概述檔案信息資源的合理配置

褚元秋

（牡丹江市結核病防治所 黑龍江 牡丹江 157000）

一、前言

信息科學的發展及人們對信息資源利用、價值、成本和稀缺性的研究，確立了信息資源作為與人力資源、資金資源、物資資源和用于經濟目的的自然資源和并列的重要經濟資源的地位，確認了信息資源是材料、工具、勞動者之外的又一重要的經濟要索。經濟信息理論和信息經濟理論的研究進一步加深了人們對信息資源重要性的認識。從一個組織角度來講，很形象地概括了組織信息資源的來源，而其中機構供應信息主要指的就是一個單位內部的檔案信息，有學者稱之為“機構的核心信息資源”。檔案信息資源是機構組織可持續發展的信息保障，也是整個國家信息資源寶庫中最為珍貴的重要組成部分。從縱向來說，包括具有憑證性、唯一性、可靠性、權威性的歷史上的各個時期、各個機構的各種載體的檔案信息；從橫向來看，包括社會機構與個人活動中形成的各種檔案信息。

二、公共信息資源管理機構

我國公共檔案信息資源管理機構主要指各級各類國家檔案館。歷史上形成的檔案館的類型多種多樣，且劃分標準、角度也各有不同?，F實中，主要可分為各級國家檔案館、專業檔案館 (含專門檔案館、部門檔案館)和企事業檔案館三大類。其中，屬于公共檔案信息資源管理機構的有：

（一）國家檔案館

國家檔案館是黨和國家的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面利用檔案史料的中心。我國國家檔案館一般可分為歷史檔案館和綜合性檔案館兩類。歷史檔案館包括中國第一歷史檔案館(主要保存明、清中央機構的檔案)和中國第二歷史檔案館 (主要保存民國時期各個政權中央機構的檔案)。綜合檔案館一般分別隸屬于各級黨和政府，收集保管黨和國家在各方面管理活動中形成的檔案。根據綜合檔案館所處層次的不同，綜合性檔案館可分為中央級和地區級綜合性檔案館兩種類型。綜合性檔案館數量眾多，一般被認為是我國國家檔案館和檔案事業的主體。

（二）專業檔案館

專業檔案館是指國家專門為管理某一方面或某一特殊專業和技術活動中形成的檔案而設置的檔案館。它的具體含義既可以體現在其專業職能上，也可以體現在館藏檔案載體的特殊內容和形式上。從我國已有專業檔案館的設置形式來看，有全國性專業檔案館，地方性專業檔案館和某一專業系統建立的專業檔案館。我國專業檔案館的建立始于20世紀50年代初期。最早建立的專業檔案館是1952年成立的集中管理全國地質檔案資料的地質資料館。1958年9月，中國電影資料館成立；同年，測繪資料館成立。有些專業檔案館同時還負責對本系統的基層檔案工作進行指導、監督和檢查。由于專業檔案具有專業技術性強、數量龐大等特點，決定了對專業活動中形成的檔案有必要進行集中統一管理。但伴隨著我國政治體制、經濟體制改革的開展和深化，一些專業檔案館的設置也有所調整。從目前來看，我國專業檔案館的類型較多雜，具體包括：

1.特殊載體檔案館。目前我國已經建立了照片檔案館、電影資料館等特殊載體檔案館。由于音像檔案等特殊載體檔案是以化學材料和磁性材料為載體的，其理化性質與紙質檔案有著明顯不同，因而對其保管也有特殊要求，設立專業檔案管理部門確有必要。但從發展來看，隨著我國一些檔案管理機構保管條件的改善，在現有檔案館中設置專門檔案庫房也不失為一種可行的辦法。

2.城市建設檔案館。城市建設檔案是指在城市規劃、建設及其管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是城市規劃、建設及其管理工作的真實記錄，是城市建設和發展的重要依據。根據國家的要求，我國大、中城市應建立城市建設檔案館。它是我國科技專業檔案館中籌建較早、發展較快的一種專業檔案館類型，是集地域特征與專業特征于一身的專業檔案館。根據《全國檔案館設置原則和布局方案》的有關規定，城市建設檔案館被列入各級國家檔案館下的專業檔案館序列，它是為社會提供城建檔案的利用和咨詢服務的科技文化事業單位。

