特種設備技術檔案管理探討

康立貴 陳岱 程航

重慶市特種設備質量安全檢測中心

特種設備技術檔案管理探討

康立貴 陳岱 程航

重慶市特種設備質量安全檢測中心

隨著經濟社會的不斷發展，科學技術的不斷進步，人們對生活質量、生活要求也越來越高，以前許多人生活在平房中，后來發展為住樓房，現在大多數的人們住在電梯房中；以前人們用小鍋燒水洗澡，現在許多人燒蒸汽沖熱水洗澡；以前人們用煤油燈，現在是用電燈；以前人們用木炭取暖，現在人們用空調。住高樓要用電梯，建高樓要用塔式起重機、施工升降機，燒蒸汽要用鍋爐，工廠要用廠內機動車等，這些設備統稱為特種設備，由此可見，特種設備的使用越來越貼近人們的日常工作和生活，對特種設備的管理也要求越來越規范，但是由于社會的進步，事物的變遷，給我們對于特種設備的管理也提出了更新的要求，特別是對特種設備的技術檔案管理帶來了新的挑戰，由于目前對特種設備檔案管理的缺陷，給特種設備安全監察和檢驗檢測帶來了諸多不便，給特種設備使用者帶來了經濟損失。針對這些問題，筆者對特種設備檔案的管理作如下探討。

1 特種設備技術檔案管理現狀

特種設備分為鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機械、游樂設施、廠場內機動車輛，特種設備技術檔案內容包括設備的制造資料、安裝資料、改造和重大維修資料、使用資料等。如鍋爐檔案資料包括鍋爐設計總圖、鍋爐產品質量證明書、鍋爐出廠監督檢驗證書、鍋爐附件合格證書、安裝技術資料、安裝監督檢驗證書、鍋爐使用登記證書、鍋爐司爐工資格證書、鍋爐房管理制度、鍋爐清洗制度、鍋爐維護保養制度、鍋爐定期檢驗制度、鍋爐使用記錄、鍋爐歷次定期檢驗報告（內部檢驗和外部檢驗）、鍋爐歷次維修證明、鍋爐歷次維修監督檢驗證書等；壓力容器的技術檔案包括壓力容器設計總圖、壓力容器產品質量證明書、壓力容器出廠監督檢驗證書、壓力容器安裝質量證明書、壓力容器安裝監督檢驗證書、壓力容器附件合格證書、壓力容器使用管理制度、壓力容器定期檢驗制度、壓力容器歷次定期檢驗報告（全面檢驗報告和年度檢查報告）、壓力容器歷次維修改造記錄、壓力容器歷次維修改造監督檢驗報告、壓力容器使用記錄等；壓力管道的技術檔案包括壓力管道設計文件、壓力管道材質證明書、壓力管道安裝技術文件、壓力管道監督檢驗證書、壓力管道安全附件合格證書、壓力管道使用管理制度、壓力管道使用記錄、壓力管道使用登記證書、壓力管道單線圖、壓力管道工藝圖、壓力管道空間布置圖等；電梯的安全技術檔案包括制造資料：制造許可證明文件（其范圍能夠覆蓋所提供電梯的相應參數）、電梯整機型試試驗證書或報告書（其范圍能夠覆蓋所提供電梯的相應參數）、產品質量證明文件（注有制造許可證文件編號、該電梯的產品出廠編號、主要技術參數以及門鎖裝置、限速器、安全鉗、緩沖器、含有電子元件的安全電路、轎廂上行保護裝置、驅動主機、控制柜等安全保護裝置和主要部件的型號和編號等內容、并有電梯整機制造單位的公章或檢驗合格章和出廠日期）、（門鎖裝置、限速器、安全鉗、緩沖器、含有電子元件的安全電路、轎廂上行保護裝置、驅動主機、控制柜等安全保護裝置和主要部件的）型試實驗合格證以及限速器和漸進式安全鉗的調試證書、機房或機器設備間及井道布置圖、電氣原理圖、安裝使用維護說明書等，安裝資料：安裝許可證和告知書、施工方案、施工過程記錄和自檢報告、變更設計證明文件、安裝質量證明書、安裝監督檢驗報告，改造資料：改造告知書、改造方案、改造合格證書或重大維修質量證明書、改造監督檢驗報告 ，使用資料：使用登記證書、日常檢查與使用記錄、日常維護保養記錄、年度自行檢查記錄或報告、應急救援演練記錄、運行故障和事故記錄、電梯運行管理制度（應急演練預案、電梯鑰匙管理制度）等；起重機械安全技術檔案包括產品設計文件（總圖、主要受力結構件圖、機械傳動圖和電氣、液壓系統圖）、產品質量合格證明和使用維護說明書、型試試驗合格證明、 制造監督檢驗證書、安裝改造維修許可證、安裝維修改造告知書、安裝改造維修自檢報告、安裝改造維修監督檢驗報告和證書、歷次定期檢驗報告、日常維護保養記錄、日常使用記錄、日常使用維護制度、應急預案、應急演練記錄等。國家目前的安全技術規范是由使用者負責管理上述所有資料，但由于使用單位中管理資料的人員流動大，交接檔案存在脫節的時候，使用單位因為經營問題，也存在產生、發展和消亡的過程，技術資料的丟失也成了目前特種設備管理的一大難題，導致許多特種設備定期檢驗時無法查證其原來的狀況，雖然有監察機構的使用登記證書，但往往詳細情況無法查實，給使用單位和社會帶來了極大的安全隱患。

