淺議高職學校人事檔案信息化的管理

湖北 吳冬梅

隨著高等教育事業的迅速發展，高職學校人事制度的改革正在不斷深入。高職學校人事檔案管理，作為高職學校人事管理工作中的一個重要組成部分，其信息化管理，已經成為高職學校人事檔案事業實現可持續發展的必然選擇，是在新的形勢下，高職學校人事檔案工作，應該如何更好地為師資隊伍建設、干部隊伍建設服務所要探索的重要內容之一。人事檔案信息化管理的推進，必將為整個高職學校的改革與發展，提供高效、準確、及時的信息依據，從而積極推動高職學校各項事業的順利開展。

高職學校人事檔案信息化的管理，筆者認為，其核心內容應該是通過檔案信息資源的數字化及檔案管理過程的網絡化，對高職學校人事工作中產生的各類信息，特別是對教職工在教學科研工作中產生的豐富檔案信息，進行科學地存儲、加工、檢索、傳輸，從而為高職學校人事檔案工作，提供高效而及時的服務，最終實現檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。其內容概而言之，主要有：人事檔案信息數據庫的建設、人事檔案信息網絡的建設、人事檔案信息化人才隊伍的建設，人事檔案信息資源的有序整理、人事檔案信息技術的應用、人事檔案信息資源的開發利用。

一、高職學校人事檔案信息化過程中存在的問題

（一）缺乏人事檔案管理信息化建設的意識

實現高職學校人事檔案信息化管理，是一項繁重的工作任務。其諸項工作，要想得到順利而有序地進行，首先必須得到高職學校領導班子和相關部門的高度重視和大力支持，并且能做到切實把人事檔案管理工作，列入重要議事日程。這似乎已成為當今人們的共識。從當前高職學校人事檔案信息化建設發展的現況看，由于高職學校對人事檔案信息化建設工作的不夠重視，其人力和財力投入不足等諸方面的問題，人事檔案信息化發展的速度，必然會受到限制，因而使之與高等教育的現代化發展無法適應，使人事檔案在高職學校管理與改革中無法發揮應有的積極作用。

（二）缺乏高素質的人事檔案信息化人才隊伍

人才是高職學校檔案信息化建設的關鍵。當前，高職學校的人事檔案管理人員，大多年齡偏大，由于缺乏系統的學習，他們的信息技術能力和水平也較差，很難適應人事檔案信息化建設的需要。沒有人才，再好的計劃，再好的設施，都是一句空話。因此，培養人事檔案信息化人才，已經成為當務之急。

（三）缺乏完善的法規體系和業務規范指導體系

人事檔案記載的信息，是非常豐富的，其時間跨度亦大。但因其主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息，常常會出現一些差錯。比如，其數據前后不一，甚至會出現同一時間，同一種信息竟有多種不同的記錄。如何使這些問題在信息化建設中得到順利地解決，使原始紙質的檔案與數字檔案，做到很好地銜接，并且在數據庫建設的同時，解決標準化與規范化的問題。顯然，這需要我們的工作人員有一個完整的業務規范指導體系，使從事檔案信息化建設的工作者得到政策上的支持與方式方法上的指導，從而形成一個統一、規范、科學、縝密的人事檔案信息資料數據庫。

二、高職學校人事檔案信息化管理的幾點建議

（一）充分認識人事檔案信息化建設的必要性和重要性

隨著高職學校人事制度改革的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設的必要性和重要性。要在國家政策的引導下，積極穩妥地推動人事檔案信息化建設的進程。要不斷加大人力和財力的投入。與此同時，還要不斷加強基礎設施的建設，以提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，把人事檔案信息化建設，真正作為高職學校人事工作中的一項重要組成部分來進行建設，而不能只停留在口頭上。

（二）提升檔案管理人員的業務素質

人事檔案信息化建設的一個關鍵因素，就是要建設一支具有高素質的檔案信息化管理人才隊伍。在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者，不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力和熟練應用現代化管理設備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養和檔案管理實踐經驗，與此同時，還應具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代信息化檔案歸檔管理能力。要在意識上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備，創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、新理念的習慣和積極性，以便能在信息化檔案管理工作崗位上，規范、標準、高效、高質量地認真工作。

（三）建立完善的規章制度和業務規范指導體系

人事檔案信息化建設，是新時期對高職學校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務。也正因如此，這項工作，無法照搬傳統手工管理階段的制度。它必須結合各校信息化建設的實際進度，結合各學校人事檔案信息化管理的實際情況，制定相應的工作流程和規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作向制度化、規范化發展。特別是人事檔案，其內容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以，更要制定出相對完善的管理制度，以保證人事檔案信息化建設的順利開展。

三、結語

隨著社會的不斷發展，人事檔案管理信息化是未來的發展趨勢，也是時代要求的必然趨勢。因此，加強信息化人事檔案管理，提高其質量和效率，是一項復雜的系統工程。學校只有不斷創新，加強管理，才能更好地發揮其作用，以適應社會發展的需要。然而，人事檔案信息化，又是一個長期漸進的過程。它有待在實踐過程中，不斷改進，不斷完善。要因校制宜，以信息建設思想，總攬全局，實現人事檔案管理的歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設，與高職學校信息化同步發展，為高職學校的教學和科研服務。

【1】戎曄.高校人事檔案信息化建設初探[J].科教文匯，2010(30）:180.

【2】張志行，陳艷.高校人事檔案信息化管理研究與探索［J］.江蘇教育學院學報：社會科學版，2010，26(2)：57-59.