人事檔案管理工作現狀分析和相應對策的研究

謝 虹

（黑龍江省婚姻家庭研究所 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是國家檔案的重要組成部分,和會計檔案、科技檔案等同屬專門檔案性質。建國以后,人事檔案一直發揮著不可替代的作用,為人事調動、人員聘用、轉正定級、干部提拔、專業技術職務晉升以及離退休、養老、醫療保險手續辦理等工作提供了很多便利和幫助。

一、當前人事檔案管理工作中存在的問題

隨著市場經濟的發展和事業單位人事制度改革的深化,人才流動日益頻繁,原有的人事檔案管理體制、管理制度和管理方法已越來越不適應組織人事工作發展的需要。

（一）關于人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

（二）管理水平不高，管理力量薄弱，管理手段落后

隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

（三）人事檔案收集工作缺乏力度

一是收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案中，“三齡一歷”(年齡、工齡，黨齡、學歷)虛假現象較為嚴重。如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

（四）人檔分離、棄檔不用的人員數量不斷增加

隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

（五）人事檔案材料制作不規范

干部檔案材料，須統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規格的材料歸檔，如《大專院校畢業生登記表》、《晉升職稱審批表》、《先進工作者呈報表》等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

（六）人事檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

（七）人事檔案利用工作水平較低

其作用尚未充分發揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

二、人事檔案管理工作的對策與思考

（一）強化社會人事檔案管理意識,是人事檔案工作改革的關鍵

（二）注重人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質

各級組織人事部門要嚴格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規定，加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。對檔案管理人員進行培訓，通過對檔案管理業務知識系統培訓，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。

（三）加強檔案工作的基礎建設

要將檔案工作當做一件大事來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定去做，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

（四）維護人事檔案的真實性,是人事檔案工作改革的可靠保證

包括從源頭上遏制虛假材料進入人事檔案和開展“三齡一歷”檔案審核工作。

（五）改革人事檔案管理體制是人事檔案工作改革的必由之路

包括改革人事檔案管理體制,實施人事代理和改革人事檔案整理方法,實行實體整理不裝訂。

（六）深入開發人事檔案信息資源,實現現代化管理,是人事檔案工作改革的最終目標

增加人事檔案內容,尤其是增加反映個體特點、業績和誠信方面的有效內容是實現人事檔案信息開發利用的前提條件。采取建立人事檔案信息數據庫、全文數據庫、人事檔案信息服務網絡和建設人才開發的權威機構等措施,開發人事檔案信息資源,實現人事檔案工作的現代化管理，最終實現把人事檔案中心建設成為當地的人才信息基地,黨和政府實施人才工作決策的參謀部以及進行人才預測、開發的權威機構的目標,為人才的優化配置和合理流動發揮積極的作用。