中學實物檔案存在問題的原因分析及對策

謝清秀

福州格致中學鼓山校區辦公室，福州 350014

中學實物檔案存在問題的原因分析及對策

謝清秀

福州格致中學鼓山校區辦公室，福州 350014

文章指出，中學實物檔案工作目前處在一個“名不正，言不順”的尷尬境地，即無名、無序、無作為等。進而從中學檔案管理意識淡薄、可用資源稀缺以及實物檔案本身的特殊性等方面，分析造成中學實物檔案工作不易開展的原因，并從上級主管部門、中學本身和檔案工作者三個層面，就“現階段中學實物檔案工作如何擺脫尷尬境地”這一問題提出見解。

中學；實物檔案；尷尬境地；對策

學校實物檔案，主要指在學校的教育教學、行政管理及校際交往等過程中形成的對學校發展有重大意義和保存價值的獎狀、獎杯、錦旗、廢舊印章、名人字畫、禮品、徽章等物品[1]。它是學校教育教學管理活動的真實記載，是每個學校發展歷史和獨特文化的反映，具有強大的文化教育功能。近年來，我國許多高校已明確了實物檔案這一概念，并將其作為檔案工作的重要組成部分。而中學則由于檔案工作總體相對滯后，目前基本上沒有實物檔案這一概念。所以，在一所中學里，實物檔案有可能隨處可見。它們有些被當作招牌等懸掛、擺放在顯眼位置；有些被作為校史材料保存在陳列室或校史館中；更有許多散存在學校各處室的角落甚至丟失。那么，這些尚未被“正名”的中學實物檔案正面臨怎樣的尷尬，又將何去何從呢？

1 中學實物檔案的尷尬境地

中學在其教育教學、行政管理，及校際交往等過程中形成了許多諸如獎狀、獎杯、錦旗、廢舊印章等的物品，它們對學校發展具有重大意義，具有極大的保存價值。然而，它們目前在中學基本上還處在一個“身份不明”的階段，面臨著各種各樣的尷尬，主要表現在以下幾個方面：

1.1 中學尚未有“實物檔案”的概念

實際上，檔案理論界對于實物檔案到底是不是檔案，還存在各種各樣的爭議，各項檔案法律法規也沒有明確這一概念。所以在現階段，中學檔案工作的對象不包括實物檔案也在情理之中，但這恰恰是中學實物檔案所面臨的最大尷尬。

1.2 存放雜亂無章

目前，中學普遍對實物檔案不夠重視，沒有進行系統的收集、整理和保管。它們一般以雜亂無章的方式散存在校園的各個角落，如會議室、陳列室（校史館）、各處室的墻壁、角落或其它醒目的位置上，或懸掛、或張貼、或擺放。它們被當成門面，用于展現學校所取得的成就，彰顯實力。而在一些校領導或處室主任的辦公桌上，往往可以看到各式各樣精美的擺件，上面印著“XX學校XX周年校慶紀念”或“XX中學贈”等字樣，我們稱之為“紀念品”或“禮品”。這些在校際交流中所得的象征兩校友好關系的物品，顯然被當成了裝飾物。

1.3 破損、缺失不可控

由于得不到重視，中學實物檔案存在許多被隨意占用或銷毀的現象，而且隨著學校的發展壯大，實物檔案越來越多，一些年代較為久遠的或者是分量較輕的獎牌、獎杯、獎狀等逃不開被擱置甚至丟棄的命運。那些隨處堆放的牌匾等往往還在無人照料的惡劣環境中生蟲發霉或出現字體脫落的現象。即使是那些被作為校史資料保存在學校陳列室（校史館）中的實物檔案，也僅僅是經過挑選后被簡單地集中到一起，并沒有利用檔案管理的手段進行系統的收集、整理、保管、鑒定、利用、統計等，同樣容易發生霉變、蟲蛀、褪色、破損、丟失等現象。

此外，還有一些特殊情況導致中學實物檔案不可避免地缺失。例如我校于2008年更換過一次公章，失效的印章對學校的發展具有重大的紀念意義，屬于本校實物檔案范疇，但在更換過程中卻因為種種原因被上級機關或其它部門收走，無跡可尋。

2 中學實物檔案處于尷尬境地的原因

中學實物檔案的尷尬，莫過于身份不明或者說缺少一個響亮的名號。先秦孔子在《論語·子路》中提出“名不正，則言不順；言不順，則事不成。”他認為，任何事物要走上軌道，井然有序，必然要先“正名”，把身份固定下來了，說話才能起作用。而中學實物檔案最大的尷尬，正是“名不正”，即尚未有“實物檔案”這一概念。也就是說，中學所保存的獎狀、獎杯、錦旗、廢舊印章、名人字畫、禮品、徽章等物品，身份沒有固定。這樣一來，基于實物檔案的一系列工作便無法開展起來，而這些實物也不得不面臨被當作“門面”或“裝飾物”的尷尬。同時，中學檔案工作總體相對滯后，實物檔案工作的開展困難重重，主要體現在以下幾個方面：

