科研企業(yè)財務管理信息化建設與ERP應用

中國石油化工股份有限公司石油勘探開發(fā)研究院 曾濤

企業(yè)信息化程度反映了企業(yè)管理水平的高低和競爭能力的強弱。財務信息化是企業(yè)信息化的核心，其重要性和戰(zhàn)略性已被越來越多的管理者所認同。為了應對日益變化的環(huán)境給自身生存和發(fā)展帶來的沖擊，我國科研企業(yè)也加快了財務信息化建設的步伐。

1 科研企業(yè)財務信息化現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

1.1 財務信息化的內(nèi)涵

財務信息化是企業(yè)整體信息化的一個部分，是指利用計算機、網(wǎng)絡和通訊等現(xiàn)代信息技術，對傳統(tǒng)的財務管理模式和流程進行重構，建立技術與會計高度融合的、開放的現(xiàn)代財務信息系統(tǒng)，對財務核算、管理和決策等進行支持工作，以提高財務信息在資源優(yōu)化配置中的有用性。財務信息化不等同于簡單的會計電算化，是財務管理理念更新和變革的過程。

1.2 我國科研企業(yè)財務信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

20世紀90年代以來，我國企業(yè)財務信息化經(jīng)歷了會計電算化、計算機財務一體化、財務管理信息化三個階段。目前，國內(nèi)大部分科研企業(yè)也基本完成了由手工核算向計算機進行會計數(shù)據(jù)處理的過渡。隨著科技體制改革的深入，政府對科研企業(yè)的投入力度加大，科研立項的規(guī)模和數(shù)量不斷擴大，經(jīng)費逐年增加，開發(fā)創(chuàng)收呈多樣化，科研企業(yè)的管理環(huán)境發(fā)生了很大的變化，除保持原有服務性和公益性的特點外,還有經(jīng)營性的特點。這就要求科研企業(yè)的財務信息化建設應當走適合科研業(yè)務特點的信息化建設道路，由原來單純的會計核算型向更高層次的管理分析型和信息系統(tǒng)集成型轉(zhuǎn)變。為適應新形式的需要，企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)已逐步在我國推廣應用，并將成為我國科研企業(yè)財務信息化發(fā)展的新趨勢。

2 科研企業(yè)財務管理信息化建設與ERP應用中存在的問題

ERP(Enterprise Resource Planning的簡稱)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它將信息資源進行充分整合，以實現(xiàn)集成管理，為決策者提供全方位的信息支持，體現(xiàn)了先進的財務管理思想。ERP技術的應用使科研企業(yè)在會計核算、成本管理、課題管理、預算管理、采購管理、資金支付方式等方面發(fā)生了較大的變化，提高了工作質(zhì)量和效率，但同時我們也看到，內(nèi)控環(huán)境的缺失、信息集成程度較低、財務數(shù)據(jù)共享有限、復合型專業(yè)人才短缺等問題也隨著財務管理信息化的過程日益突顯。這些問題困擾著科研企業(yè)的管理，制約著科研企業(yè)的發(fā)展。

2.1 ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不健全

內(nèi)部控制環(huán)境的好壞是企業(yè)能否實現(xiàn)財務信息化的重要因素。科研企業(yè)實施ERP后，內(nèi)部控制的方式、對象和范圍發(fā)生了較大變化，財務部門的組成人員也從原來的僅由財務專業(yè)人員組成，擴大到由財務人員和計算機管理人員及專家共同組成，原有的內(nèi)控程序在ERP系統(tǒng)引入后無法適應其需要，出現(xiàn)新的控制風險。面對這一變化，有的科研企業(yè)沒有及時采取相應的措施建立和完善內(nèi)部控制制度，造成管理人員權責不分，財務核算和控制流程混亂，數(shù)據(jù)的安全性降低，各科研部門、管理部門和財務部門未能形成相互制約機制，費用支出的合法性、合規(guī)性控制較差等問題層出不窮，內(nèi)部控制制度流于形式，嚴重地影響了財務管理信息化的效率。

