提高數字檔案服務水平的幾點思考

黃寶春

（浙江師范大學 浙江 金華 321004）

隨著我國政治體制改革和經濟體制改革的推進，出現了新的工作領域和工作方式，人們對檔案信息的需求發生了變化。開放、自由的信息化社會需要開放、便捷的檔案信息服務，這就對數字檔案的服務工作提出了更高的要求。檔案工作來源于社會需求，服務于社會需求。如何做好數字檔案服務工作，更好地服務于社會，已成為檔案工作人員當前需要思考的重要問題。

一、數字檔案服務工作存在的問題

數字檔案館要求檔案管理由傳統的手工操作到應用現代新技術的轉變，服務方式要求由以本館（室）為基礎的有限被動服務轉向網絡資源為主的無限主動服務；由以傳統的靜態、間接服務轉向以提供參考咨詢和開展編研工作等多種服務方式為主的動態、直接、快捷的高層次服務。但是目前數字檔案服務工作還存在諸多問題：

（一）檔案利用主體需求的提高與數字檔案服務內容貧乏之間的矛盾

隨著市場經濟的發展，社會發展日益多元化與個性化，檔案利用主體日益龐大起來。從之前的黨政機關及其工作人員，逐步擴展到教育與科研工作者、各類經營者和普通居民。信息化社會環境下，公眾對信息需求的加大，對自由、平等的利用檔案信息的要求的迫切。人與人之間信息交流也更為頻繁，對政治、經濟和文化信息的了解、知情的渴望也更強烈，公眾對信息需求面越來越廣，需求點越來越深。在網絡迅猛發展的時代，人們開始享受高科技帶來的便利，效率、便捷、公眾滿意度成為衡量服務行業成功與否的重要指標。數字檔案館是為社會公眾提供普遍信息憑證與傳遞的服務的中介，人們希望在此能夠很方便地獲取自己所需的信息。

檔案服務工作日益成為社會公共服務事業，然而數字檔案服務還處于初步發展階段，暫時不能滿足廣大利用者多角度、多層次的需要。目前數字檔案服務工作顯然是不盡人意。無論在內容上，還是形式上都存在著單一、落后的問題，缺乏對檔案信息深度加工的高品質產品，難以滿足大眾的需求。一些檔案的目錄雖然已經上網，但大多數只有條目，沒有任何的說明文字和圖片，更沒有全文，這樣只能起到提供線索的作用，不能滿足利用者即點即利用的需要。而且數字檔案的服務內容還沒有形成體系，很多利用者根本看不到自己所需要的材料，有些能找到相關內容的，但沒有相關的專題，這樣讓廣大的利用者需要花更多的時間來查找自己想要的材料，帶來諸多不便，降低了查檔效率。另外，數字檔案服工作仍處于“以我為主”的局面，建立的絕大多數檔案網站扮演的不是信息傳播的角色，而是檔案宣傳者的角色。利用者在網上接觸到的一般是有關檔案部門、檔案信息、檔案信息利用相關情形的介紹，很少有與利用者互動的情況。數字檔案服務工作中很少有反饋制度，檔案部門不關心具體的利用效果，不存在與外界的溝通。筆者點擊了一些經濟較發達城市的檔案信息網，有的沒有設置互動的欄目，有的設了在“與我聯系”、“給我留言”等這些網頁，但是利用者發表的意見、看法很少，這種狀況沒有很好地體現數字檔案服務工作的功能，沒有充分體現數字檔案服務工作的優勢。在服務制度上，不注重利用者的參與，這給利用者帶來不便的同時，也影響了數字檔案的服務效果。

（二）檔案信息服務難度的增加與檔案服務技術力量薄弱之間的矛盾

傳統的檔案信息服務只是手工翻閱檢索工具和查閱案卷的簡單手工過程。而數字檔案服務是基于局域網的數據管理的工作，數字檔案管理和利用都是基于互聯網、專用網和局域網環境下進行的。檔案中文件檢索、信息傳遞和利用都是在計算機上實現的。這要求工作人員要會對檔案信息數據庫及檔案網頁的建設、維護與更新，要會完成檔案數據庫與檔案信息查詢管理工作，檔案信息的網上傳輸、下載、原文檢索、查閱等工作。數字檔案服務工作人員在網絡信息技術方面受到了挑戰。工作人員不僅要精通檔案業務，而且必須掌握數字檔案管理的相關知識，這樣才能做好數字檔案的服務工作，發揮數字檔案的信息化功能。調研顯示，目前檔案工作人員的數字化素養遠遠不能適應數字檔案館建設的需要。盡管他（她）們或多或少地經過了數字化方面的培訓，檔案數字化意識已大大加強，但由于缺乏系統的專業教育和專業技能訓練，在技術基礎和操作技能方面十分欠缺。目前檔案工作人員中“技術型”和“中間性”人才嚴重不足。調研發現，目前檔案工作隊伍中具有信息技術專業背景（大、中專以上學歷）人員的比例還不到5%，數字檔案館建設需要一支既懂得數字化技術又懂得檔案專業知識的“中間性”隊伍。然而，用浙江省檔案局副局長韓李敏的話說：“在檔案信息化建設中，最缺的就是那種處于檔案專業和計算機專業中間地帶，精通計算機同時又非常了解檔案專業的‘溝通人’，這種人在檔案部門非常難得，也非常需要”。如筆者打開某一檔案部門網站的“聲像檔案”后，發現僅有幾張圖片，沒有任何聲音，與人們期待的在線音頻、在線視頻相差甚遠，也與建設一個與“e”時代相稱的高效的數字檔案服務差距甚大。

