現代化管理環境中檔案管理人員的角色轉換

任 麗

（哈同高等級公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007）

檔案管理現代化給檔案部門帶來的機遇之一，就是在這種現代化管理環境中，檔案管理人員改變傳統的角色定位，而把自己的工作與更大范圍的信息服務聯系起來，從而使社會把目光投向在傳統的手工管理環境中常常容易被忽視的檔案管理領域。

一、走入合作圈，建立新的伙伴關系

促使檔案管理人員走出原來單一狹小的工作環境，走入合作圈，建立新的伙伴關系，其原因是多方面的。概括起來，我們可以從以下兩個方面來闡述。

第一，檔案管理現代化環境的建立與檔案管理現代化軟硬件的開發與選配，單靠檔案部門已經不可能完成了，檔案部門將不得不借助其他部門的力量來實現。事實上，從中外檔案管理現代化的起步來看，無一例外地是借助于其他部門的力量來實現的。比如，目前的檔案管理系統的應用軟件，大多數是檔案部門委托軟件開發公司、或與它們合作開發出來的。另外，檔案管理現代化逐漸成為一個趨勢，融入社會信息化進程中去，使得檔案管理現代化領域成為一個非常巨大的市場。其設備、技術既有通用的，但更多的是具有自身特點的，需要專門開發、設計。因而，許多專業技術人員、軟硬件設備公司都注意到了這個有著巨大潛力的市場，促使他們投身于檔案管理現代化領域中。因而，檔案管理部門、檔案管理人員將越來越需要與他們保持聯系，進行合作，建立嶄新的伙伴關系。

第二，電子文件的產生與管理，將從根本上突破體制的束縛，把檔案管理部門和管理人員與文件制作、辦理部門和人員更緊密地聯系起來。電子文件的產生，淡化了文書工作和檔案工作的界限，其新型的生命周期——設計、形成和維護三種密切相關的運動階段，使得檔案部門和檔案人員不能像傳統工作環境中的那樣——坐等檔案上門，而必須主動走出去，提前介入，以達到前端控制的目的。這不僅僅是理論的需要，更是實際的需要。國際檔案理事會電子文件委員會認為，檔案館應在歸檔文件的整個生命周期，指導和監督由其他參與者采取的措施，這些參與者匯集了文件的責任者、管理員以及制定法規和行為準則的領導和調配資源的負責人。同時指出，檔案館單干是成功不了的，只有聯合一個或數個機構才能處理好電子文件。為此要建立新的伙伴關系，“檔案館將其關注的中心從傳統的伙伴，如文件管理員和史學家擴展到所有關心文件和歸檔工作，表面上似不協調的人員，如律師、檢驗師、安全負責、科學家和計劃管理員”。

國際檔案理事會電子文件委員會的觀點清楚地說明了：在電子文件管理中，檔案工作將不再是檔案部門獨家經營和檔案人員獨善其身的行為了，而是必須“走出去”和“請進來”，結交新朋友共同完成工作目標的協作精神。具體地說：

（一）檔案人員與文件形成者的關系將進一步密切

在文件和檔案一體化管理中，事實上我們已經很難分辨文書工作和檔案工作的界線；而進入電子文件管理系統，兩者將進一步交融，密不可分。而且檔案人員也將比以往更需要得到文件形成者的支持和幫助，這是“因為‘電子文件的形成過程’不僅對于日后的可保存性、可利用性具有重要意義，它還是證實該文件原始性、證據性的基本依據”。

（二）檔案部門將離不開信息技術專家的指導和幫助

目前檔案管理系統的開發、維護都由專業的信息技術人員完成，檔案人員難以獨力承擔這方面的任務。事實上，文件、檔案工作者的管理思想需要通過信息技術人員的專業化工作來實現，在雙方水乳交融般的合作中才有可能開發出性能優良的檔案管理系統；而另一方面，在系統的運行過程中出現的一些新問題，隨時需要信息技術人員的解決。比如電子文件的產生、管理和利用無一不依賴于計算機技術、通信技術的發展。因此，檔案部門與信息技術人員必須保持密切友好的合作關系。

（三）檔案部門將更需要法律、安全方面專家的支持

從世界范圍看，支配信息的產生、管理、利用和保管各方面的立法，嚴重滯后于信息技術的快速發展，電子文件和電子檔案管理方面的立法尤以為甚。在多數國家，人們制訂檔案法只考慮紙質文件，并只以檔案機構及其職能的簡單模式為基礎。目前有關電子文件與立法相關方面有爭議的主要問題有：一是文件的定義該不該包括電子文件；二是法律限制檔案部門保存電子文件的證據性價值；三是電子文件鑒定前后，法律沒有強制性規定等待時期；四是電子文件的保密；五是關于保護個人隱私與電子文件利用之間的矛盾關系。以上這些問題在紙質文件方面都得到了比較好的解決；而要解決電子文件的這五個問題，則有待于時日。檔案部門需要法律和安全方面專家的指導和幫助，才能合法而有彈性地處理問題。

（四）檔案機構之間以及檔案機構與其他信息中心之間的合作關系進一步密切。

在電子時代，利用者關心的將是如何迅速地獲取信息，而不是信息的來源。檔案信息共享將是檔案部門迫切需要解決的問題。可以預料，以后的檔案工作業務建設將不拘泥于一館一室，而是著眼于組織協調、統籌規劃。檔案館之間的界限將模糊，甚至檔案館、圖書館、文獻館和其他信息中心都將連接起來，組成一種基于通信網絡之上的國家信息系統。因而，檔案部門的合作外延擴張到整個國家信息系統領域。與這些相關部門搞好合作關系，是信息社會的趨勢。

二、轉換角色，重塑職業形象

在檔案管理現代化的實施過程中，檔案人員因勢利導，適應轉變，這是必須的。墨守舊有的職業觀念，回避變化帶來的挑戰，可能會危及我們事業的發展和這個職業的未來。檔案人員應如何應付挑戰，轉換角色呢？學者們認為必須做到以下幾點：

第一，進一步樹立保存歷史遺產的信念，增加“參與”意識。“檔案工作者要想影響信息技術的使用，一開始就要參加這種新技術的使用，一起設計有利于檔案信息和信息管理和系統的設備，以便把文件與檔案案管理的要求灌輸進軟件、程序編制、計算機演變等各個方面去”。

第二，檔案人員要發揮專業優勢，在技術運用方面起關鍵性作用。檔案人員必須懂得文件的性質、歸檔和意義、具有檔案價值文件的性質、保管文件的方法，以及怎樣同其他學科和行業的代表合作。只有這樣，檔案人員才能在電子文件管理方面充當主角，并借助其他工作伙伴實現自身目標，以便在電子文件設計、形成和管理方面比其他伙伴捷足先登。

綜上所述，實現檔案管理現代化，將會改變我們檔案人員的觀念和方法，促使檔案人員必須更換新的職業角色，才能適應新的變化，經受住這種新的挑戰。

[1]蔡穎.論知識管理背景下政府文檔管理者的角色轉換[J].檔案學通訊，2011（3）.

[2]劉慧.信息時代高校檔案人員的角色轉換[J].發展，2008（2）.