2.2 會計流程存在缺失

ERP的應用改變了原有組織和管理體系的信息基礎，使傳統(tǒng)的財務流程無法滿足和適應新的信息技術條件下的財務工作和會計信息使用者日益增長的信息需求。一些科研企業(yè)沒有充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的技術優(yōu)勢來重構財務核算流程，只是簡單地照搬原有管理體系下的會計電算化流程，無法實現(xiàn)財務與業(yè)務一體化，更不能實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)的實時傳遞與共享。此外，由于財務人員對系統(tǒng)操作的熟練程度不高，使財務管理信息系統(tǒng)所反映的信息滯后于其他業(yè)務信息，這種滯后性影響了財務信息的質(zhì)量，降低了財務數(shù)據(jù)的相關性，從效益的角度對科研管理活動進行實時監(jiān)控變得更加困難。

2.3 信息集成程度不高，財務部門成為信息化中的孤島

ERP最重要的特點就是集成，涉及多個部門多個模塊的集成操作。目前我國已實施了ERP的科研企業(yè)，大多啟用了財務模塊(FI/CO/TR)、采購模塊(MRO)和項目模塊(PS)，財務模塊是ERP系統(tǒng)的核心。財務部門與其他職能部門的業(yè)務聯(lián)成一體，需要各模塊協(xié)同合作、環(huán)環(huán)相扣，才能成為一個主動控制的循環(huán)系統(tǒng)。但在科研企業(yè)ERP實際應用中，財務部門與其他職能部門間問題協(xié)調(diào)解決機制存在問題，一些關鍵核心業(yè)務的管理還是使用各自的信息系統(tǒng)，比如人力資源管理、科研課題管理、審計(AIS)等信息系統(tǒng)各自為政，沒有和ERP系統(tǒng)很好的結合，在一定程度上導致了內(nèi)部工作協(xié)調(diào)不當、部門之間相互推諉的現(xiàn)象，信息孤島、資源浪費和重復建設等弊病日益嚴重。

2.4 財務管理軟件與財務人員信息化技能之間的矛盾

通過實施ERP系統(tǒng)來推進企業(yè)的財務信息化建設，需要既懂財務管理知識又熟悉計算機的綜合型人才。目前，一些科研企業(yè)盡管擁有信息技術專業(yè)知識和技能的計算機人才，但這些信息化內(nèi)部實施人員大多沒有財務管理方面的經(jīng)驗，在軟件應用培訓、業(yè)務問題處理，以及系統(tǒng)日常運維管理等方面不是那么得心應手。另一方面，財務管理人員學歷不高，財務管理的能力和理念往往不能適應現(xiàn)代企業(yè)管理的需求，多數(shù)停留在會計電算化水平上，缺乏信息化管理能力及思想，一定程度上制約了ERP系統(tǒng)的深化應用，減緩了財務信息化推進的步伐。

3 加強科研企業(yè)財務信息化建設和ERP應用的對策及建議

如何結合科研企業(yè)自身特點進一步提高ERP應用的水平，以應對新時期財務信息化帶來的機遇和挑戰(zhàn)，推動科研事業(yè)單位財務信息化的改革和創(chuàng)新，成為我國科研企業(yè)面臨的重要課題之一。

3.1 領導高度重視，推動財務管理信息化建設

科研企業(yè)和一般意義上的企業(yè)相比較，由于組織性質(zhì)不同，在財務管理目標、管理方法等方面有較大差異，導致財務人員甚至單位負責人長期以來形成了一種錯誤的觀念：科研企業(yè)業(yè)務單一，會計核算簡單，會計工作只是簡單的記賬，重核算、輕管理的現(xiàn)象很普遍，認為實現(xiàn)會計電算化就是財務管理信息化的目標?？蒲衅髽I(yè)的負責人應當轉(zhuǎn)變觀念，正確認識當前信息化發(fā)展的形勢，加大財務管理信息化建設的政策支持和資金投入。ERP的實施是一項“一把手工程”，企業(yè)高層領導應全力參與和支持，因為只有高層領導的積極參與和充分理解，全體財務人員才能全身心投入到信息化建設中去，才能創(chuàng)造出良好的財務管理信息化的環(huán)境，不斷地推動財務信息化建設邁向新高度。

