檔案工作現(xiàn)代化管理探析

褚海燕 賈樹行

（濰坊工程職業(yè)學(xué)院 山東 濰坊 262500）

現(xiàn)代化管理是相對(duì)傳統(tǒng)管理而言的。它是以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對(duì)象在確定目標(biāo)下，其整體動(dòng)態(tài)的最佳效果?，F(xiàn)代化管理的主要特征是：系統(tǒng)化，就是整體的各個(gè)組成部分為達(dá)到一個(gè)總目標(biāo)，按照統(tǒng)一計(jì)劃而行動(dòng)；定量化，就是把復(fù)雜系統(tǒng)中的變量及相互關(guān)系，用數(shù)學(xué)形式表示出來，建立數(shù)學(xué)模型，進(jìn)行定量分析，預(yù)測(cè)未來或調(diào)整方向；信息化，就是廣泛地使用計(jì)算機(jī)，對(duì)大量有用信息進(jìn)行收集、分析，利用反饋信息進(jìn)行預(yù)測(cè)和決策；智力化，就是現(xiàn)代化管理十分強(qiáng)調(diào)人的作用，注意開發(fā)管理人員的智力，充分發(fā)揮人的作用。

我國已經(jīng)步入快速發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的必須趨勢(shì)。在實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理過程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（國檔發(fā)[2002]8號(hào)）中的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文件的真實(shí)、完整、有效。

一、檔案現(xiàn)代化管理的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必由之路。檔案工作是黨和國家事業(yè)的重要組成部分，進(jìn)入二十一世紀(jì)，我國現(xiàn)代化建設(shè)飛速發(fā)展，在世界上的地位不斷提高。在趕超世界先進(jìn)水平的進(jìn)程中，需要利用各方面檔案材料，檔案工作始終為社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等方面提供服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。要趕超、借鑒，就要有充分的國際、國內(nèi)動(dòng)態(tài)檔案材料作為前提，充分了解過去和現(xiàn)在，為今后的發(fā)展方向和趕超目標(biāo)制定方案和改革措施，這就要參照以往的檔案材料做出全面規(guī)劃和部署，使社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)朝著遠(yuǎn)大目標(biāo)蓬勃向前發(fā)展。使檔案管理工作能與社會(huì)主義四個(gè)現(xiàn)代化建設(shè)相適應(yīng)，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌，為黨和國家各項(xiàng)工作服務(wù)。隨著城市化建設(shè)的不斷發(fā)展，各類人才伴隨著經(jīng)濟(jì)開項(xiàng)目和國家的區(qū)域開發(fā)聚集流動(dòng)，這就要求檔案管理必須要與社會(huì)的發(fā)展同步，人才檔案、學(xué)籍檔案、科研課題、科研項(xiàng)目檔案等必須要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢和異地轉(zhuǎn)錄，只有這樣才會(huì)滿足社會(huì)發(fā)展的和人才流動(dòng)的需求，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是大勢(shì)所趨，勢(shì)在必行。

二、電子文檔建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)

隨著辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展，以紙為文件的主導(dǎo)介質(zhì)，開始讓位于數(shù)字代碼序列的電子形式。電子文件如何歸檔是當(dāng)今檔案界共同面對(duì)的大問題。電子文檔的特性是一種數(shù)字化的信息形態(tài)，可以在隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱和下載，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。但是電子檔案的缺點(diǎn)也很明顯，就是對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息的易更改性等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復(fù)雜性；電子檔案長期保存的困難性；電子文件、電子檔案在管理和開發(fā)利用中的嚴(yán)重不安全性；創(chuàng)建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的艱巨性。檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源網(wǎng)絡(luò)化一方面囊括檔案工作的服務(wù)內(nèi)容，另一方面將拓寬檔案工作的范圍。豐富的網(wǎng)絡(luò)資源和完善的網(wǎng)絡(luò)功能，將為檔案工作走向多元化創(chuàng)造良好的客觀條件。如果檔案系統(tǒng)形成網(wǎng)絡(luò)，那么利用開發(fā)的檔案資料會(huì)十為便捷，服務(wù)領(lǐng)域更加寬廣，社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益也更為廣泛。

三、信息容量大，占用空間小，檢索迅捷

隨著科學(xué)技術(shù)，特別是用于檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，大容量的存儲(chǔ)設(shè)備不斷出現(xiàn)，大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，信息存儲(chǔ)的時(shí)間和安全性也得到了大幅度的提高?，F(xiàn)在常用的普通優(yōu)盤的容量達(dá)到4GB甚至更大，理論上可以存儲(chǔ)20億個(gè)漢字，或者高清的視頻可播放達(dá)到6個(gè)小時(shí)，個(gè)人電腦的硬盤容器更是達(dá)到250GB、500GB。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度也不可同日而語。信息檢索快速便捷。而且，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)也為檔案管理提供了新的理論依據(jù)。

