淺析民辦高校二級院系檔案管理現狀及對策

朱 靜

當前民辦高校都存在主體年輕化、辦學時間短、制度建設不夠全面等一系列問題。各種建校材料、專業建設材料、教學材料紛繁復雜，材料質量參差不齊，和一些辦學時間長的公辦院校相比，差距很大。在眾多檔案材料中，教學檔案是學院的重要檔案、特色檔案，也是學院接受教育教學評估的核心檔案，因此，二級院系應強化檔案管理工作，將檔案管理工作作為系部重要的日常工作。

教學檔案在評估教學質量及教學管理水平的過程中起著重要作用，也是評估工作中最基本、最重要的材料，是高等學校眾多分類檔案中的核心部分。各二級院系是一線教學單位，是教學檔案基礎數據的來源地，也是對這些基礎材料利用率最高的單位，所以對于基礎教學文件應該有個合理的保管辦法。這些基礎教學文件資料對于教學評估、提高教學質量、改進教學方法、提高教學管理效率與水平以及在人才培養計劃的不斷深化和研究上都有著重要的作用[1]。

1 民辦高校二級院系教學檔案管理要求

高等學校教學檔案很多很繁雜，相對于二級院系來說又很固定。二級院系的教學檔案的收集管理要從專業和學生入手，以不同專業和不同年級來劃分，這樣方便檔案的查找和利用。高等學校的檔案還有一個特點，時間分類不能按照自然年度分類，因為學校的教學有嚴格學期周期。繁雜的檔案管理體系，需要及時收集、限時歸類以及定時整理。整個檔案收集整理系統要以滿足正常教學規律的要求為前提，更好的適應新時期高等學校發展的要求，為教學評估工作做好保障。

高等學校檔案管理的內容各不相同，但細化到二級院系檔案材料收集整理的分類則大致一樣。具體地說，其主要包括以下幾個方面的材料：（1）管理文件：學院對二級院系下發的指導性文件、通知、會議記錄等等、學院內部的各種教學管理規章制度等、院系老師自主編寫的教材等。（2）質量監控：教學指導性的文件；教學過程中的相關材料（包括教學安排的相關材料以及教師的正常教學活動中產生的一些材料）、教師在校內外學習方面的相關材料、學生對教學質量的反饋信息的相關材料。（3）教師材料：教師個人信息資料、教師教學過程中信息資料、教師的獎懲材料。（4）學生材料：學生考試信息資料、學生論文材料、學生各科成績材料、學生參加的各種考試資料。（5）實踐教學：實驗教學和實驗室管理的規章制度、院系開出實驗項目統計表、院系學期實驗課表、實驗室實驗記錄、生產實習計劃、總結及有關材料、課程設計材料、畢業設計管理材料以及優秀畢業論文。（6）實物類：各種重要會議的聲像資料、光盤等[2]。

2 民辦高校二級院系教學檔案管理存在的主要問題

2.1 跟不上高等教育大發展的步伐

近幾年，高等學校教育體制的不斷發展，高等學校的不斷擴招，各學校對學科專業的不斷擴大，辦學形式的不斷更新，教學的方式方法的不斷改革，教學管理也不斷走上正軌，在一線教學活動中產生的教學文檔也越來越繁雜，類目要求也越來越多。很多事物都是新鮮事物，檔案材料的收集整理的體系標準也有待探討。尤其是二級院系的檔案收集整理標準體系沒有形成，很多學校有學校的檔案管理標準，但是到二級院系這方面的標準要求就很簡單，很不能說明問題。

2.2 材料不夠完整、系統

現在對各個高校的教學評估活動也越來越多，隨著每年的各種各樣的評估活動，各類評估都需基層教學單位提供系統、完整的基本數據和材料，這些基本材料再結合學院的材料整合后給評估專家進行評價。

由于二級院系檔案管理人員不固定，材料收集得就比較零散，外聘教師的基礎材料收集也就不夠詳細。此外，二級院系的材料中，管理文件和質量監控方面的材料都非常缺乏。由于材料的缺乏和空洞，所以在做評估的支撐材料時就顯得不夠完整和系統了。