3.2 完善ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度

為了減少實施ERP產(chǎn)生的新的控制風險，必須使ERP與內(nèi)控管理充分結合，建立完善的內(nèi)部控制制度。首先，對現(xiàn)有的各項財務管理辦法進行全面梳理，制定嚴格的財務管理制度，把財務管理的重心從原來的以會計核算為主，轉(zhuǎn)移到以管理、分析和決策為主上來；其次，對部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等，按ERP環(huán)境下的要求進行重新設定，對人員操作的業(yè)務、核算的內(nèi)容進行規(guī)范，以達到相互制約、減少舞弊的目的；此外，利用風險評估手段重新確定ERP系統(tǒng)下的關鍵業(yè)務流程和關鍵控制點，與相關業(yè)務負責人進行溝通、確認，并形成控制備案文檔，保證會計核算系統(tǒng)的保密性和安全性。另外需要說明的是，內(nèi)部控制應當隨著科研企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化而變化，只有這樣，才能持續(xù)穩(wěn)定地保證ERP系統(tǒng)的應用效果。

3.3 建立財務業(yè)務一體化信息處理流程

流程重組是實施信息化的基礎工作。只有對不適應新的信息環(huán)境下的內(nèi)部會計流程做出評估和改進，進行財務流程的重建，才能確保企業(yè)有一個科學、規(guī)范和嚴格的管理。下面以國內(nèi)某石化科研單位差旅費報銷為例，說明實施ERP后進行會計業(yè)務流程重組的必要性和重要性。

該科研單位由于業(yè)務性質(zhì)特點，科研人員需要經(jīng)常出差，差旅費占全部費用的比例相當大。原有的差旅費報銷流程為：員工手工填寫差旅費報銷單后，由各部門單獨設立的報賬員拿原始單據(jù)按內(nèi)控權限找各相關領導進行簽字審批后，統(tǒng)一交由財務報賬，同時建立費用報銷臺賬定時與財務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對。整個報銷過程少則三五天，多則十天來，工作量大，報賬效率低。隨著研究院規(guī)模的擴大，結合信息技術進行報銷業(yè)務流程重組成為當務之急。該科研單位利用原有OA系統(tǒng)的財務報賬模塊，由報賬人員在該系統(tǒng)中錄入信息，系統(tǒng)自動生成差旅補助及費用總額等信息，相關領導在OA系統(tǒng)中完成審批，財務審核人員對原始單據(jù)審核無誤后，通過事先定義好的業(yè)務性質(zhì)、費用科目與會計憑證映射關系進行實時觸發(fā)，將OA中的費用報銷信息自動生成ERP中的會計憑證，實現(xiàn)了差旅申請與報銷管理業(yè)務流程在OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)間的有效集成。通過上述業(yè)務流程的重組，利用信息化手段簡化線下操作流程，使費用報銷周期大大縮短，財務人員的出錯率和工作量大大降低，把財務人員從繁瑣的日常核算中解脫出來，將更多的精力投入到對數(shù)據(jù)的分析和管理中去。同樣，在資金流轉(zhuǎn)、成本控制、物資采購、信息傳遞等方面都可以采用同樣的方法對原有的流程進行變革和揚棄，因為只有建立財務與業(yè)務一體化信息處理流程，才能真正的提升科研企業(yè)的競爭力。