2.1 中學檔案意識普遍淡薄

一直以來，中小學奉行“教學質量是學校的第一生命線”的理念，其工作重心是教學，檔案意識極其淡薄。無論校領導或是一線教師，他們對檔案工作的內容、性質、意義、工作范圍等都缺乏認知，不僅認識不到檔案工作對學校發展的重大意義，甚至認為檔案工作是可有可無的！而且上級教育主管部門基本上從未將中學檔案工作作為單獨的項目進行評估驗收，學校方面自然忽視了這一塊工作，造成中學檔案工作空有其名的尷尬局面。

2.2 中學檔案工作的可用資源稀缺

硬件方面：中學檔案室一般依附于其它科室，其現代化建設程度幾乎為零，即計算機、多媒體、縮微等科技產品，在中學檔案室里難覓身影[2]。軟件方面：大多數中學并未配備專業的檔案管理人員，檔案工作一般由他人兼職，他們的主要精力用于其它日常事務性工作，對文書檔案已無暇顧及，毋論實物檔案了。即使在配備有專業檔案人員的中學，由于檔案室一般依附于其它科室，檔案工作者往往被指派許多日常行政事務，已然無法全面做好傳統意義上的檔案工作，對實物檔案也只能有心無力了。

2.3 實物檔案本身的特殊性決定了這項工作在中學不易開展起來

首先，實物檔案在形成上具有偶然性、分散性等特點；其次，實物檔案在載體形態（材質、大小、形狀）上的不規則性[3]，必然對其保存條件如庫房大小、裝具規格等有特殊的要求。這對一個中學來說，在人力、物力、財力和技術支持的實現上都是非常困難的。

3 中學實物檔案擺脫尷尬境地的對策

實物檔案，是歷史最直觀、最生動、最形象的再現，比起其它形式的檔案材料，實物檔案更能引起人們的共鳴，起到激勵、教化的作用。保存實物檔案，可以使我們繼承和發揚優良傳統，增強自豪感與自信心。因此，對中學實物檔案進行有效的管理和合理的開發利用是非常必要的。當務之急，就是要擺脫中學實物檔案現有的尷尬，筆者認為可以從以下幾個方面著手：

3.1 上級主管部門加強督導

“沒有規矩，不成方圓”，要做好學校檔案工作必須依靠行政力量的推行。所以，檔案主管部門與教育主管部門應提高實物檔案意識，將中學實物檔案管理工作提上日程，并積極開展對中學檔案工作的監督指導。制定規范化、標準化細則，定期對中學檔案工作進行評估驗收，促使學校方面進一步重視檔案工作。同時應多開展檔案業務培訓，引領檔案工作新理念、新方法，促進中學實物檔案工作早日走上軌道。

3.2 學校要定制度、設專員

中學應充分認識到實物檔案對學校工作及發展的重大意義，摒棄“檔案無用論”，進一步建立健全檔案工作各項規章制度。把實物檔案納入工作范疇，制定管理辦法，明確其性質、意義及歸檔范圍，使中學實物案工作有據可依。另一方面設置專職檔案工作人員，建立實物檔案保管場所，敦促學校各職能部門積極配合實物檔案工作。同時為檔案工作人員提升業務技能提供有利條件，如鼓勵他們參加檔案主管部門舉辦的檔案繼續教育及其它各項檔案業務培訓等，促使中學實物檔案工作順利進行并可持續發展。

3.3 檔案工作者主動作為

誠然，在中學檔案工作整體相對滯后的今天，實物檔案工作不易開展，但是檔案工作人員要本著對歷史負責的態度，完善崗位職責，自覺把實物檔案管理納入到檔案工作職責中去，主動出擊。一方面努力爭取領導的支持，另一方面積極主動地收集、整理、保管好本單位尚未“正名”的實物檔案。同時，還要繼續深入學習專業理論知識，關注檔案學術界的最新動態，并用于工作實踐，不斷提高自己的理論水平和專業技能，以順應檔案工作發展的需要。

[1] 林慕嬋. 高校實物檔案的電子化管理[J].辦公自動化,2010;182(12):20

[2] 蔡娜. 中學檔案管理工作存在的問題與思考[J]. 海南檔案,2007;(2):25

[3] 徐艷芬. 淺談高校實物檔案的管理[J]. 賀州學院學報,2010;26(3):128

謝清秀（1985.3 - ），女，福建龍巖人，大學本科學歷，助理檔案館員。從事中學檔案管理工作。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.07.156