2.3 材料不夠專業、標準

民辦高校在高校教育大改革的趨勢下，很多學院做了體制改革，很多工作改為二級院系自行管理。教學檔案工作屬于基礎工作，二級院系對這項工作并不重視。在檔案管理的整個目錄下面檔案管理制度不夠健全，或者說有些二級院系根本沒有一套詳細的檔案管理制度，更不用說對檔案管理的嚴格要求的標準。

2.4 材料收集整理困難

材料收集整理困難是由兩方面的因素造成的。一方面，教師對存檔材料范圍不夠了解，檔案意識不強。教師的教學任務繁重，教學過程中的材料沒有時間及時做出來上交檔案管理員，同時，有些科研項目進行中的相關材料，老師沒有及時收集整理存檔，造成很多一手資料的流失，等到檔案管理人員催繳時臨時突擊、草率整理準備的檔案歸檔資料又會出現材料質量不高的問題。另一方面，很多二級院系的檔案工作是由兼職檔案員管理的，這部分人日常工作繁雜瑣碎，很容易錯過收集時間。

3 民辦高校二級院系教學檔案管理規范化的對策

（1）全民提高檔案管理的意識。持續不斷地對檔案管理的重要性，以及檔案材料的要求和檔案管理的方式方法進行宣傳，不斷提高領導和專業教師的檔案意識。

（2）二級院系相對來說各種規章制度不夠完善，很多都是摸著石頭過河，也就是在這樣的成長過程中才能形成更為規范的管理文件。要科學的、規范的形成教學管理的文件，制定相關教學檔案存檔規范要求，將教學管理工作與教學檔案材料的歸檔管理結合起來，目前階段應該加強以下幾個方面材料的收集：

第一，質量監控方面加強對開設專業的可行性方案、專業的教學計劃、專業各學科教學大綱、教師授課計劃、大綱的執行與變化情況、授課計劃的執行與變化情況、開新課新開課老師的試講材料和學院有組織的聽課記錄等形成文件歸檔。

第二，將學校各級教學評比活動的資料、評比選出的典型教案、優秀論文、師德履行崗位情況、教書育人典型材料、學生對教師師德方面的反映材料、教師參加學術會議、培訓工作記錄等列入教師材料檔案中。

第三，實踐教學的材料要規范，各種實習（下廠實習）要保留圖片資料及實習報告，并將其列入實踐教學的材料中。

第四，負責學生工作的輔導員以及相關班級的班主任要對已經畢業的學生進行跟蹤調查，形成記錄，注意收集社會對學校的評價以及社會對學校的要求，還要注意聲像材料的收集，列入學生材料中[3]。

（3）定期對二級院系兼職檔案員的工作進行抽查，對工作中的不足要批評指正，幫助他們更快更好地了解檔案管理的規范和要求。多開展檔案工作業務的培訓和指導，對兼職檔案員的專業基礎知識進行系統的培訓，提高兼職檔案員的工作能力和工作水平。

（4）各二級院系可以多開經驗研討會議，在工作中發現的問題可以互相學習改進，互相學習較好的工作方法。

4 結語

據調查，在評估過程中，經常暴露一些問題。一是教學檔案材料收集不齊全、不完整、不系統，沒有全局觀念；二是一些歸檔材料無規可循；三是一些教學檔案材料不規范、不科學。因此，院系的教學材料檔案資料顯得更為重要，院系教學工作相關資料是學校教學工作水平評估的重要支撐之一，更是專業辦學水平評估的支撐。資料收集整理的好壞直接影響學校評估結論。二級院系檔案管理工作要遵循“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合”的思路，重點加強檔案管理的建設。

[1]張予宏.本科教學評估與高校教學檔案建設[J].鄭州大學學報,2006,(7):191-192.

[2]李曉紅.高校教學管理制度建設與改革創新[J].黑龍江高教研究,2003,(5):93-95.

[3]沈躍.高校教學檔案管理的實踐與探討[J].青海師專學報,2004,(1):137-139.