檔案管理工作中存在的問題及對策

孫 婧

（虎林市檔案局 黑龍江 雞西 158400）

在經(jīng)濟全球化、社會信息化的時代背景下，研究信息技術(shù)在檔案管理中運用問題，確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，為教學(xué)、科研和各項管理工作服務(wù)。實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是擺在檔案管理人員面前的一項重要任務(wù)。對此，筆者結(jié)合工作實際，對基層檔案管理工作中存在的問題以及如何提高檔案工作的管理水平談幾點看法：

一、檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

3.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、檔案管理工作的對策

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

2.實施科技興檔，提高檔案工作的整體水平。要充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。應(yīng)配備檔案密集柜、計算機和縮微設(shè)備。建立起一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進，為社會提供有效服務(wù)的檔案館。檔案館不僅要收集本地檔案信息進行加工、整理、匯編，還要廣泛收集其它地區(qū)的信息資源進行加工利用。要加強與其它地區(qū)檔案館之間的溝通，在圖書、情報等信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實行業(yè)務(wù)、技術(shù)標準化上協(xié)調(diào)一致，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的社會功能。真正實現(xiàn)電子文檔一體化，實行文件自動收集、編目、鑒定等檔案管理工作。

3.加強檔案館的安全與防護。首先，加強檔案館的安全管理。提高檔案人員的安全防范意識。要時時進行防火安全教育,警鐘長鳴，建立嚴格的規(guī)章制度,每庫必備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長期有效。其次、科學(xué)儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化。科學(xué)儲藏保護，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務(wù)之一。檔案庫房應(yīng)采用密封的檔案密集架或檔案柜來存放檔案。因霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖很快，所以采用空調(diào)來調(diào)節(jié)庫房的溫濕度是降溫、除濕、防霉的最好方法。每個庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有兩處溫濕傳感器，通過區(qū)域網(wǎng)與總控制主計算機相連，對庫房溫濕度實施二十四小時監(jiān)控。雨季，在庫房內(nèi)放置除濕機以降低庫內(nèi)空氣中水分的含量，保證庫房內(nèi)的相對濕度。每周使用一次臭氧發(fā)生器，殺滅庫內(nèi)霉菌孢子，達到凈化空氣的目的。總之，要求檔案館在安全防護和技術(shù)管理方面采用與之相適應(yīng)的國內(nèi)外先進技術(shù)設(shè)備，調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，凈化庫房的空氣(包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體)，保證檔案的完整與安全。

綜上所述，實行檔案全方位綜合管理，使檔案專業(yè)人員無論是在職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，還是在管理、服務(wù)工作等方面，都能做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新。使檔案工作始終順應(yīng)時代發(fā)展，符合時代要求，把檔案工作提高到一個新水平。