電算化會計檔案管理之管見

楊麗莉

（呼蘭區(qū)第二人民醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 1505000）

會計檔案是一個單位經(jīng)濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的會計檔案相比，有其自身的形成特點和管理要求。電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。隨著社會的發(fā)展和科學技術(shù)的進步，我國相當多機構(gòu)已經(jīng)開始使用會計軟件進行賬務(wù)處理，會計電算化提高了工作效率，為整個管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。會計實行電算化后，會計檔案的管理呈現(xiàn)出新的特點。隨著會計電算化的普及，計算機處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的比重越來越大，會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕了財會人員的工作強度，提高了工作效率，為實現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。會計電算化后，會計檔案的內(nèi)容、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點，也對會計檔案的管理提出了新要求，這就需要我們不斷深入研究與總結(jié)，以提高電算化會計檔案的管理水平。

電算化會計檔案治理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、電算化會計檔案的內(nèi)容

1.紙質(zhì)會計檔案。指從會計電算化系統(tǒng)打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表、財務(wù)分析報告等，也包括應(yīng)當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2.非紙質(zhì)會計檔案。指包括計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

3.計算機系統(tǒng)檔案。包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

二、電算化會計檔案的生成與管理

1.紙制會計檔案生成與管理。會計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數(shù)字準確無誤。審核記賬員（由復(fù)核人員兼任）應(yīng)在計算機屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復(fù)核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。

機制記賬憑證的編號應(yīng)由計算機自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號間斷時，應(yīng)在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

現(xiàn)金日記賬每天在計算機內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應(yīng)全部完成此項工作。當然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿。

2.非紙質(zhì)會計檔案生成與管理。存儲計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。這種會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。目前，大多數(shù)會計電算化軟件均支持計算機硬盤、軟盤及移動存儲設(shè)備（移動硬盤、光盤、磁帶機）備份。備份次數(shù)應(yīng)視單位的會計業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。數(shù)據(jù)資料備份要有專人負責，建立相應(yīng)的責任制。數(shù)據(jù)資料備份包括對計算機內(nèi)的會計信息的日備份、月備份和年備份。對于計算機內(nèi)的憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等重要數(shù)據(jù)最好采用AB備份法進行數(shù)據(jù)備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火災(zāi)等意外情況而造成計算機故障和存儲設(shè)備損壞而丟失數(shù)據(jù)。各種備份光盤設(shè)備均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找。

對于歸檔保存的會計數(shù)據(jù)備份時最好以只讀形式保存，這樣可以防止無意或人為的改動，保證會計檔案的真實性以及日后會計數(shù)據(jù)恢復(fù)時會計信息的正確性。

3.計算機系統(tǒng)檔案的管理。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管。保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的5年。

三、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個問題：

1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護將非常困難，甚至不可能。

2.電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時應(yīng)注意如下問題：一是在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行替換；五是對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應(yīng)及時制作數(shù)據(jù)備份；六是需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。

四、電算化會計檔案保管的幾項措施

1.完善制度，規(guī)范管理。建立健全法規(guī)和制度是管理電算化會計檔案的保障。在《會計檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，不斷完善本單位會計電算化檔案管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案崗位責任制》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等，在實際工作中以制度約束行為，以制度規(guī)范管理。

2.建立授權(quán)操作制度，實行崗位專人專職制度。實行會計電算化后，會計崗位的設(shè)置也要發(fā)生相應(yīng)的改變，根據(jù)責、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對不同的崗位賦予不同的權(quán)限。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。在單位中應(yīng)設(shè)置會計電算化檔案管理員，專門負責會計檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責有：在規(guī)定期限，向會計電算化系統(tǒng)各類有關(guān)人員催收會計數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；按規(guī)定保管存檔的各種會計電算化檔案；負責會計檔案的安全保密，不能擅自借出。經(jīng)會計電算化主管和單位負責人批準允許借閱、復(fù)制的會計檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)；定期對磁或光介質(zhì)的會計檔案進行檢查、殺毒工作。

3.加強防范，確保檔案安全。單位的會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應(yīng)用會計系統(tǒng)的計算機不應(yīng)直接連接互聯(lián)網(wǎng)，如果單位實行會計網(wǎng)絡(luò)化管理，一定做好內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保會計數(shù)據(jù)不受外部的影響，保證會計檔案的安全。對此，可采取的措施包括：在單位內(nèi)部設(shè)置防火墻；安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器；設(shè)計授權(quán)和身份認證系統(tǒng)；進行信息加密；加強安全監(jiān)測預(yù)警系統(tǒng)的實時監(jiān)控等。

4.提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，計算機技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會計檔案的關(guān)鍵，針對目前各單位檔案管理機構(gòu)中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會計檔案管理人才培養(yǎng)，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，不斷提高會計檔案管理水平。