（三）數字檔案服務工作開展與資金缺乏之間的矛盾

要做好數字檔案服務工作，必須配備一定的設備。如：計算機、服務器、安全操作系統、安全硬件平臺、安全數據庫、PKI/CA、PMI、VPN等。要購買這些設備需要有一定的資金支持。目前有些經濟不發達地區，基本沒有開展數字檔案服務工作，這些地區不可能象青島市、深圳、紹興市等檔案館那樣把數字檔案服務工作搞得有聲有色，資金缺乏成了這些檔案部門實現數字檔案服務工作的瓶頸。還有些部門實現了數字檔案館，由于相應的配套硬件和技術人員，檔案數字服務工作跟不上。目前我國的檔案數字服務工作由于經濟的差異，各地區發展很不均衡，有些開展得很好，有些沒有開展，有些開展了但比較粗糙，技術水平發展不夠等問題。

要做好數字檔案服務工作，還必須有計算機能力較強的工作人員。目前檔案部門自身由于受經費或管理體制的影響，也很少能給檔案工作人員有激勵的政策。在市場經濟的沖擊下，人們的思想觀念和價值取向發生了變化，對職業的選擇更多地趨向于對物質利益的追求。面對經濟待遇或發展前景更好的外資企業、實權機關、高等院校等的競爭，“清水衙門”的檔案部門對高素質技術人才缺乏吸引力。計算機專業的畢業生很少將檔案部門作為就業的首選單位。雖然各高校檔案專業近年來針對檔案數字化建設的需要培養出了一大批管理與技術人才，然而，即使是這些“定制”的檔案數字化人才，畢業后選擇檔案職業的也并不多。據調查，中國人民大學檔案學院、四川大學檔案學院等畢業的大學生，畢業后真正從事檔案工作的人很少。即使不得已暫時選擇了檔案部門工作，也往往是“人在曹營心在漢”，一有機會就會另謀高就，導致在檔案數字化建設過程中真正能夠起到“主導”、“溝通”作用的雙料人才少之又少。

二、提升數字檔案服務工作水平的對策

鑒于當前數字檔案服務水平存在的問題，筆者認為應從以下三方面入手，提高其服務水平。

（一）加大宣傳力度，增加經費的投入，增加技術資源

由于政府或學校絕大多數人認識不到檔案的價值，認為檔案是可有可無的東西，是一堆“故紙”，檔案的價值被忽略，不受重視，檔案被利用的深度和廣度不夠。這樣的結果使檔案事業被社會冷落，處于邊緣化的地帶。一般地方政府和學校不太重視公共產品（包括檔案館）領域的建設，當各種利益沖突時檔案館又成為了犧牲品。在經費問題上也不象給其它部門那么大方。檔案部門（特別是縣級市檔案部門）要加大宣傳，增強廣大民眾的檔案意識。利用圖書、刊物、網絡等宣傳讓人們明白是一種不可替代的，不可再生的社會資源，具有不可替代的重要價值，通過一些鮮活的例子使民眾認識到檔案是具有潛在和現實作用的寶貴財富，讓全社會認識到檔案存在著巨大的社會效益和經濟效益。而數字檔案服務工作可以隨時、隨地為人們和社會提供他們需要的信息，這樣能刺激人對檔案的需要，人們對檔案和檔案工作的依賴性就越強，可以使地方政府和學校有更多的積極性投資到數字檔案館建設中來，面對數字檔案服務工作發展不平衡的形勢，檔案部門必須加大宣傳力度爭取建設數字檔案服務工作所需要經費的支持，力求使數字檔案服務工作發展得平衡而又快速。

檔案館自身也要通過多種創收渠道增加收入，如檔案部門可以效仿南京大學的做法，可充分利用館藏資源，為廣大師生開展有償服務，一方面方便廣大師生，另外也為本館創造一定的經濟效益。例如：可通過開展為畢業生拍攝學位照歸檔，為畢業生拍攝電子畢業照歸檔；為學生進行學籍翻譯、畢業證書翻譯；幫助教師編輯出版著作或成果匯編；開發檔案管理、學籍翻譯和有關軟件系統等等方式，進行有償服務。檔案工作人員也可以積極申報國家、省、市和學校的科研項目，獲得資金支持，增強檔案館自身的造血功能。