四、計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的前提條件

（一）加強(qiáng)宏觀管理，做好組織協(xié)調(diào)工作

鑒于目前檔案現(xiàn)代化管理工作尚處于各自摸索、分散管理的狀態(tài)，加強(qiáng)宏觀管理，做好組織協(xié)調(diào)工作是十分必要的。這樣可以在現(xiàn)代化進(jìn)程中少走彎路，避免人力、物力和技術(shù)的浪費(fèi)。首先，行政管理部門要建立專門的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化的監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決各地區(qū)、各部門檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重大問題。其次，要制定中長期建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃。實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)長期的任務(wù)，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)上級(jí)檔案館的規(guī)劃要求，制定適合當(dāng)?shù)貙?shí)際的總體目標(biāo)和各階段工作任務(wù)，明確建設(shè)任務(wù)。第三，要組織技術(shù)協(xié)作攻關(guān)，統(tǒng)籌解決檔案現(xiàn)代化管理的共性問題。開展檔案現(xiàn)代化管理既涉及現(xiàn)代化管理的理論問題，又涉及廣泛的科學(xué)技術(shù)問題，單靠一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門是難以勝任的。各地應(yīng)進(jìn)行必要的分工協(xié)作或合力攻關(guān)。

（二）以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為重點(diǎn)，加快檔案現(xiàn)代化管理的步伐

應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)，在檔案館工作現(xiàn)代化進(jìn)程中處于主導(dǎo)地位。目前，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)已在許多領(lǐng)域得到了廣泛運(yùn)用。由于計(jì)算機(jī)性能不斷完善，運(yùn)算速度不斷提高，價(jià)格不斷下降，從而使運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)管理檔案成為現(xiàn)實(shí)和可能。必須以計(jì)算機(jī)的運(yùn)用作為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的突破口，提升檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力，全面推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

五、檔案工作現(xiàn)代化管理的方法和途徑

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大投入

要做好檔案現(xiàn)代化管理，關(guān)鍵在于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)。第一，將檔案管理現(xiàn)代化管理列入議事日程，并納入工作計(jì)劃及對(duì)其進(jìn)行考核。第二，應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，配備人才、資金、設(shè)備。第三，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問此項(xiàng)工作，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項(xiàng)、重要問題，定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題。

（二）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化水平

檔案標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。當(dāng)前和今后一段時(shí)期，積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)是各級(jí)檔案館的重點(diǎn)工作。首先，制訂和完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)可以遵循，并要采取措施，積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作。其次，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)的規(guī)范化。這是各級(jí)檔案館工作的一項(xiàng)經(jīng)常的、大量的工作任務(wù)。各級(jí)檔案館可通過定級(jí)升級(jí)活動(dòng)，應(yīng)評(píng)促建、以評(píng)促改，還清長期拖欠“舊帳”，使檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)有大的改觀。特別是對(duì)新接收征集進(jìn)館的檔案，要做好整理編目的規(guī)范化工作，為檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造良好的條件。第三，要積極開展檔案的著錄標(biāo)引工作。這是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要的前處理工作，直接影響到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)能否實(shí)用。同時(shí)，在著錄標(biāo)引工作中，要堅(jiān)持著錄與標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化，按科學(xué)方法辦事，為檔案檢索的自動(dòng)化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合。其次，面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”。再次，突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。

（四）確保檔案數(shù)據(jù)庫安全

安全是檔案現(xiàn)代化管理不可忽視的一個(gè)重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息是否直接面對(duì)普通公眾。檔案信息則對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案現(xiàn)代化管理中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。在技術(shù)層面上，可通過采用先進(jìn)成熟的信息技術(shù)手段，建立安全可靠的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理平臺(tái)，確保對(duì)數(shù)據(jù)的長期存儲(chǔ)和安全保管；在應(yīng)用層面上，可通過對(duì)檔案利用者的訪問權(quán)限和范圍的控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的可控利用。

（五）堅(jiān)持效益型原則

由于檔案現(xiàn)代化管理是一個(gè)漫長的過程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪拓?cái)力，因此必須遵守效益的原則，循序漸進(jìn)。檔案現(xiàn)代化管理是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，實(shí)行多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭(zhēng)取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。

在國家提出建設(shè)社會(huì)主義文化強(qiáng)國的大背景下，檔案現(xiàn)代化管理工作作為文化建設(shè)一個(gè)方面，必須扎扎實(shí)實(shí)從點(diǎn)滴做起，順應(yīng)國家戰(zhàn)略，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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