確保上級和學校的重要決策和工作部署得到及時、全面、準確的貫徹落實。

（四）內交外聯的協調員

辦公室秘書的協調工作主要包括對外聯系和內部協調事宜。要做好“協調員”，首先要掌握組織協調的原則，從整體出發通盤考慮問題，認真處理好全局與局部之間的關系，做到局部利益服從全局利益、眼前利益服從長遠利益；其次，要有一個好的工作態度，婉轉、妥善地處理好各部門之間的關系；再次，要注意人際關系的協調，遇事主動與對方商量，共同研究解決問題的辦法；最后，在對外協調方面，要與上級部門和平級有關部門建立密切的聯系，為單位各項事業的順利發展爭取更大的間接效益空間。

三、高校辦公室秘書人員的素質要求

（一）政治素質：高校辦公室工作的本質要求

辦公室秘書直接服務于領導，面向全校師生員工，與不同層次人員交往，需要處理領導交辦的各項重要任務，客觀上需要具備良好的政治素質。同時，辦公室秘書還肩負著宣傳公關、對外聯絡的職責，其政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀律、政治鑒別力、政治敏銳性，不僅影響著學校的政策方針，還影響著學校的形象和威信。辦公室秘書要善于從政治上認識問題、處理問題，始終保持清醒的頭腦、堅定的立場，抵御各種風險，駕馭復雜局面，經受重大考驗，任何時候都不動搖政治信仰。

（二）精神素質：高校辦公室工作的基本前提

一是甘于奉獻的敬業精神，平時早上班、晚下班、常加班，自覺培養不怕犧牲、甘于奉獻的責任意識和敬業精神。二是勤奮好學的鉆研精神，不斷加強政治理論學習，刻苦鉆研業務知識，努力改善工作方法。三是開拓進取的創新精神，根據不同的服務對象及其形勢、任務、要求的新變化，大膽改革創新。四是不屈不撓的拼搏精神，圍繞學校的中心工作不斷拼搏進取，處理好粗與細、輕與重、緩與急的關系。五是精誠合作的團隊精神，從學校大局、整體工作出發，以高度的責任心、團結合作的態度，齊心協力完成各項任務。

（三）理論素質：高校辦公室工作的關鍵因素

辦公室秘書要精通本崗位的業務知識，熟悉管理學、政治學、法學、心理學、社會學、文史哲等相關學科常識，掌握經濟、法律、社交、教育科學等方面的知識。要有完善的知識結構和扎實的專業功底，明確公文處理規范化工作的重要性，充分認識文稿總結工作對學校日常工作正常、有序、高效運轉的意義，不斷擴大自己的知識面。同時，辦公室秘書必須掌握秘書工作的規則和專業知識，如國家關于檔案、公務文書的有關規定和秘書學、公文寫作、文書處理、檔案管理、會議管理、調查研究等相關知識。

（四）業務素質：高校辦公室工作的重要保證

其一，要具備處理問題能力。善于溝通、聯系，發揮、協調各方優勢，切實解決工作中遇到的各種困難和阻礙。其二，要具備書面表達能力。公文、文件、紀要、簡報等要求秘書人員既要提高寫作能力，又要掌握公文的固定格式、規范用語、特定意義。其三，要具備現代辦公能力。大量現代化辦公設備應用于工作中，使得辦公室秘書要適應時代的要求，掌握這方面的知識和技能。其四，要具備高校管理能力。在工作中注意工作方式方法，掌握一定的管理藝術，堅持原則性、靈活性的統一。

四、高校辦公室秘書素質的培養途徑

（一）及時換位理解

辦公室秘書要經常換位思考，多看、多聽、多想、多學，努力做到作風沉穩精干、服務優質高效。辦公室秘書在人際交往中要尊重和接納每個人的個性差異與社會角色差異，全面看問題而不片面，在出現角色差異或思想層次差異時，要經常換位思考，站在對方的立場觀察事物、思考問題，努力尋找與對方溝通的最佳方法。同時，增強公仆意識，對師生員工換位思考，工作踏實、任勞任怨、務實高效，嚴格要求自己，自覺維護辦公室的形象。

（二）準確就位不越位

一是處理好與領導的關系，秘書是參而不決、謀而不斷，決不能越過“配角”的位置扮演起舞臺上的“主角”。二是處理好與教師的關系。應本著以教學為中心的理念，主動了解教師的工作和需要，虛心傾聽他們的意見。三是處理好與校內其他部門員工的關系。對其他部門員工應該要用平等、寬容的態度去對待。四是處理好與本部門同事的關系。充分發揮辦公室人員的合力作用。

（三）認真站位不錯位

高校辦公室秘書要自覺克服“角色偏差”，培養和強化與這一崗位相對應的責任意識、服從意識、服務意識、公共意識、保密意識等“角色意識”。一是看。深入研究，系統學習上級、平級、下級、年輕、年長的秘書的知識結構、理論觀點、工作方法、表達技巧等。二是聽。多聽取別人的意見和建議，廣聽博采，相得益彰。三是讀。研讀古今中外的教育思想及理論，去粗取精，活學活用。四是練。做到勤練腦、勤練身、勤動手、勤練口。五是寫。在看、聽、讀、練的基礎上開展理論闡述和事實論證。

（四）提前到位勤補位

高校辦公室秘書要主動出擊而不被動應對，摒棄浮躁、等待的心態，善謀實干，肯干事、敢干事、能干事、會干事。多向領導、同事虛心學習工作方法和工作形式，多與大家進行工作中的協調、溝通。從老同志身上學習吃苦耐勞的敬業精神，從充滿活力的新同志身上學習積極努力、奮發向上、勤奮工作的信心和力量。加強與各科室人員的溝通、協調，密切配合，相互支持，在工作上努力做到主動補位，并不斷提高自身素質，以更好地服務于學校的改革、建設與發展。

[1]吳紋.高校辦公室秘書優化職能環境的分析與對策[J].岳陽職業技術學院學報，2008，（1）：33-35.

[2]何滿艷，張斌.高校辦公室秘書工作的定位與創新[J].科技創新導報，2010，（2）：199.

[3]王少云，姜立新.辦公室工作人員多元化角色定位之淺見[J].新聞世界，2008，（4）：106-107.

[4]陳曉娟.角色理論在高校辦公室秘書工作中的應用[J].牡丹江大學學報，2008，（8）：142-143.