2 特種設備檔案管理存在的問題分析

就目前的狀況來看，特種設備檔案管理存在如下的問題：（1）使用單位對技術檔案管理的認識欠缺。我們在多年的檢驗工作中發現，許多使用單位對技術檔案的管理沒有正確的認識，例如某個鍋爐使用單位認為，只要我的鍋爐能夠使用就行，作不作記錄、有無資料、鍋爐照常使用，一旦鍋爐發生事故，維修時就無法著手了，導致了不必要的損失，因為結構和材料要在技術檔案中才能查詢清楚。（2）使用單位對特種設備安全技術檔案的管理不重視。有的企業不重視特種設備的檔案管理，只要設備能使用就行了，根本不重視檔案資料的管理，很多企業在接受檢驗檢測時，無法找到技術檔案，有的有技術檔案，但大多是殘缺不全；（3）人員變化導致檔案丟失。一種情況是檔案管理人員崗位變化時，未將檔案資料移交清楚或未移交完全，另一種是由于使用單位欠薪或發生矛盾，檔案管理人員將資料扣下，兩種情況均會導致檔案資料遺失；（4）使用單位發生變化導致資料遺失。由于經營狀況發生變化，使用單位發生了變化，在技術檔案的移交過程中將技術資料遺失，有的由于經濟問題，原來的使用單位刻意將資料扣下，也導致了檔案資料遺失；（5）彌補技術資料困難重重。找原生產單位補資料，有的單位不愿意彌補，有的單位愿意彌補，但費用非常高，有的原制造單位已不存在，無法彌補技術檔案；（6）改造設備困難重重。 重慶市特種設備安全監察條例 第二十五條規定：“對不能出具出廠資料，無法確認原制造者的特種設備，如需使用，應當符合以下條件：①有證據證明確屬資料滅失且一直在本單位使用；②由具有相應資質的制造者進行改造或維修，并補齊相關資料；③經檢驗檢測機構檢驗合格。”但是這樣就大大增加了使用單位成本，給使用單位帶來了經濟負擔；（7）部分監察機構對法規理解出現偏差。有的監察機構做表面文章，強調設備本身的安全因素，忽視安全技術檔案的管理，并要求無技術檔案的設備檢驗合格，帶來了檢驗與監察機構的矛盾。

3 特種設備檔案管理改革探討

針對上述問題，筆者研究了車輛管理的模式，汽車管理比特種設備管理更為復雜，因為汽車的流動性很大，價格高低不等，目前車輛的檔案均保存在車輛管理所，由車輛管理所發給車輛使用者使用登記證書、牌照和行駛證。特種設備的檔案管理也可參照這個模式，但也不一定完全相同，為此，筆者提出如下的設想：對特種設備的檔案管理可分為兩部分，一部分由特種設備所在地的安全監察機構統一管理，一部分由特種設備使用單位和個人自己管理。特種設備安全監察機構主要管理特種設備的出廠技術資料、安裝維修改造的相關資料和檢驗資料，發放使用登記證書，使用登記證書上應有設備的相應的永久的標識，特種設備本體上也應有相應的永久的標識，檢驗機構檢驗時只對設備本體狀況、安全附件進行檢驗，只核查相關的登記證書和管理制度，出廠原始資料由當地監察機構負責；另一部分資料由使用單位自己保管：如設備使用維護記錄、使用維護管理制度、應急救援方案和演練記錄、操作證件等；也就是設備本身的、難于補正的資料由政府監察機構管理，這就不因人員等的變化造成丟失，使用單位管理的資料便于補正。如果該設備移出本管轄的區域，設備和資料分開移動，資料由移出地監察機構郵寄到接收地監察機構，這樣即使設備沒有了，但資料還在。這就要求使用單位嚴格保護好設備的永久性標識和設備的外觀狀況，避免年檢時不必要的麻煩。

4 改革后的特種設備檔案管理給社會帶來的效益分析

技術檔案由檢驗機構存檔帶來如下優點：（1）不因人員變化帶來檔案丟失。特種設備監察機構是政府的一個職能部門，對檔案管理不會因為人員的變化而丟失，對檔案資料的管理具備專業性；（2）偽造技術檔案無從下手。避免了有的使用者偽造假的技術檔案，埋下安全隱患；（3）方便了相關人員查詢檔案信息。對用戶的查閱更為簡單，到一個地方就可以辦理；（4）設備變換更易掌控。記錄存檔影像資料，便于跟蹤；（5）設備信息傳遞更加暢通。特種設備的改造、維修、移裝等技術檔案在特種設備安全監察機構之間傳遞，必要時附有電子信息傳遞，不容易出現虛假技術資料。

改進后的管理更為簡單，特種設備使用單位只保存使用有關的資料，對于制造資料、安裝資料、改造維修資料就不會因為人員變化、體制改變等無法找到原有技術檔案，對于特種設備安全監察機構還可以建立電子檔案，對特種設備的管理起到了跟蹤作用，因為需要移出、過戶等手續在監察機構辦理，節約大量的成本，減少用戶的抱怨，提高了用戶的辦事效率，體現了政府機關更好地為百姓服務。

參考資料

[1]特種設備安全監察條例

[2]重慶市特種設備安全監察條例

[3]起重機械安全監察規定

[4]起重機械使用管理規則

[5]起重機械定期檢驗規則

[6]起重機械安裝改造重大維修監督檢驗規則

[7]電梯使用管理與維護保養規則

[8]電梯監督檢驗和定期檢驗規則

[9]蒸汽鍋爐安全監察規程

[10]固定式壓力容器安全監察規程

[11]壓力管道使用登記管理規則

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.07.105