3.4 消除信息孤島，推進財務信息化模式創(chuàng)新

財務管理信息化建設是項系統(tǒng)工程，其基本中心思想是協(xié)同集中管理?？蒲衅髽I(yè)在實施ERP的過程中，涉及到財務部門、信息部門和其他部門的共同協(xié)作，在與其他部門取得充分溝通的前提下，實現(xiàn)與其他管理信息系統(tǒng)的全面對接，這樣才可以盡可能多的獲取信息，發(fā)揮財務管理系統(tǒng)信息集成功能。同時，通過信息資源的有效整合，不斷地推動財務信息化模式的創(chuàng)新。科研單位可以結合自身的特點和需要，以ERP為核心系統(tǒng)設置一個中心數(shù)據(jù)庫(BW)，各個職能部門的子系統(tǒng)與中心數(shù)據(jù)庫相連。當物資采購系統(tǒng)(MRO)、項目計劃系統(tǒng)(PS)、科研管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)(HR)等發(fā)生變化時，中心數(shù)據(jù)庫自動收集信息并傳遞給財務系統(tǒng)(FI/CO/TR)進行動態(tài)核算，再把處理完的會計信息傳回中心數(shù)據(jù)庫，這樣，決策系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)可以隨時調(diào)用中心數(shù)據(jù)庫的信息進行決策分析和預算控制，其他部門也可以享受財務信息化管理所帶來的成果，整個科研單位的科研經(jīng)營活動就全部納入了信息化管理之中，各部之間協(xié)作監(jiān)督，解決了信息“孤島”問題，真正實現(xiàn)了信息集成和資源共享。

3.5 加強科研課題信息化管理

科研課題的管理和核算的工作量幾乎占到了科研單位所有財務工作量的一半以上，是科研單位財務管理的重要組成部分，將信息技術引入到課題管理具有很重要的意義?？蒲衅髽I(yè)的課題一般分為縱向、橫向和其他三大類型課題，每個課題涉及的成本費用項目繁多，有的甚至達到了20多個，每個課題不僅實行分類核算，而且在開題、中期、結題階段都要對課題的預算、核算執(zhí)行情況進行持續(xù)的跟蹤和管理，隨時為內(nèi)外部提供精準的財務數(shù)據(jù)，如此龐大的數(shù)據(jù)信息，在ERP系統(tǒng)中采用CO模塊的訂單進行核算，可以代替手工臺賬的方式將眾多課題進行分類、多層面管理，使所需數(shù)據(jù)快速高效生成。但對于預算控制較嚴格的課題，如國家重大專項課題，僅通過訂單來管理，對預算的控制力度比較弱，在課題中期審計或結題前進行查詢時發(fā)現(xiàn)偏差再進行賬務調(diào)整，無形中給財務部門帶來較大的工作量。通過對ERP系統(tǒng)財務核算和相關業(yè)務的調(diào)整優(yōu)化，目前已有部分科研單位對國撥類型的課題啟用PS模塊的WBS元素代替訂單進行課題核算和管理，取得了較好的效果，費用超出預算時，系統(tǒng)立即報警，形成了對國撥課題預算、核算有效地在線控制和監(jiān)管機制。將此核算方法應用到其他類型課題中，能夠大大地提高科研企業(yè)課題的信息化管理效率。

3.6 加大財務管理信息化的人力資源投資

ERP應用是一個知識更新、管理不斷進步的過程。因此，科研企業(yè)在引進高級人才的同時，也要持續(xù)地做好用戶的培訓工作，才能保持ERP系統(tǒng)的高效運行，為提升管理、降本減費提供很好的支持。首先，要抓好應用層面的用戶培訓，提高ERP的應用層面水平，使ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)倉庫的強大功能得以進一步的應用，從而提升財務管理水平；其次，隨著ERP應用的深化，關鍵用戶掌握的ERP知識也必須不斷地豐富、更新，才能滿足ERP應用不斷提升的要求，因此，抓好關鍵用戶技能提升的培訓，確保該群體始終保持技術領先，不斷地指導財務ERP應用工作；此外，對在財務管理信息化建設中起重要作用的業(yè)務骨干，應該實行短期激勵與長期激勵相結合的機制，采取有效措施防止人才流失。

4 科研企業(yè)財務信息化建設任重而道遠

從成功實施了ERP的科研企業(yè)來看，盡管ERP是一個適合于科研企業(yè)進行信息化建設的管理軟件，但不是實施了ERP就可以解決所有的管理問題，我們必須清醒的認識到，現(xiàn)階段我國科研單位ERP的應用水平普遍較低，存在著許多應用方面的死角和盲點，我們要重點關注這些薄弱環(huán)節(jié)，運用ERP系統(tǒng)中包含的先進思想，構建適合科研企業(yè)發(fā)展的信息化管理體系，提高精細化管理水平，將科研企業(yè)的經(jīng)營管理推上一個新臺階。

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