有了經費的支持，檔案館就可以配置適當的信息技術設施，為數字檔案的服務提供堅實的物質基礎。

（二）提高數字檔案服務的人力資源

數字檔案服務是利用現代信息技術對檔案服務模式的創新，它給檔案部門的服務工作帶來了活力，也給檔案工作人員帶來了挑戰。它不僅要求工作人員會上網、打字，它還要求工作人員懂得網絡管理技術、應用管理技術、數據管理技術和網絡安全技術等。數字檔案服務不僅要求檔案服務工作者掌握檔案專業知識，還要掌握計算機技術，充分利用網絡資源，能獨立完成檔案信息資源的提取、鑒別選擇、提煉加工、制作目錄、網上傳輸，最后制作出用戶可直接利用的電子刊物、數據文件等可視資料。

要做好數字檔案服務工作，很關鍵的一點是不斷提高檔案工作人員的數字化素質。筆者認為應從以下兩方面著手：一是檔案部門在招新人時可以采用檔案工作人員職業準入考試制度，對想進入檔案部門工作的人員進行崗前培訓和上崗資格考試。考核范圍與考核要求必須規范化，考核結果及證書頒發應公開透明，取得準入資格證書后方能從事檔案工作。其中，檔案信息化基礎知識、檔案信息化基本技能和檔案專業基礎知識作為考核的基本內容。職業準入考試制度，不僅提高了檔案工作人員的信息化整體水平，而且可克服用人上的隨意性。對既精通計算機同時又非常了解檔案專業的人才要加大引進力度，實施優惠政策，加強對其的吸引力。二是要加強檔案工作人員的交流和培訓。大部分檔案工作人員是不可能有時間和機會到學校進行系統學習的，檔案部門應該為檔案工作人員積極搭建各種工作交流平臺，特別要與數字檔案服務做得好的部門進行交流。研討和交流的形式應不拘一格，可以通過專題會議、網上討論、現場觀摩、聯合研究、同行部門之間的訪問交流等。通過開展各種形式的、定期或不定期的研討、交流，可以拓展視野、豐富知識、推廣經驗、認識不足，努力進取，提升現有高校檔案工作的信息化素質，提高信息化背景下的檔案服務工作質量。對于省里組織的數字檔案培訓，盡量讓工作人員去參加。為了提高培訓的效率，培訓必須制度化、全員化。所有工作人員要定期參加各種類的培訓，并要將參加的培訓情況列入考績、評審的范圍。檔案工作人員的數字化素養提高了，相應地數字檔案的服務功能也就增強了。

（三）建立以利用者為焦點的服務體系，建立良好的關系資源

數字檔案服務較之傳統檔案服務的優點是有網絡作為媒介提供服務，檔案部門應該利用網絡的優勢，建立以利用者為焦點的服務體系。因為信息技術的進步為檔案服務工作創造了一個美好的新天地，檔案部門有條件進入一個動力十足的新型運作模式，使得數字檔案服務既有效率又方便快捷。首先檔案部門要花精力采集各類有用檔案的信息，而且要擴大到現行文件、資料、社會公眾服務信息、數字圖書館等，再是將這些豐富的資源數字化，建成館藏目錄查詢系統，給利用者提供大量的信息可以查閱和分享。“巧婦難為無米之炊”，一個具備很好的數字化設備和技術人員的檔案館，沒有豐富的檔案信息，它的服務功能就無從談起。再站在廣大利用者的需求立場上，對豐富的館藏進行歸類，提煉出大眾所需的檔案信息知識產品，盡可能地對檔案信息內容進行濃縮、提煉，做成專題，以引導利用者在海量信息世界中，快速找到自己真正需要的檔案信息。檔案部門在網絡上不僅提供目錄、索引、全文等文字信息，還應包括音頻、視頻、圖像等多媒體信息，給利用者提供全方位、高質量的信息檢索查詢服務，以滿足利用者的多元化需求。

檔案部門要借助網這一數字平臺，通過其提供的多種傳播手段，網上檔案原文傳遞、數據庫在線閱覽、讀者者論壇等，這樣檔案部門與利用者之間提供了可進行即時溝通與交流的“公共話語”的空間。利用者可以通過網頁中的“用戶留言”框、電子郵件等即時性通訊工具向檔案信息傳播者發表自己瀏覽網頁信息后的想法，檔案部門也可以做出反饋，可以大大提高利用者的滿意度。數字檔案服務的咨詢系統設立自我服務和幫助系統，可以提供利用者與服務人員的互動平臺和自動引導利用者如何查找資料，還可以讓檔案部門及時了解利用者的服務需求和期望，及時調整相應的服務手段和方式，讓數字檔案服務的水平得到不斷地完善和提高。檔案部門還應加強外部門的聯合，實現信息資源共享。建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的信息。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，更好地滿足社會多方面的需要，同時也提高檔案館自身在社會中的影響和作用。

在信息化的時代，網絡媒介為檔案信息傳播與服務提供了全新的技術手段，同時對檔案工作人員的數字化素養也提出了全新的挑戰。各檔案部門應該充分利用自身的網絡資源優勢，充分尊重利用者的需求，創新服務手段，讓數字檔案服務水平和能力更上一個臺階。

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