惠州市衛生系統人事電子檔案使用情況調查

曾雪蘭 羅麗云 曾怡婷 吳海新 彭文強

廣東省惠州市中心人民醫院，廣東惠州 516001

惠州市衛生系統人事電子檔案使用情況調查

曾雪蘭 羅麗云 曾怡婷 吳海新 彭文強

廣東省惠州市中心人民醫院，廣東惠州 516001

目的調查惠州市衛生系統醫療單位人事檔案中電子檔案的使用情況，推進惠州市衛生系統人事電子檔案的使用。方法對惠州市衛生系統醫療單位進行調查摸底，查看人事電子檔案的使用情況。結果調查顯示惠州市衛生系統醫療單位人事電子檔案的使用率為82.35%，大部分醫療單位都實行了人事電子檔案的管理，但使用情況不太理想。

人事檔案電子檔案衛生系統

人才與人力資源的充分開發與利用是推動社會發展的關鍵環節，而人事檔案作為人才信息的重要載體，毫無疑問地成為人力資源管理工作的重要組成部分。經了解，目前我市衛生系統醫療單位人事檔案仍以紙質文件方式作為主要的保存方式，計算機僅僅作為輔助手段加以管理，遠遠滯后于人力資源管理的需求。因此，在新形勢下，人事檔案管理也要與時俱進，創新管理模式以更好地服務并滿足與人力資源管理工作。筆者認為，建立人員信息數據庫，實現人事檔案信息化建設就是人事檔案管理工作改革創新的突破口。那么，如何準確地把握新時期管理現代化的新趨勢，如何科學地利用現代化手段，建立人事檔案信息化管理的新模式，就是我們需要面對和探討的問題。

本文通過調查惠州市衛生系統醫療單位建立人事檔案的情況，調查在新形勢下人事檔案電子信息化的程度及安全保護措施的情況進行總結。

1 方法

在惠州市衛生系統醫療單位中調查人事檔案使用的情況，從中篩選出使用人事電子檔案的單位，考查電子信息化的使用及對電子信息檔案的安全保護情況。

2 結果

在調查的17家醫院當中，有三級甲等醫院2家，二級甲等醫院4家，縣級醫院3家，鄉鎮衛生院3家，婦幼保健院5家。在17家醫院中只有3家未使用電子檔案，人事電子檔案使用率為82.35%。

在使用人事電子檔案的醫院中，大部分都是使用單機版，只有個別極少數使用了網絡版，配置的電腦設備也不是高穩定性、高性能的計算機，出現這樣的原因是使用單位對人事檔案數據的安全性要求缺乏必要的認識。

3 結論

在使用人事電子檔案的醫療單位中，存在的問題和使用的現狀基本與國內大部分單位的人事檔案使用情況相近，基本情況如下。

3.1 人事檔案軟件無統一開發標準，缺乏通用性

目前使用的人事檔案軟件多為運行在PC機上的單機版，即使使用網絡版單位也沒有為其配置更專業的服務器。軟件更是各醫療單位自行購買，品牌眾多、所含功能差別較大，沒有統一規范，數據格式不一致，查閱人事檔案信息材料的手段缺乏通用性。

3.2 人事檔案信息管理功能單一，缺乏靈活性

目前各醫療衛生單位使用的人事信息檔案系統，僅有存儲人事信息功能，沒有一個功能較為全面的、能夠涵蓋文件檢索、數據統計、人事檔案信息管理等功能的計算機信息系統。由于信息處理功能的單一性，加上無法進行數據共享，各信息系統之間缺乏協同，不能完全利用電腦完成信息管理工作。目前人事檔案信息的查詢、檢索，統計分析并生成各式各類的報表等等，大量數據仍需要通過手工處理，缺乏靈活性，不便于人事檔案信息開發利用，也大大增加管理人員的工作難度和壓力。

3.3 信息化程度不高，缺乏信息資源共享的必要條件

隨著社會信息化的快速發展，從傳統的手工化、紙質化操作向電子化、無紙化轉變已成為管理共識。但醫療單位的人事管理信息化程度相比其他專業科室水平低，人事檔案信息系統建設滯后，未建立一個縱橫交織、上下貫通的人事檔案信息數據庫，缺乏信息資源共享的必要條件。尤其各種軟件的編程語言不通，人事檔案著錄項目不一致等問題，不僅給機讀目錄的數據共享帶來較大困難[1]，且大大降低了人事檔案信息的利用時效性。

3.4 人事檔案管理的規范化、標準化程度有待提高

隨著計算機技術的飛速發展，把人事信息管理作為日常管理中的應用和普及管理才是現代化醫院管理的思路。但根據調查情況來看，普遍存在人事檔案業務基礎較差，自動化管理工作尚無統一標準，人事檔案技術標準、組織工作程序標準也未從計算機信息處理技術的特點和發展角度出發促進人事檔案信息的規范化、標準化管理。因此，只有促進人事檔案基礎工作的規范化和標準化，實現人事管理與檔案信息存貯的同步完成，才能克服檔案材料滯后性帶來的時效性失真，確保人事檔案信息的準確性和完整性。

3.5 人事檔案信息管理人員綜合素質與檔案管理技術發展需要不相適應

從目前調查情況看，大部分人事檔案人員現代技術水平偏低。實現人事檔案信息電子化，首先要有檔案管理人員素質的現代化，而非一般的日常電腦操作人員。但現有的醫療機構人事檔案管理普遍為其他專業工作人員兼任，談不上技術型人才，人事檔案、信息處理復合型人才更是奢談。如果引進了現代化設備，卻不能充分發揮其作用，就談不上人事檔案信息電子化了。

3.6 人事檔案信息數據保護的安全性能差

信息技術為人事檔案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也給檔案管理帶來了安全隱患。經調查，目前基本沒有一家醫療單位的人事檔案信息系統實規雙機熱備，只是簡單的進行文件的復制備份，這項工作也不是定期進行。另外，系統操作員缺乏安全保密意識，系統登錄密碼設置過于簡單，甚至沒有設置密碼，使非操作人員可以隨意進入。

基于以上的原因，人事檔案信息電子化在惠州市衛生系統醫療單位的使用并不是很理想。功能簡單，應用單一，有的僅僅用于人事檔案著錄或文件打字貯存，不適應現有的人事檔案管理和利用需求，導致人事檔案管理和利用開發工作的低效能，增加人事工作者的管理壓力外，而且浪費了現代化設備的基礎投入，不能做到物盡其用。在目前信息化、網絡化的時代如果我們不改變當前的狀況，不提高人事檔案管理者、使用者的素質，將無法適應現代化的人事檔案管理工作。

[1]金子成.“不立卷”有利于計算機編目[J].北京檔案，2001,2:31.

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1672-5654（2012）05（c）-0179-01

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