關于電子商務檔案管理的兩個問題

沈江勝

（青岡縣檔案局 綏化 青岡 151600）

毫無疑問，隨著電子商務的發展，智能化的電子商務將逐漸走入人們的日常生活。電子商務智能化是指利用數據倉庫、數據挖掘技術對客戶數據進行系統地儲存和管理，并通過各種數據統計分析工具對客戶數據進行分析，提供各種分析報告，如客戶價值評價、客戶滿意度評價、服務質量評價、營銷效果評價、未來市場需求等，為企業的各種經營活動提供決策信息。或者說電子商務智能化是企業利用現代信息技術收集、管理和分析結構化和非結構化的商務數據和信息，創造和累計商務知識和見解，改善商務決策水平，采取有效的商務行動，完善各種商務流程，提升各方面商務績效，增強綜合競爭力的智慧和能力。而電子商務檔案管理的智能化將是電子商務智能化的一個靚麗的奇葩。電子商務檔案是電子商務活動過程中各經濟主體直接形成的具有保存價值的各種形式的原始記錄。隨著電子商務時代的來臨，眾多的電子商務活動將產生包括電子郵件、電子簽名、電子合同、支付帳單、交易記錄、產品資料等大量的有別于紙質文件的數字文件。同時企業在信息化管理、生產和科技活動中也會形成越來越多的存儲在硬盤、光盤、網絡硬盤、移動硬盤等存儲介質上的電子文件。面對如此眾多的商務檔案既需要對其進行收集、歸檔，使之條理化、系統化、科學化，同時又要確保電子商務檔案的完整性、有效性、真實性與安全性。因此，智能化的電子商務檔案管理是目前電子商務檔案管理的必然趨勢。

一、電子商務檔案的特點

電子商務檔案與其它類型的紙質檔案相比具有明顯的數字化特征：1.具有虛擬性。與其他檔案存在形式相比，電子商務檔案具有明顯的虛擬性特征。首先，電子商務行為本身發生在虛擬的網絡傳輸空間。其次，電子商務活動各環節產生的交易信息和記錄具有虛擬性。例如，根據電子商務的交易內容，它首先涵蓋了通過網絡實現的原材料的查詢、采購、產品的展示、定購到發貨、儲運等一系列以實物商品為內容的貿易活動。其次，電子商務還包括網上商品信息的提供。其三，包括各種計算機軟件，娛樂節目的聯機定購，聯機數據庫的查詢，網上信息咨詢服務等等。其四，提供支付手段的電子銀行和其他金融服務毫無疑問這些商務活動所產生的檔案文本都具有顯著的虛擬性特征。2.具有復雜性。電子商務檔案通過數字信息存儲在存儲介質上，人們用肉眼無法直接識別，更無法直接進行手工操作管理，只有借助于計算機系統才能進行解碼，才能轉化成人眼可以識別的記錄。同時，隨著計算機技術的發展，存儲在各種介質上的電子商務檔案信息的信息格式、規范、傳輸協議、鏈接方式、存儲形式不盡相同，這就客觀上造成了電子商務檔案信息的復雜性。3.具有集成性。相對于紙質檔案信息的單一性來講電子商務檔案信息無疑具有集成性的特征。現存的電子商務檔案信息不但是文字或數字信息，而且可以很方便地將圖像信息、音頻信號、視頻圖像等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件上，使其達到聲像并茂，真實地記錄商務活動的各個環節。由此可見，對電子商務檔案的管理應針對其特點，在檔案的歸檔、保存、利用方面盡量提高其智能化程度，以符合時代的智能化需求。

二、電子商務檔案信息存儲的智能需求

電子商務檔案依存于計算機的存儲系統，電子商務檔案存儲的智能化需求需由計算機系統的軟件和硬件兩部分來完成。所謂“智能存儲”，是指將計算機的部分運算和控制功能下放到存儲設備本身，使存儲設備除完成數據存儲功能外，還能完成一定的運算和控制功能，使得存儲系統本身即可進行存儲管理，也就是說，“智能存儲”使得計算機存儲系統本身具備一定的智能特征。這些智能特征主要包括智能系統本身可以運行智能存儲管理軟件，支持主流的多種操作系統和文件系統，實現存儲資源的虛擬化、實現智能存儲設備之間的消息通信、讀寫控制、備份、容錯、負載均衡、安全管理等。“智能存儲”的實現需要由智能化的存儲管理系統完成，同時也還需要對存儲設備的智能化改造。智能化的存儲設備可以分為存儲接口級別與網絡存儲級別。存儲接口級別有：SCSI、SAS、SATA、FC 接口的磁盤機、磁帶機、磁盤陣列等設備。網絡存儲級別則有：光纖交換機、NAS、SAN等存儲設備。對于用戶來說，各智能存儲設備具有動態擴展能力、高可用性設計、智能存儲控制器等特點。當然智能化的存儲設備只是具有了智能存儲的物理環境。但要將這些特點實現在應用、數據級的層面上，還必須具備新型的存儲管理軟件才能滿足要求，才能真正實現透明的智能存儲。智能化的存儲管理系統通常能夠實現對存儲資源的“透明”式訪問，同時還要完成對存儲資源的虛擬化和統一管理、分級存儲管理、數據備份、數據保護、存儲訪問安全控制、存儲設備安全預警和數據主動遷移等主要功能。智能存儲為未來存儲的發展指明了一個新的方向———存儲與管理相結合。因為存儲只有和管理相結合才能確保數據能夠被應用系統訪問和使用，才能確保數據符合應用系統所使用的格式，并確保數據能夠在系統出現故障時迅速恢復。對電子商務檔案管理而言，智能存儲技術將帶給他們明顯的收益，反映最突出的是存儲系統的高可用性和高可靠性。在高可用性和高可靠性方面，智能存儲管理技術不但可以監控到存儲系統中的具體情況，比如讀取數據、寫入數據、磁盤的利用率等具體細節，而且可以通過對存儲系統的具體運行情況的監控，能夠及時發現存儲系統已有的故障和潛在故障，從而啟動相應的應急處理策略來保證存儲數據的安全和存儲系統的持續運行。另外，由于智能存儲技術在存儲系統管理中的應用，如：在存儲系統的升級，建立和分配虛擬磁盤、擴充存儲容量等方面都要比以前容易實現得多，它更使得存儲系統的管理變得輕松簡單，充分顯現了智能化的優點，所以它使得存儲系統具備了相當的“智能”特征。總之，智能存儲技術的發展將會促使進計算機整機系統“智能”化水平的進一步提升，從而提升電子商務檔案的存儲智能化水平。