3.部門檔案館。部門檔案館是指在某一專業系統內、為保管某類專門檔案而設置的檔案館類型。這種類型的檔案館是專業檔案館中情況最為復雜的一種。外交部檔案館、公安部檔案館、鐵道部檔案館、交通部檔案館等多可歸入此類。這類檔案館中的一部分在設置時既考慮到了專業特色，又考慮到了地域特色。從其主體來看，一般可以將其看作是公共性質的檔案機構。有的部門檔案館不僅是一個保管檔案的業務機構，同時，它還負責對本系統基層單位的檔案工作進行指導、監督和檢查。

三、非公共檔案信息資源管理機構

至今為止，非公共檔案信息資源管理機構主要指的是內部檔案機構，即在某一組織內部設立的，保管本單位形成的檔案，并主要為本單位提供檔案信息服務的檔案機構。我國內部檔案機構有多種類型，且名稱各異。

（一）企業檔案館

企業檔案館與綜合檔案館、專業檔案館在收藏和保管檔案范圍上存在一定的差別。企業檔案館作為檔案館的一種類型，是保存本企業檔案的基地，是利用本企業檔案史料的中心。由于企業檔案館是企業的有機組成部分，作為企業的內部組織機構，它必須服從和服務于企業的中心工作，必須為企業的決策和管理服務。企業檔案館的服務方向和服務范圍主要是面向本企業，同時還要面向社會。

此外，與企業檔案館在設置方法上十分相近的還有事業單位檔案館。目前在我國出現的事業單位檔案館主要是高等院校檔案館。事業單位檔案館與企業檔案館的建設一樣，都是我國政治經濟體制改革和檔案館網絡建設發展的結果。雖然事業單位檔案館與企業檔案館在設置上存在一些不同特點，但從其基本性質與基本職能上看，兩者多有相似之處。因此，對事業單位檔案館不再另行闡釋。

（二）檔案室

傳統上來講，為了便于滿足檔案形成者自身的需要，我國采取最為普遍的方式是由各個機構內部設立檔案室，集中統一管理本單位的全部檔案。它既為本單位各項工作服務，又為黨和國家積累檔案史料。從國家和社會的整體利益出發，為了使檔案成為社會共享的財富并獲得良好的保管，檔案室有向國家檔案館移交檔案的義務。因此，原則上來說，檔案室不作為永久保管檔案的基地，而只是一種過渡性、中間性的檔案機構。

由于檔案室工作是檔案館工作的基礎，檔案室移交檔案的完整程度、價值高低、整理質量、保管狀況等，都直接影響到檔案館的館藏建設，影響到國家文化遺產積累和保護的狀況。因此，做好檔案室工作，對國家檔案信息資源的積累和維護歷史的真實面貌，具有十分重要的作用。

隨著我國改革開放的順利進行和檔案學基礎理論研究的不斷深入，特別是WTO之后，我國經濟融入世界經濟，必須適應新的規則。其中，為了加強各級政府信息披露的透明度，增強企業競爭力，充分利用網絡手段，以提高工作效率與效益，特別是伴隨著電子政務、電子商務的廣泛開展，為保證虛擬環境下的各項活動合法有序，對國家機構、社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的、具有法律效力的數字檔案信息，如何更有效地管好和用好，引起實際工作部門的重視，理論界也積極關注，正在共同探討與尋求解決方案。這導致我國檔案機構的設置也出現一些新情況，出現了一批新型檔案機構，而且這些新型檔案機構大多屬于商業化的檔案中介機構。這些新型檔案機構的建立，對推動我國檔案工作的發展和探索檔案管理的新模式正發揮著的積極作用。

在檔案信息資源管理中，盡管傳統的公共檔案信息服務組織和內部檔案信息服務組織存在著服務對象、服務目的與服務內容范圍及庫藏結構等諸多不同，但是二者都面臨著電子文檔信息與日俱增，檔案信息服務人員如何轉變傳統觀念，適應市場經濟、信息經濟、服務經濟、網絡經濟多重挑戰，并擔負起為政府、企業決策提供信息支持，為實現知識管理平臺提供信息資源保障的共同任務。

[1]郭建平.我國檔案信息資源的科學配置與邏輯整合[J].蘭臺世界，2004（2）.

[2]蔣冠.網絡環境下檔案信息資源整合研究[D].湘潭大學，2005.