對加強對檔案信息自動化系統管理的幾點看法

徐 銳

（伊春市檔案局 黑龍江 伊春 153000）

我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高。

加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開放應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想。一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從實際出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推動自動化，必須提高檔案標準化、規范化

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多而且亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

三、有重點地抓好數據庫建設

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：一是領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；二是面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；三是突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開發的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

四、慎重選定技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的是網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適用的先進技術。使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。

五、實事求是地改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，最主要的是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反到有可能退回到分散式。

六、充分發揮系統建設資金的使用效益

檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌備和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。

七、重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。

八、檔案職業的發展趨勢

隨著信息技術的發展和電子文件的大量出現，使檔案職業出現分化趨勢，即原有的檔案職業高度融合被技術化、勞務化逐步分離所取代，檔案職業走向技術依賴型和勞務密集型。目前，檔案館電子文件管理模式比較有代表性的就是加拿大哥倫比亞大學提出的集中保管模式和美國匹茲堡大學提出的分布式模式。這兩大模式最根本的分歧在于前者認為有價值的非現行電子文件應該交由檔案館進整理、編目和長期保管，而后者主張文件形成機構應該自始至終保管自己的電子文件，檔案館對于非現行電子文件的保管進行指導和幫助，并具有一定的控制權。無論是采取何種模式，電子文件的有效管理都無法脫離電子文件管理系統，對系統和技術的依賴性問題更加突出；許多傳統的檔案工作將由系統或計算機來完成；檔案管理不可或缺的背景信息或數據更多地關注業務活動，突出檔案的憑證作用，而弱化情報價值。高度的技術依賴性、從關注后端檔案去留轉向關注前端業務活動可以被看作兩大電子文件管理模式的共性。尤其需要注意的是，在分布式管理模式下，檔案館并不實體保管電子文件，而是通過所謂的智能控制發揮其應有的作用。歸根結底，檔案館實現對電子文件的控制，最根本的還是通過技術手段，如依賴于檔案保管系統、遠程存取及識別技術等。

九、以選擇好的檔案管理軟件推進檔案信息化建設

首先，隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題。早在2002年，國家檔案局就發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進入錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。其次，檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，即是電子文件形成單位的有效積累，又是我國經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。第三，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能化、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。第四，從成本角度考慮，雖然購置一款優秀的軟件可能要花費不菲的價格，但是與有效管理檔案信息資源所帶來的長遠收益相比，是微不足道的。第五，從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。